Poradnik Przedsiębiorcy

Eventy jako ważna część firmy - od organizacji po udział w wydarzeniu

Nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy na rynku jest odpowiednia promocja, której celem jest budowanie świadomości. W dobie różnorodnych sposobów promowania marki na tle konkurencji, jedną z coraz powszechniejszych form promocji są eventy. Uczestnictwo w wydarzeniach branżowych zarówno po stronie organizacyjnej, wystawienniczej, jak i odbiorcy, stanowi solidną dawkę korzyści dla ogółu firmy. O czym zatem należy pamiętać, aby inwestycja w eventy była wymierną korzyścią dla każdej ze stron bez względu na charakter uczestnictwa? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Eventy w Polsce - sytuacja na rynku

Z roku na rok polski rynek organizacji wydarzeń się rozwija. Najlepszym potwierdzeniem tej tezy jest raport Polskiej Organizacji Turystycznej “Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”, z którego wynika, że w 2016 roku w Polsce odbyło się blisko 40 tys. wydarzeń, na które przybyło ponad 6 milionów uczestników. Na podstawie danych z badania można stwierdzić, że dla organizatorów, wystawców i samych uczestników eventy są wartościową inwestycją, która przynosi konkretne korzyści.  

Jakie korzyści wiążą się z udziałem w eventach?

Kluczowym czynnikiem jest przede wszystkim możliwość nawiązania wartościowych kontaktów biznesowych oraz monitoring aktualnych trendów, będący często źródłem wielu inspiracji, innowacyjnych rozwiązań czy zupełnie odświeżonego sposobu myślenia.   

Podczas uczestnictwa w konferencji istnieje również duże prawdopodobieństwo spotkań z influencerami, ekspertami w branży czy przedstawicielami firm. Wiąże się to z:

  • wymianą wiedzy,

  • nawiązaniem współpracy

  • po prostu budowaniem relacji.

Podobne korzyści wynikają z udziału w targach, które dodatkowo stanowią okazję do prezentacji swojej oferty właściwej grupie odbiorców oraz służą pozyskaniu nowych klientów.

Poza tym możliwość uczestnictwa w wydarzeniach branżowych warto zapewnić również podległym pracownikom. Chęć poszerzania ich kompetencji i rozwoju zawodowego wpłynie pozytywnie nie tylko na ich samych, ale przyniesie również wiele korzyści firmie w przyszłości.

Prawidłowy przebieg eventu - jak zaplanować wydarzenie?

Priorytetowym krokiem jest dostrzeżenie potrzeby mierzenia i wartości, jaka płynie z wdrożenia innowacji w swojej firmie. W zależności od tego, która rola została nadana, warto pamiętać o założeniach, które są charakterystyczne dla każdej z grup:

  1. Organizator - Dla twórcy wydarzenia najważniejszą kwestią jest wiedzieć, które rozwiązania spełniły oczekiwania osób biorących udział, jak angażowali się w poszczególne aktywności oraz sposób interakcji z innymi. Bez tej wiedzy nie jest możliwe dostosowanie eventu do odbiorców. W przyszłości pozwoli to dobrać odpowiednią tematykę i prelegentów.

Zbieranie informacji zwrotnych nie zawsze należy do łatwych. W tym celu, zamiast papierowych ankiet, dużo bardziej przydatnym narzędziem będą kwestionariusze w wersji elektronicznej. Dzięki nim uczestnicy będą mogli w szybki i łatwy sposób wyrazić swoją opinię.

Innym sposobem są tzw. QR kody lub Beacony - nowoczesne narzędzia, które pozwalają dokładnie zmierzyć przebieg poruszania się uczestników po obiekcie oraz ich poziom zainteresowania. Dzięki QR kodom istnieje możliwość kontaktu i weryfikacji profili uczestników. Zaś Beacony służą dostarczeniem wiadomości dotyczących przepływu osób. Tak zebrane informacje stanowią następnie dobre źródło wiedzy odnośnie do lepszego dopasowania eventu w przyszłości.

  1. Wystawca - Biorąc pod uwagę, że głównym celem wystawcy podczas targów jest pozyskanie klientów, istotne jest odpowiednie przygotowanie się do wydarzenia. Najlepiej zacząć od wyszukania odpowiedniego eventu, w którym wybrana grupa docelowa może uczestniczyć. Wykorzystując technologię QR kodów, za pomocą komunikatu o konkursie czy promocji, można zachęcić uczestników do odwiedzenia stoiska. Narzędzie może dodatkowo posłużyć za wizytówki, a to z kolei pozwoli w wygodny sposób opracować raport z wyjazdu. Nawiązane kontakty będą bowiem znajdowały się w jednym miejscu, co skutkuje usprawnieniem procesu analizy i wyciągania wniosków na przyszłość.

  2. Uczestnik - Kluczową kwestią przy wyborze danego eventu jest oszacowanie za pomocą różnych źródeł jego jakości. Warto wybierać również te wydarzenia, na których z dużym prawdopodobieństwem można pozyskać nowych klientów. W tym celu dobrze jest wcześniej nawiązać pierwszy kontakt i spróbować umówić się, by mieć szansę rozmowy z interesującą osobą. Dobrym rozwiązaniem jest również zaplanowanie budżetu na wyjazd. W tym celu sprawdzi się monitoring akcji rabatowych wybranych eventów lub korzystanie z platform, które umożliwiają zagwarantowanie najlepszej oferty cenowej.

Czy warto angażować się w eventy? - podsumowanie

Udział w eventach stanowi idealną platformę do budowania relacji. Tego typu więzi służą sprzedaży, która w konsekwencji jest wymierną korzyścią i głównym celem wyjazdu na wydarzenie. Rozwój kompetencji czy pozyskanie wartościowych kontaktów biznesowych skutkuje bowiem rozwojem własnej firmy. Jednak nawet najlepsza idea eventu nie będzie skuteczna bez właściwej oceny rentowności.