Poradnik Przedsiębiorcy

Osoba współpracująca - kim jest i jak ją rozliczać?

Korzystając w prowadzonej działalności z pomocy małżonka czy innego członka rodziny, zamieszkującego w jednym gospodarstwie domowym, przedsiębiorca powinien się liczyć z obowiązkami, jakie nakładają na niego przepisy w takiej sytuacji. Czy wiesz kim jest i jak powinna zostać rozliczona osoba współpracująca? Czy pomoc członka rodziny musi być odpłatna? Jakie składki ZUS należy opłacać za taką osobę? Na te i inne pytania odpowiedź znajduje się w poniższym artykule. Sprawdź!

Kim jest osoba współpracująca?

Definicja osoby współpracującej została bardzo szczegółowo opisana w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tą ustawa za osobę współpracującą uważa się:

  • małżonka,
  • dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
  • rodziców,
  • macochę i ojczyma,

pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.

Za osoby współpracujące nie są uznawani brat ani siostra. Nie jest nią również członek rodziny zatrudniony w celu przygotowania zawodowego!

Bez względu na to, czy członek rodziny współpracuje w działalności na podstawie umowy o pracę, czy też pomaga nieodpłatnie, dla celów ZUS uważany jest za osobę współpracującą.

Osoba współpracująca a ZUS

Pomoc w prowadzeniu działalności osoby współpracującej wiąże się z obowiązkiem objęcia jej ubezpieczeniem ZUS. Pomagającego w działalności członka rodziny należałoby zatem zarejestrować w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (osobę współpracującą należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych z kodem tytułu ubezpieczenia ZUS 05 11). Zasady opłacania składek osób współpracujących nie zawsze są jednak takie, jak w przypadku innych pracowników. Przy zatrudnieniu osoby współpracującej:

  • na umowę o pracę – składki ZUS opłacać należy w wymiarze jak za przedsiębiorcę;
  • na umowę zlecenie – składki ZUS opłacać należy jak przy umowach zlecenie z innymi zleceniobiorcami. Składki zależą od głównie od wysokości wynagrodzenia;
  • na umowę o dzieło – jest wiele interpretacji w tej kwestii, jednak co do zasady od takiej umowy opłaca się składki ZUS w wymiarze jak za przedsiębiorcę;
  • nieodpłatnie – składki ZUS opłaca się w wymiarze jak za przedsiębiorcę.

Małżonek zatrudniony na umowę o pracę jako osoba współpracująca

Jak już zostało wspomniane, ubezpieczenie osób współpracujących, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę o pracę, ustala się na takich samych zasadach, jak ubezpieczenie przedsiębiorcy. Podstawy do naliczania składek za osobę współpracującą wyliczane są więc w ten sam sposób, co składki ZUS osoby prowadzącej działalność.

Jednak, na co należy zwrócić szczególną uwagę, pomagający członkowie rodziny nie mogą korzystać z preferencyjnych stawek ZUS. Oznacza to, że przedsiębiorca rozpoczynający działalność, opłacający mały ZUS, któremu pomaga małżonek, jest zobowiązany za małżonka odprowadzać składki w pełnej wysokości. W 2019 roku podstawa składek społecznych wynosi 2859,00 zł. Za siebie natomiast przedsiębiorca wciąż opłaca składki preferencyjne. Pomoc osoby współpracującej nie powoduje więc braku możliwości opłacania składek preferencyjnych za samego przedsiębiorcę.

Osoba współpracująca nie może korzystać z preferencyjnych składek ZUS.

Składki ubezpieczeniowe za osobę współpracującą w całości finansuje i opłaca przedsiębiorca ze środków firmowych. Osoba współpracująca nie ponosi zatem w związku z zatrudnieniem żadnych kosztów.

Osoba współpracująca – nieodpłatne zatrudnienie małżonka

Obowiązek odprowadzenia składek ZUS za osobę współpracują wystąpi również wówczas, gdy członek rodziny nie pobiera wynagrodzenia za świadczoną pomoc. Nieodpłatna pomoc osoby (małżonka, dzieci, rodziców) zamieszkującej w jednym gospodarstwie domowym wywołuje również obowiązek odprowadzania za tę osobę składek ZUS. W takiej sytuacji mamy bowiem do czynienia z tzw. umową dorozumianą, co oznacza, że została sporządzona ustnie i członkowie rodziny zgodzili się świadczyć nieodpłatną pomoc w działalności. Oczywiście w przypadku nieodpłatnej pomocy małżonka nie wystąpi opodatkowanie podatkiem od wynagrodzeń, ale składki ZUS, w wymiarze jaki obowiązuje osobę współpracującą, należy również w takim przypadku odprowadzać. Wysokość składki będzie taka, jak w przypadku składek przedsiębiorcy, oczywiście z pominięciem możliwości korzystania z preferencyjnego ZUS. Dodatkowo w sytuacji, gdy małżonek, oprócz pomagania w działalności gospodarczej, jest zatrudniony przez inny podmiot, gdzie jego wynagrodzenie jest wyższe lub równe minimalnemu (w 2019 r. to 2 250 zł) i odprowadzane są z tego tytułu składki ZUS, to w związku z pomaganiem w działalności współmałżonka powinien podlegać jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Przy nieodpłatnej pomocy małżonka przedsiębiorca może mieć wątpliwości, czy nie powstanie z tego tytułu przychód z nieodpłatnych świadczeń. Owszem, powstanie przychód, ale jest on zwolniony z opodatkowania. Dlatego też nie ma obowiązku wykazywania nieodpłatnej pomocy małżonka (niezatrudnionego na umowę) jako przychodu w działalności gospodarczej.

Umowa o dzieło z małżonkiem

Co do zasady w przypadku umowy o dzieło ZUS może uznać małżonka za osobę współpracującą, pod warunkiem jednak, że pozostaje on w jednym gospodarstwie domowym z zatrudniającym go przedsiębiorcą. Oznacza to, że na przedsiębiorcy ciąży obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za współmałżonka. Ich wysokość nie zależy od wynagrodzenia, są one ustalane podobnie jak w przypadku zawarcia umowy o pracę z osobą współpracującą, czyli podstawa jest taka sama jak u przedsiębiorców opłacających tak zwany duży ZUS. Należy pamiętać, że wobec współmałżonka nie można zastosować preferencyjnych składek ZUS. Małżonek przedsiębiorcy, który zostanie zatrudniony na podstawie umowy o dzieło, może zostać uznany przez ZUS za osobę współpracującą, jeżeli małżonkowie prowadzą wspólne gospodarstwo domowe.

Zatrudnienie małżonka na umowę zlecenie – osoba współpracująca

Nieco inaczej w przypadku odprowadzania składek ZUS za osobę współpracującą wygląda sytuacja, w której członek rodziny zatrudniany jest na umowę zlecenie, o określonej wysokości wynagrodzenia. Wówczas już nie podlega on ubezpieczeniom w wymiarze takim jak przedsiębiorca, ale w takim jak inni pracownicy – czyli wyliczanym głównie na podstawie wysokości wynagrodzenia.

Osoba współpracująca – wynagrodzenie a koszt podatkowy

W przypadku gdy w działalności przedsiębiorca zatrudnia osobę współpracującą należy pamiętać, że wynagrodzenie wypłacone osobie współpracującej od 1 stycznia 2019 roku może stanowić koszt podatkowy prowadzonej działalności. Zmianę wprowadziła ustawa z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym. Przed 1 stycznia 2019 roku wynagrodzenie wypłacone osobie współpracującej nie mogło stanowić kosztu podatkowego.Wynagrodzenie osoby współpracującej od 2019 r. może być kosztem podatkowym działalności.Wypłacając osobie współpracującej wynagrodzenie przedsiębiorca ma obowiązek, jak w innych przypadkach, odprowadzić z tego tytułu podatek dochodowy – tak jak od wynagrodzeń innych pracowników.

Przedsiębiorcy korzystający z pomocy członków rodziny powinni zatem pamiętać o obowiązkach jakie z tego tytułu na nich ciążą. Zobowiązani są bowiem z tego tytułu odprowadzać składki społeczne, a w przypadku gdy pomoc członka rodziny jest odpłatna – powinni również odprowadzać podatek od wynagrodzenia osoby współpracującej, jak za każdego innego pracownika.