Współczesny rynek pracy w Polsce charakteryzuje się ogromną dynamiką i poszukiwaniem elastyczności, zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Przedsiębiorcy, dążąc do optymalizacji kosztów, uproszczenia administracji i szybkiego reagowania na zmiany popytu, coraz chętniej sięgają po umowy cywilnoprawne – przede wszystkim umowy zlecenia oraz umowy o dzieło. Ta forma współpracy, oparta na zasadzie swobody umów z Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny, oferuje znacznie większą elastyczność niż sztywna Ustawa z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp). Pozwala na zatrudnienie specjalistów do konkretnych projektów (dzieło) lub powierzenie stałych, ale nieskomplikowanych zadań bez konieczności tworzenia etatu (zlecenie). Jednocześnie rośnie świadomość prawna wykonawców, a Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) coraz wnikliwiej przygląda się kontraktom, badając, czy pod pozorem umowy cywilnoprawnej nie kryje się w rzeczywistości pełnoprawny stosunek pracy. To zjawisko rodzi fundamentalny problem dla każdego przedsiębiorcy: w jakich przypadkach i w jakim zakresie przepisy kp, z ich ochronnym charakterem, znajdują zastosowanie do osób formalnie zatrudnionych na umowie cywilnoprawnej? Prawidłowa odpowiedź na to pytanie jest kluczowa dla uniknięcia poważnych konsekwencji finansowych i prawnych, takich jak konieczność zapłaty zaległych składek ZUS, nadgodzin czy udzielenia urlopu. W artykule przedstawiono analize sytuacji, w których przepisy prawa pracy chronią zleceniobiorcę.
Umowa umowie nierówna. O wyższości faktów nad nazwą kontraktu
Podstawową linią demarkacyjną oddzielającą umowy cywilnoprawne od stosunku pracy jest art. 22 § 1 kp. To fundament, który każdy przedsiębiorca zlecający jakiekolwiek zadania powinien znać na pamięć. Przepis ten stanowi, że przez nawiązanie stosunku pracy pracodawca zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Z kolei pracownik w jego ramach wykonuje pracę:
określonego rodzaju,
na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem,
w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.
Co najważniejsze, art. 22 § 1¹ wprowadza żelazną zasadę, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca podpisze z kimś kontrakt zatytułowany „Umowa o dzieło” lub „Umowa zlecenia”, ale faktyczne warunki współpracy będą spełniać powyższe kryteria, to sąd pracy czy inspektor PIP będzie postrzegał go jako umowę o pracę. To właśnie faktyczny sposób wykonywania zadań, a nie papierowy zapis, ma decydujące znaczenie. Warto podkreślić, że PIP jest ustawowo upoważniona nie tylko do kontroli legalności zatrudnienia, ale także badania, czy nie dochodzi do tzw. pozorności umów cywilnoprawnych, które w rzeczywistości maskują etat.
Diabeł tkwi w podporządkowaniu. Czym realnie różni się zlecenie od etatu?
Kluczowym elementem, na który zwracają uwagę kontrolerzy i sądy, jest „wykonywanie pracy pod kierownictwem”, czyli klasyczne podporządkowanie pracownicze. W umowie cywilnoprawnej (zlecenie, dzieło) dominuje autonomia wykonawcy. Zleceniobiorca czy wykonawca dzieła jest ekspertem w swojej dziedzinie, zobowiązuje się do osiągnięcia pewnego rezultatu (np. stworzenia programu, napisania tekstów, posprzątania biura) i co do zasady sam decyduje, jak to zrobi. Zleceniodawca może oczywiście udzielać mu wskazówek, wyznaczać ramy projektu, ale nie powinno to przybierać formy stałego, bieżącego nadzoru. Jeśli jednak przedsiębiorca wymaga od zleceniobiorcy codziennego stawiennictwa w biurze w sztywnych godzinach, na przykład od 9:00 do 17:00, narzuca mu ścisły harmonogram dnia, codziennie przydziela drobne polecenia, wymaga usprawiedliwiania każdej nieobecności i kontrolowania sposobu wykonywania zadania (a nie tylko jego efektu), to mamy do czynienia z kierownictwem typowym dla stosunku pracy.
Przykład 1.
Firma marketingowa zatrudniła grafika na umowę zlecenia do tworzenia treści na media społecznościowe. W umowie wpisano jednak obowiązek świadczenia pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–17:00, stacjonarnie w biurze firmy, na sprzęcie należącym do zleceniodawcy i pod bezpośrednim nadzorem managera. Podczas kontroli PIP inspektor uznał, że relacja ta nosi znamiona stosunku pracy. Na firmę nałożono obowiązek zawarcia umowy o pracę i wypłaty zaległego wynagrodzenia za nadgodziny oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, co naraziło ją na koszty rzędu kilkunastu tysięcy złotych.
Kolejną cechą etatu jest obowiązek osobistego świadczenia pracy. Pracownik co do zasady nie może zlecić komuś innemu swojej pracy. Tymczasem istotą umowy zlecenia jest możliwość posłużenia się zastępcą (o ile umowa lub przepisy szczególne tego nie wykluczają). Nawet jeśli zleceniobiorca w praktyce zawsze wykonuje zadania osobiście, bo tak mu wygodniej, sama możliwość powierzenia pracy osobie trzeciej (za zgodą zleceniodawcy) jest silnym argumentem za cywilnoprawnym charakterem umowy. Jeśli przedsiębiorca kategorycznie zabrania jakiegokolwiek zastępstwa, zbliża się do modelu pracowniczego.
Ważne jest także ryzyko. Pracownik na etacie nie ponosi ryzyka gospodarczego, ekonomicznego ani technicznego związanego z działalnością firmy – to ryzyko obciąża pracodawcę. Zleceniobiorca, jako niezależny podmiot, w pewnym stopniu ponosi to ryzyko. Przykładowo, jeśli do wykonania zlecenia używa własnego sprzętu (np. laptopa, samochodu, narzędzi), sam odpowiada za jego stan techniczny i ewentualne awarie. Jeśli przedsiębiorca zapewnia wykonawcy cały warsztat pracy – od biurka i komputera po oprogramowanie i telefon służbowy – sąd może uznać, że niweluje to ryzyko wykonawcy do poziomu typowego dla pracownika.
Gdy Kodeks pracy wkracza do umowy cywilnoprawnej. Obowiązkowe minimum dla zleceniobiorcy
Nawet jeśli umowa zlecenia jest zawarta prawidłowo i nie ma mowy o jej przekwalifikowaniu na umowę o pracę, polskie prawo nakłada na przedsiębiorcę obowiązek stosowania pewnych minimalnych gwarancji ochronnych wywodzących się z prawa pracy. Najważniejszą z nich jest obowiązek zapewnienia minimalnej stawki godzinowej. Każdej osobie wykonującej umowę zlecenia (z pewnymi nielicznymi wyjątkami) przysługuje wynagrodzenie w wysokości co najmniej minimalnej stawki za każdą godzinę pracy, ustalanej corocznie przez rząd. To fundamentalne ograniczenie swobody umów – przedsiębiorca nie może już umówić się ze zleceniobiorcą na stawkę rażąco niską. Co więcej, wiąże się z tym obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy zleceniobiorcy, aby możliwe było zweryfikowanie, czy minimalne wynagrodzenie zostało zapewnione. Brak takiej ewidencji w razie kontroli może skutkować wysoką grzywną.
Drugim, niezwykle istotnym obszarem, jest bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP). Panuje błędne przekonanie, że przepisy BHP dotyczą tylko pracowników etatowych. Podkreślenia wymaga fakt, że art. 304 kp wyraźnie stanowi, że pracodawca (przedsiębiorca) jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (czyli m.in. zleceniobiorcom i samozatrudnionym), jeśli jest ona wykonywana w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez przedsiębiorcę. Oznacza to, że jeśli zleceniobiorca wykonuje pracę w biurze firmy, na terenie budowy czy w magazynie, przedsiębiorca musi zapewnić mu odpowiednie warunki – od przeszkolenia BHP, przez środki ochrony indywidualnej (np. kask na budowie), po bezpieczne stanowisko pracy (np. ergonomiczne krzesło w biurze). Odpowiedzialność za wypadek takiej osoby w miejscu pracy będzie w dużej mierze spoczywać na barkach przedsiębiorcy organizującego tę pracę.
Zleceniodawca w myśl art. 304 kp może podjąć decyzję, że do wykonywania określonego zlecenia wymagane są badania medycyny pracy. Strony umowy mogą w umowie zawrzeć informację, kto finansuje wykonanie badań.
Jak sądy patrzą na „optymalizację” zatrudnienia?
Orzecznictwo Sąd Najwyższego od lat konsekwentnie stoi na stanowisku, że o charakterze umowy decyduje nie jej nazwa, ale faktyczny sposób jej realizacji. Dla przedsiębiorcy jest to najważniejsza lekcja płynąca z analizy wyroków. W głośnym wyroku Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 2016 roku (sygn. akt II PK 81/15) podkreślono, że sąd ma prawo i obowiązek badać, czy za umową cywilnoprawną nie kryje się stosunek pracy, a decydujące znaczenie ma ocena, które cechy w danej relacji dominują. Jeśli przeważają elementy pracownicze (przede wszystkim podporządkowanie), to umowa jest umową o pracę, nawet jeśli strony zgodnie nazwały ją inaczej.
Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy już w 2008 roku w wyroku z 3 czerwca 2008 roku (sygn. akt I PK 311/07), stwierdzając, że nie można zakładać, iż zatrudnienie cywilnoprawne jest „gorsze” od pracowniczego, ale jeśli realizuje ono wszystkie cechy stosunku pracy, to musi być za takie uznane, niezależnie od woli stron. Wola stron ma znaczenie, ale tylko wtedy, gdy charakter umowy jest niejednoznaczny, „graniczny”.
Bardzo ważna dla przedsiębiorców jest analiza granicy między podporządkowaniem pracowniczym a cywilnoprawnym. W postanowieniu Sądu Najwyższego z 24 czerwca 2019 roku (sygn. akt II PK 183/18) wskazano, że pewien stopień podporządkowania może występować także w umowach cywilnoprawnych. Zleceniodawca ma prawo określić ramy projektu, terminy czy standardy jakości – jest to „autonomiczne” podporządkowanie, typowe dla współpracy równorzędnych partnerów. Problem pojawia się, gdy przeradza się to w „heteronomiczne” podporządkowanie pracownicze, czyli ścisłe, bieżące kierownictwo co do sposobu wykonywania pracy, czasu i miejsca, typowe dla relacji szef-podwładny.
Przykład 2.
Zlecenie grafikowi wykonania projektu logo z określonymi wytycznymi (brief) i terminem to podporządkowanie cywilnoprawne. Wymaganie, by ten sam grafik siedział przy biurku w firmie codziennie od 8 do 16 i na bieżąco wykonywał drobne polecenia przełożonego (np. „teraz zmień ten banner”, „teraz przygotuj tło na slajd”), to już podporządkowanie pracownicze.
Nadchodzą zmiany. Czy „pracownik ekonomicznie zależny” zrewolucjonizuje rynek?
Obecny dualizm rynku pracy, dzielący zatrudnionych na chronionych pracowników etatowych i elastycznych, ale pozbawionych większości osłon „cywilnoprawnych”, jest przedmiotem ożywionej debaty w Polsce i Europie. Coraz głośniej mówi się o potrzebie uregulowania sytuacji osób, które formalnie są na zleceniach lub samozatrudnieniu (B2B), ale w praktyce są całkowicie zależne ekonomicznie od jednego podmiotu. Chodzi tu na przykład o kurierów platform cyfrowych, kierowców czy freelancerów, którzy całość lub większość swoich przychodów uzyskują od jednego zleceniodawcy, a jednocześnie nie mają prawa do urlopu, płatnego zwolnienia chorobowego czy ochrony przed zwolnieniem. W dyskusji pojawia się koncepcja „pracownika ekonomicznie zależnego” – pośredniej formy zatrudnienia, która gwarantowałaby takiemu wykonawcy podstawowe prawa (jak minimalny urlop czy okres wypowiedzenia), nie obciążając jednocześnie przedsiębiorcy pełnymi kosztami etatu. Dla przedsiębiorców jest to sygnał, że dotychczasowa „szara strefa” między etatem a zleceniem będzie się kurczyć. Rozwiązania legislacyjne idą w kierunku objęcia coraz szerszej grupy osób wykonujących pracę minimalnymi standardami ochronnymi, co oznacza, że poleganie na umowach cywilnoprawnych jako formie „taniego” zatrudnienia będzie coraz bardziej ryzykowne.
Natomiast już teraz wchodzą w życie rewolucyjne zmiany dotyczące umów zlecenia. Otóż od 1 stycznia 2026 roku umowy zlecenia będą zaliczane do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ta zmiana jest potwierdzeniem wyżej opisanego trendu zapowiadanych zmian w prawie Polskim i unijnym.
Podsumowanie - przepisy prawa pracy chronią zleceniobiorcę
Dla polskiego przedsiębiorcy kluczowym wnioskiem płynącym z analizy przepisów i orzecznictwa jest konieczność dokonania uczciwego przeglądu zawieranych umów cywilnoprawnych. Pokusa optymalizacji kosztów poprzez zastępowanie etatów umowami zlecenia czy o dzieło niesie ze sobą gigantyczne ryzyko. Kontrola PIP lub proces sądowy wytoczony przez zleceniobiorcę mogą zakończyć się nakazem przekwalifikowania umowy, co rodzi obowiązek zapłaty zaległych składek ZUS wraz z odsetkami (nawet za 5 lat wstecz), wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wynagrodzenia za nadgodziny i odprawy. Koszty te wielokrotnie przewyższają pozorne oszczędności. Dlatego zamiast skupiać się na nazwie umowy, przedsiębiorca powinien przeanalizować faktyczny sposób organizacji pracy. Jeśli potrzebuje kogoś, kto będzie codziennie, w określonych godzinach, pod ścisłym nadzorem wykonywał bieżące polecenia – musi zatrudnić pracownika na etacie. Jeśli potrzebuje eksperta do realizacji konkretnego, samodzielnego zadania – umowa o dzieło lub zlecenie to właściwy wybór. Świadome zarządzanie formami zatrudnienia, z poszanowaniem minimalnych gwarancji (jak BHP i stawka godzinowa dla zleceń), to najlepsza strategia na uniknięcie kosztownych sporów i budowanie stabilnego biznesu w dynamicznym otoczeniu prawnym.
