Eventy jako ważna część firmy - od organizacji po udział w wydarzeniu

  • eventy
Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy na rynku jest odpowiednia promocja, której celem jest budowanie świadomości. W dobie różnorodnych sposobów promowania marki na tle konkurencji, jedną z coraz powszechniejszych form promocji są eventy. Uczestnictwo w wydarzeniach branżowych zarówno po stronie organizacyjnej, wystawienniczej, jak i odbiorcy, stanowi solidną dawkę korzyści dla ogółu firmy. O czym zatem należy pamiętać, aby inwestycja w eventy była wymierną korzyścią dla każdej ze stron bez względu na charakter uczestnictwa? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Eventy w Polsce - sytuacja na rynku

Z roku na rok polski rynek organizacji wydarzeń się rozwija. Najlepszym potwierdzeniem tej tezy jest raport Polskiej Organizacji Turystycznej “Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”, z którego wynika, że w 2016 roku w Polsce odbyło się blisko 40 tys. wydarzeń, na które przybyło ponad 6 milionów uczestników. Na podstawie danych z badania można stwierdzić, że dla organizatorów, wystawców i samych uczestników eventy są wartościową inwestycją, która przynosi konkretne korzyści.  

Jakie korzyści wiążą się z udziałem w eventach?

Kluczowym czynnikiem jest przede wszystkim możliwość nawiązania wartościowych kontaktów biznesowych oraz monitoring aktualnych trendów, będący często źródłem wielu inspiracji, innowacyjnych rozwiązań czy zupełnie odświeżonego sposobu myślenia.   

Podczas uczestnictwa w konferencji istnieje również duże prawdopodobieństwo spotkań z influencerami, ekspertami w branży czy przedstawicielami firm. Wiąże się to z:

  • wymianą wiedzy,

  • nawiązaniem współpracy

  • po prostu budowaniem relacji.

Podobne korzyści wynikają z udziału w targach, które dodatkowo stanowią okazję do prezentacji swojej oferty właściwej grupie odbiorców oraz służą pozyskaniu nowych klientów.

Poza tym możliwość uczestnictwa w wydarzeniach branżowych warto zapewnić również podległym pracownikom. Chęć poszerzania ich kompetencji i rozwoju zawodowego wpłynie pozytywnie nie tylko na ich samych, ale przyniesie również wiele korzyści firmie w przyszłości.

Prawidłowy przebieg eventu - jak zaplanować wydarzenie?

Priorytetowym krokiem jest dostrzeżenie potrzeby mierzenia i wartości, jaka płynie z wdrożenia innowacji w swojej firmie. W zależności od tego, która rola została nadana, warto pamiętać o założeniach, które są charakterystyczne dla każdej z grup:

  1. Organizator - Dla twórcy wydarzenia najważniejszą kwestią jest wiedzieć, które rozwiązania spełniły oczekiwania osób biorących udział, jak angażowali się w poszczególne aktywności oraz sposób interakcji z innymi. Bez tej wiedzy nie jest możliwe dostosowanie eventu do odbiorców. W przyszłości pozwoli to dobrać odpowiednią tematykę i prelegentów.

Zbieranie informacji zwrotnych nie zawsze należy do łatwych. W tym celu, zamiast papierowych ankiet, dużo bardziej przydatnym narzędziem będą kwestionariusze w wersji elektronicznej. Dzięki nim uczestnicy będą mogli w szybki i łatwy sposób wyrazić swoją opinię.

Innym sposobem są tzw. QR kody lub Beacony - nowoczesne narzędzia, które pozwalają dokładnie zmierzyć przebieg poruszania się uczestników po obiekcie oraz ich poziom zainteresowania. Dzięki QR kodom istnieje możliwość kontaktu i weryfikacji profili uczestników. Zaś Beacony służą dostarczeniem wiadomości dotyczących przepływu osób. Tak zebrane informacje stanowią następnie dobre źródło wiedzy odnośnie do lepszego dopasowania eventu w przyszłości.

  1. Wystawca - Biorąc pod uwagę, że głównym celem wystawcy podczas targów jest pozyskanie klientów, istotne jest odpowiednie przygotowanie się do wydarzenia. Najlepiej zacząć od wyszukania odpowiedniego eventu, w którym wybrana grupa docelowa może uczestniczyć. Wykorzystując technologię QR kodów, za pomocą komunikatu o konkursie czy promocji, można zachęcić uczestników do odwiedzenia stoiska. Narzędzie może dodatkowo posłużyć za wizytówki, a to z kolei pozwoli w wygodny sposób opracować raport z wyjazdu. Nawiązane kontakty będą bowiem znajdowały się w jednym miejscu, co skutkuje usprawnieniem procesu analizy i wyciągania wniosków na przyszłość.

  2. Uczestnik - Kluczową kwestią przy wyborze danego eventu jest oszacowanie za pomocą różnych źródeł jego jakości. Warto wybierać również te wydarzenia, na których z dużym prawdopodobieństwem można pozyskać nowych klientów. W tym celu dobrze jest wcześniej nawiązać pierwszy kontakt i spróbować umówić się, by mieć szansę rozmowy z interesującą osobą. Dobrym rozwiązaniem jest również zaplanowanie budżetu na wyjazd. W tym celu sprawdzi się monitoring akcji rabatowych wybranych eventów lub korzystanie z platform, które umożliwiają zagwarantowanie najlepszej oferty cenowej.

Czy warto angażować się w eventy? - podsumowanie

Udział w eventach stanowi idealną platformę do budowania relacji. Tego typu więzi służą sprzedaży, która w konsekwencji jest wymierną korzyścią i głównym celem wyjazdu na wydarzenie. Rozwój kompetencji czy pozyskanie wartościowych kontaktów biznesowych skutkuje bowiem rozwojem własnej firmy. Jednak nawet najlepsza idea eventu nie będzie skuteczna bez właściwej oceny rentowności.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów