Poradnik Przedsiębiorcy

Refundacja okularów - jak często należy się pracownikowi?

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia swoim pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej. Oprócz badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych musi on zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, jeżeli konieczność ich stosowania będzie wynikała z zaświadczenia lekarskiego wystawionego przez lekarza medycyny pracy. W związku z tym refundacja okularów jest obowiązkiem lezącym po stronie pracodawcy.

Obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok dotyczy tylko pracowników, którzy w swojej pracy wykorzystują monitor ekranowy przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a więc minimum cztery godziny dziennie. Dlatego tak ważne jest, aby w skierowaniu na badania lekarskie z medycyny pracy było zaznaczone, że pracownik pracuje przy komputerze przez 4 godziny dziennie, aby lekarz badający mógł właściwie ocenić konieczność używania okularów korekcyjnych przy obsłudze monitora ekranowego. 

Refundacja okularów pracowniczych - podstawy prawne

Mówi o tym art. 237(6) Kodeksu pracy: „Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”, a także  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku, które precyzuje, że:  „Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza , jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego”.

Jak często pracownikowi przysługuje refundacja okularów?

Odpowiedź na to pytanie często sprawia problem pracodawcom, gdyż nie ma przepisu, który regulowałby te kwestie. Dlatego często w wewnątrzzakładowych regulaminach próbują oni rozwiązać ten problem, określając, że np. pracownikowi przysługuje refundacja okularów raz na dwa, trzy lub cztery lata. Najczęściej zwrot ma miejsce wtedy, gdy pracownik otrzyma od lekarza medycyny pracy stosowne zaświadczenie, że praca przy komputerze wymaga używania okularów, a takie badanie w przypadku osób pracujących przy monitorach ekranowych przeprowadza się co cztery lata. Oczywiście jeżeli lekarz uzna, że w przypadku danego pracownika termin kolejnego badania powinien być krótszy, to wówczas pracownik ma prawo do refundacji częściej. W niektórych jednak sytuacjach pracownik może sam poprosić pracodawcę o skierowanie na badanie okresowe w zakresie okulistyki, gdyż podejrzewa, że praca przy komputerze nadwyrężyła jego wzrok i ma problemy z prawidłowym widzeniem. Wówczas pracodawca powinien wystawić pracownikowi skierowanie, mimo że termin badania okresowego jeszcze nie minął. Jeżeli lekarz stwierdzi, że pracownik powinien pracować przy komputerze w okularach, wówczas pracodawca będzie zobowiązany dokonać refundacji okularów.

Refundacja okularów - jakie kwoty zobligują pracodawce?

Tak jak w przypadku częstotliwości refundacji nie ma przepisów, które wskazywałyby dokładny termin zwrotu za okulary kupione przez pracownika, tak też w przypadku refundacji nie ma w przepisach informacji, jaką kwotę należy zwrócić pracownikowi. Najczęściej kwestie te reguluje regulamin pracy obowiązujący w zakładzie, który wskazuje, że refundacja okularów wynosi przykładowo 200 czy 300 zł. W regulaminie też powinny znaleźć się inne zasady refundacji, np. czy pracodawca refunduje tylko szkła, czy również oprawki. Ze względów praktycznych wydaje się istotne, aby on sam określił, co i w jaki sposób zamierza refundować. Istnieje bowiem bardzo duża rozpiętość cen opraw okularowych i wydaje się, że kwota refundacji powinna pokryć zakup okularów w podstawowym standardzie. Jeżeli okaże się ona zbyt niska i uniemożliwi ona pracownikowi zakup okularów, może on wystąpić do sądu z roszczeniem przeciwko pracodawcy, np. o odszkodowanie z powodu uszczerbku na zdrowiu spowodowanego pracą przy monitorze ekranowym bez wymaganych okularów, które zalecił lekarz. W regulaminie także powinna znaleźć się informacja, czy w przypadku pogorszenia wzroku pracodawca refunduje tylko szkła i robociznę, czy również oprawy. Wielu pracodawców bowiem zastanawia się, czy jeżeli pracownik po roku pracy przy komputerze otrzyma od lekarza zaświadczenie, że musi pracować w okularach, to czy oznacza to konieczność ponoszenia kosztów wymiany opraw okularowych, które przecież nie muszą ulec wymianie. Brak jakichkolwiek informacji na ten temat może powodować, że pracownik nawet co roku może występować do pracodawcy o zwrot poniesionych kosztów na wymianę okularów, mimo że tak naprawdę musi wymienić tylko szkła.

Procedury a refundacja okularów

Jak już wcześniej wspomniano, refundacja okularów pracowniczych jest obowiązkiem w przypadku osób, które spędzają przed monitorem ekranowym co najmniej cztery godziny dziennie. Informacja o tym powinna znaleźć się na skierowaniu wystawionym przez pracodawcę, aby lekarz medycyny pracy mógł właściwie ocenić ryzyko pogorszenia wzroku w przypadku pracy na danym stanowisku. Jeżeli na zaświadczeniu lekarskim  dotyczącym badań wstępnych, okresowych czy kontrolnych – po chorobie trwającej 30 dni – lekarz napisze, że pracownik musi pracować w okularach korekcyjnych, jest to podstawa do refundacji kosztów zakupu okularów czy szkieł kontaktowych przez pracownika. Następnie powinien on dostarczyć pracodawcy fakturę za zakup okularów wystawioną na swoje imię i nazwisko i na tej podstawie pracodawca powinien zwrócić mu ustaloną kwotę zwrotu.

Refundacja okularów - zwolnienie od podatku

W związku z tym, że obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom pracującym przy monitorze ekranowym minimum 4 godziny dziennie wynika z przepisów BHP, kwota zwrotu jest wolna od podatku dochodowego. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych, który mówi, że  „wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw”.

Potwierdzenie tego faktu znajduje się także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 maja 2011 roku (IBPBII/1/415-141/11/BJ): „kwota zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych na podstawie faktury wystawionej na pracownika jako jedna z form zaopatrzenia w okulary podlega zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym wnioskodawca, jako płatnik, nie ma obowiązku obliczania, potrącania i zapłaty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z art. 31 tej ustawy”.

Należy zatem zaznaczyć, że tylko zakup okularów pracownika, który w zaświadczeniu od lekarza medycyny pracy będzie posiadał informację, że musi w nich pracować przy obsłudze monitora ekranowego, będzie podlegać zwolnieniu od podatku. Jeżeli pracownik we własnym zakresie uda się do specjalisty i otrzyma od niego receptę na okulary, a następnie przedłoży pracodawcy fakturę za ich zakup, to zwrot za okulary w tym wypadku nie będzie wolny od podatku. To samo będzie miało miejsce w przypadku, gdy okulary ulegną zniszczeniu lub zgubieniu, a pracownik wystąpi z wnioskiem do pracodawcy o ich refundację.Tylko zakup okularów przez pracownika, który posiada stosowne zaświadczenie od lekarza medycyny pracy, jest wolny od podatku dochodowego.

Podobnie wygląda sytuacja w kwestii składek ZUS od zwróconej kwoty za okulary lub soczewki kontaktowe. Jeżeli wartość refundacji będzie wynikiem decyzji lekarza medycyny pracy, to zostanie ona zwolniona z oskładkowania.

Art. 21 § 2.1 pkt 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mówi o tym, że podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody stanowiące „wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych”. 

Jednak w sytuacji, gdy pracownik sam uda się do lekarza okulisty i na podstawie wystawionej przez niego recepty wykupi okulary, to refundacja  będzie podlegała obowiązkowo składkom ZUS.

Czy tylko praca przy monitorze ekranowym uprawnia do zwrotu za okulary?

Pracodawcy często mają problem z ustaleniem, czy należy się refundacja okularów pracownikowi, który pracuje na laptopie. Przypisy z lat dziewięćdziesiątych nie uwzględniały bowiem faktu, że pracownik może wykonywać swoją pracę, korzystając z laptopa. W związku z tym, że nie ma nowych rozporządzeń w tej sprawie, wydaje się, że należy uznać, iż pracownikom pracującym na laptopach, tabletach czy smartfonach także należy się refundacja okularów.

Stanowisko w tej sprawie zajął Główny Inspektorat Pracy 21 grudnia 2012 roku:
„W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy”.

Reasumując, pracodawca powinien refundować okulary lub soczewki korygujące wzrok pracownika tak często, jak zleci to lekarz medycyny pracy. Niedopuszczalne jest, co często się zdarza, regulowanie w wewnątrzzakładowych przepisach sztywnych okresów, np. co dwa lata lub co trzy lata, gdyż w odniesieniu do konkretnego pracownika przepisy te mogą nie znaleźć zastosowania. O wymianie okularów zawsze decyduje lekarz okulista podczas badań lekarskich z zakresu medycyny pracy. Jeżeli stwierdzi on w orzeczeniu lekarskim, że pracownikowi w związku z pracą pogorszył się wzrok, pracodawca musi zwrócić pracownikowi pieniądze za wymianę szkieł. Oczywiście w tej sytuacji wymiana opraw nie musi mieć miejsca i o tym fakcie należy poinformować pracownika, najlepiej w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.