Poradnik Przedsiębiorcy

Osoba współpracująca - kim jest i jak ją rozliczać?

Korzystając w prowadzonej działalności z pomocy małżonka czy innego członka rodziny zamieszkującego w jednym gospodarstwie domowym, przedsiębiorca powinien się liczyć z obowiązkami, jakie nakładają na niego przepisy w takiej sytuacji. Czy wiesz kim jest i jak powinna zostać rozliczona osoba współpracująca? Czy pomoc członka rodziny musi być odpłatna? Jakie składki ZUS należy opłacać za taką osobę? Na te i inne pytania odpowiedź znajduje się w poniższym artykule. Sprawdź!

Kim jest osoba współpracująca?

Definicja osoby współpracującej została bardzo szczegółowo opisana w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 Nr 137 poz. 887). Zgodnie z tą ustawa za osobę współpracującą uważa się:

  • małżonka,
  • dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
  • rodziców,
  • macochę i ojczyma,

pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.  

Uwaga!

Za osoby współpracujące nie uznaje się brata lub siostry. Nie jest nią również członek rodziny zatrudniony w celu przygotowania zawodowego!

Bez względu zatem, czy członek rodziny współpracuje w działalności na podstawie umowy o pracę, czy też pomaga nieodpłatnie, dla celów ZUS uważany jest za osobę współpracującą.

Osoba współpracująca a ZUS

Pomoc w prowadzeniu działalności osoby współpracującej wiąże się z obowiązkiem objęcia jej ubezpieczeniem ZUS. Pomagającego w działalności członka rodziny należałoby zatem zarejestrować w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (osobę współpracującą należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych z kodem tytułu ubezpieczenia ZUS 05 11). Zasady opłacania składek osób współpracujących nie zawsze są jednak takie jak przy innych zatrudnianych pracownikach.

Zatrudnienie osoby współpracującej:

  • na umowę o pracę - składki ZUS w wymiarze jak przedsiębiorca,
  • na umowę zlecenie - składki ZUS jak przy umowach zlecenie z innymi pracownikami zależą od głównie od wysokości wynagrodzenia,
  • nieodpłatnie - składki ZUS w wymiarze jak przedsiębiorca.

Małżonek zatrudniony na umowę o prace jako osoba współpracująca

Ubezpieczenie osób współpracujących, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę o pracę, ustala się na takich samych zasadach jak ubezpieczenie przedsiębiorcy.

Podstawowe składki ZUS osoby współpracującej wyliczane są na takich samych zasadach jak składki ZUS przedsiębiorcy.

Jednak, na co należy zwrócić szczególną uwagę - pomagający członkowie rodziny nie mogą korzystać z preferencyjnych stawek ZUS. Oznacza to, że przedsiębiorca rozpoczynający działalność, opłacający “mały ZUS”, któremu pomaga małżonek jest zobowiązany za małżonka odprowadzać składki w pełnej wysokości. W 2018 roku podstawa składek społecznych wynosi 2665,80 zł. Za siebie natomiast przedsiębiorca wciąż opłaca składki preferencyjne. Pomoc osoby współpracującej nie powoduje więc braku możliwości opłacania składek preferencyjnych za samego przedsiębiorcę.  

 Ważne!

Osoba współpracująca nie może korzystać z preferencyjnych składek ZUS.

Składki ubezpieczeniowe za osobę współpracującą w całości finansuje i opłaca przedsiębiorca ze środków firmowych. Osoba współpracująca nie ponosi zatem w związku z zatrudnieniem żadnych kosztów.  

Osoba współpracująca - nieodpłatne zatrudnienie małżonka

Obowiązek odprowadzenia składek ZUS za osobę współpracują wystąpi również wówczas, gdy członek rodziny nie pobiera wynagrodzenia za świadczoną pomoc. Nieodpłatna pomoc osoby (małżonka, dzieci, rodziców) zamieszkującej w jednym gospodarstwie domowym wywołuje również obowiązek odprowadzania za tę osobę składek ZUS. W takiej sytuacji mamy bowiem do czynienia z tzw. umową dorozumianą, co oznacza że została sporządzona ustnie i członkowie rodziny zgodzili się świadczyć nieodpłatną pomoc w działalności. Oczywiście w przypadku nieodpłatnej pomocy małżonka nie wystąpi opodatkowanie podatkiem od wynagrodzeń ale składki ZUS w wymiarze jaki obowiązuje osobę współpracującą należy również w takim przypadku odprowadzać. Wysokość składki będzie taka, jak w przypadku składek przedsiębiorcy, oczywiście z pominięciem możliwości korzystania z preferencyjnego ZUS.  

Dodatkowo w sytuacji gdy małżonek oprócz pomagania w działalności gospodarczej jest zatrudniony przez inny podmiot, gdzie jego wynagrodzenie jest wyższe lub równe minimalnemu (w 2018 r to 2 100 zł) i odprowadzane są z tego tytułu składki ZUS, to w związku z pomaganiem w działalności małżonka będzie jedynie obowiązek odprowadzania składki zdrowotnej.

Przy nieodpłatnej pomocy małżonka przedsiębiorca może mieć wątpliwości czy nie powstanie z tego tytułu przychód z nieodpłatnych świadczeń. Owszem powstanie przychód ale jest on zwolniony z opodatkowania. Dlatego też nie ma obowiązku wykazywania nieodpłatnej pomocy małżonka (nie zatrudnionego na umowę) jako przychodu w działalności gospodarczej.  

Zatrudnienie małżonka na umowę zlecenie - osoba współpracująca

Nieco inaczej w przypadku odprowadzania składek ZUS za osobę współpracującą wygląda sytuacja, w której członek rodziny zatrudniany jest na umowę zlecenie, o określonej wysokości wynagrodzenia. Wówczas już nie podlega on ubezpieczeniom w wymiarze takim jak przedsiębiorca, ale w takim jak inni pracownicy - czyli wyliczanym głównie na podstawie wielkości wynagrodzenia.

Osoba współpracująca - wynagrodzenie a koszt podatkowy

W przypadku, gdy w działalności przedsiębiorca zatrudnia osobę współpracującą, oprócz obowiązków związanych z opłacaniem składek ZUS należy pamiętać, że wynagrodzenie wypłacone osobie współpracującej nie będzie stanowiło kosztu podatkowego prowadzonej działalności. Jak bowiem mówi ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych: nie uznaje się za koszt podatkowy wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.

Ważne!

Wynagrodzenie osoby współpracującej nie jest kosztem podatkowym działalności.

Wypłacając osobie współpracującej wynagrodzenie przedsiębiorca ma obowiązek jak w innych przypadkach odprowadzić z tego tytułu podatek dochodowy jak od wynagrodzeń innych pracowników. Jednak należy zauważyć, że wynagrodzenia pracowników mogą stanowić koszt a wynagrodzenie osoby współpracującej nie będzie już ujmowane w kosztach podatkowych firmy.

Przedsiębiorcy korzystający z pomocy członków rodziny powinni zatem pamiętać o obowiązkach jakie z tego tytułu na nich ciążą. Zobowiązani są bowiem z tego tytułu odprowadzać składki społeczne, a w przypadku gdy pomoc członka rodziny jest odpłatna powinni również odprowadzać podatek od wynagrodzenia osoby współpracującej jak za każdego innego pracownika.