Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumenty Google, czyli darmowy pakiet narzędzi biurowych

Dokumenty Google to darmowy pakiet aplikacji biurowych udostępniony przez firmę Google. Przeznaczony jest zarówno do użytku indywidualnego, jak i komercyjnego. Co wchodzi w skład pakietu biurowego? W artykule zostaną opisane najczęściej używane w biurze aplikacje z oferowanych przez Google.

Czym są Dokumenty Google?  

Dokumenty Google są pakietem narzędzi biurowych online zintegrowanych z Dyskiem Google. Aby z nich korzystać, jedynie czego potrzebujemy, to założenie konta Google. Korzystanie z aplikacji nie wymaga żadnych instalacji na dysku twardym komputera. Pakiet biurowy jest doskonałym rozwiązaniem dla osób chcących korzystać z darmowych narzędzi jako szybkiego sposobu na zarządzanie obiegiem informacji i pracy w małych i średnich firmach. Głównymi zaletami jest szeroki zakres dostępnych elementów.

W skład Dokumentów Google wchodzą:

  • edytor dokumentów tekstowych

  • edytor tworzenia arkuszy kalkulacyjnych

  • narzędzie do tworzenia prezentacji

  • edytor formularzy.

Plusem korzystania z pakietu Google jest możliwość udostępniania innym osobom plików, na których pracujemy, a tym samym możliwość pracy grupowej - wiele osób równocześnie może pracować na tych samych dokumentach. Funkcje te ułatwiają komunikację osób współpracujących i pozwalają na lepszą koordynację projektów zarówno w szkole, jak i pracy.

Dokumenty Google - co zrobić, by móc z nich korzystać?

Aby rozpocząć pracę, należy zalogować się na konto Google, wybrać interesujące nas narzędzie i rozpocząć edycję. Możemy również zacząć z poziomu Dysku Google. W tej sytuacji wchodzimy na dysk, klikamy na przycisk “Nowy” w lewym górnym rogu i wybieramy odpowiedni arkusz. Z uwagi na to, że pliki są zamieszczone na wirtualnym Dysku Google, dostęp do dokumentów jest możliwy z każdego komputera, tabletu czy smartfona, wystarczy być połączonym z siecią.

Dokumenty Google - co zrobić, aby z nich korzystać?

Edytor tekstu

Edytor tekstu Google pozwala na tworzenie dokumentów tekstowych. Do dyspozycji mamy większość narzędzi, które są dostępne w komercyjnych oprogramowaniach biurowych, jak wybór odpowiedniego fontu, style, modyfikacje (pogrubienia, kursywa), wypunktowanie i wiele innych. Edytor umożliwia wstawianie hiperłączy.

Dokumenty Google - edytor tekstu

W lewym górnym rogu możemy zmieniać i edytować nazwę dokumentu. Każda zmiana i nowy tekst, jaki naniesiemy na dokument, jest zapisywany automatycznie, przez co nie musimy się martwić, że zapomnieliśmy zapisać nasz plik. Świadczy o tym komunikat na pasku narzędzi “wszystkie zmiany zostały zapisane na Dysku”. Mamy możliwość zapisania pliku, który stworzymy w kilku formatach lub wysłania jako załącznik. Dodatkowym plusem jest dodawanie komentarzy do tekstu. Biorąc pod uwagę, że dokument może być udostępniony innym użytkownikom, którzy mogą jednocześnie na nim pracować, pomaga to w sprawnej edycji grupowej.

Kolejną przydatną opcją jest funkcja “Wstaw”, która  pozwala na umieszczenie w edytorze obrazów, wykresów, tabel i innych elementów. Gotowy plik możemy udostępnić wybranym osobom oraz nadać im odpowiednie uprawnienia na przykład jego edycji lub jedynie podglądu.

Arkusze kalkulacyjne - narzędzie do wykonywania obliczeń

Rozpoczęcie pracy na arkuszu kalkulacyjnym jest podobne jak w edytorze tekstu. Wybieramy z dostępnych narzędzi “Arkusze” i możemy rozpocząć tworzenie. Również w arkuszach dokument jest zapisywany automatycznie i można go udostępniać innym użytkownikom oraz mieć do niego dostęp z każdego innego urządzenia po zalogowaniu się na konto Google. Arkusz umożliwia wykonywanie większości operacji, które są dostępne w komercyjnych wersjach tego dokumentu. Możemy przedstawiać dane w formie wykresów, tabel i diagramów. Pasek narzędzi zawiera podstawowe elementy, takie jak możliwość wyboru rodzaju i modyfikacji czcionek, ustawienia formatu liczby, wstawienie funkcji i wiele innych. W pliku możemy tworzyć tabele, następnie zawarte dane poddawać różnego rodzaju sortowaniu i filtrom. Tak jak w edytorze możliwe jest dodawanie hiperłączy oraz komentarzy.

Dokumenty Google - arkusz kalkulacyjny

Tworzenie prezentacji multimedialnych

Kiedy klikniemy na “Prezentacje Google”, w następnej karcie otwiera się edytor prezentacji. Pierwsza strona zawiera pole tekstowe pozwalające na stworzenie strony tytułowej. Dodatkowo Google proponuje kilka wersji motywów prezentacji.

Standardowo pasek narzędzi zawiera podstawowe polecenia potrzebne do pracy przy tego typu dokumentach. Pozwala nam wybrać rozłożenie tekstu na slajdach. Wprowadzając tekst, pojawiają się opcje wyboru i modyfikacji czcionek. Oprócz narzędzi biurowych, stworzoną prezentację można urozmaicić wizualnie poprzez wstawianie wykresów, tabel, zdjęć oraz dodanie przejścia między slajdami w postaci animacji.

Dokumenty Google - prezentacja multimedialna

Google oprócz wyżej przedstawionych narzędzi oferuje wiele innych, jak edytor tworzenia formularzy i rysunków, możliwość tworzenia witryn internetowych. Jako darmowe narzędzie do pracy biurowej może się doskonale sprawdzić dla uczniów, studentów, a także małych firm.