Przyszły przedsiębiorca, który przeszedł wszystkie etapy tworzenia ważnego dokumentu, jakim jest biznesplan, nie może zapomnieć o kontroli jego wykonania. Otóż przy podejmowaniu nowej działalności gospodarczej, a także prowadzeniu już istniejącej, kontrola wykonania biznesplanu (w tym samokontrola) odgrywa zasadnicze znaczenie w osiągnięciu sukcesu. Pozwala na właściwe przystosowanie się organizacji do zmiennych warunków panujących na rynku oraz pomaga w radzeniu sobie ze skomplikowanymi sytuacjami, co w rezultacie często daje możliwość minimalizowania kosztów przedsiębiorstwa.
Kontrola wykonania biznesplanu - znaczenie
W praktyce kontrola wykonania biznesplanu jest podejmowana dla porównania stanu rzeczywistego ze wzorcem. Jej nadrzędnym celem jest takie dostosowanie działań przedsiębiorstwa, aby osiągnęło ono jak największy sukces. Rolą kontroli zarówno w istniejącym już od lat przedsiębiorstwie, jak i nowo powstającej działalności, jest obserwacja oraz ocena funkcjonowania w określonym miejscu i czasie. Pozwala to na ustalenie przyczyny ewentualnie występujących nieprawidłowości w firmie, a także wysuwanie wniosków potrzebnych do eliminacji odchyleń.
Każda prawidłowo przeprowadzona kontrola musi cechować się przynajmniej kilkoma z poniższych właściwości:
- obiektywizmem,
- bezstronnością,
- sprawnością,
- kompletnością,
- efektywnością,
- profesjonalizmem,
- fachowością.
Kto powinien kontrolować?
W praktyce przyjęło się, że odpowiedzialność za budowę oraz cały proces tworzenia biznesplanu danego przedsięwzięcia spoczywa w rękach właściciela działalności bądź menedżera nim kierującego. Jednak warto, aby był on w tych czynnościach wspierany przez specjalistów z danej dziedziny lub też własnych pracowników - np. księgowych, analityków, finansistów, czy bankierów.
Częstym rozwiązaniem stosowanym przez zdecydowaną większość osób niemających w tej dziedzinie doświadczenia oraz potrzebnej wiedzy, jest wynajęcie konsultanta zewnętrznego, który w ramach zlecenia wykona biznesplan. Chociaż taka oferta nie należy do najtańszych, to korzystanie z wiedzy doświadczonej osoby niesie za sobą wiele zalet. Specjalista zajmujący się zawodowo tworzeniem biznesplanów jest właściwie przygotowany z wiedzy teoretycznej i metodycznej z zakresu ich budowy, co przyczynia się do wysokiej jakości opracowania w stosunkowo krótkim czasie. Dodatkowo osoba taka posiada obiektywne, zewnętrzne spojrzenie na kwestie zawarte w planie, a co za tym idzie - zapewnia bezstronność przy ocenianiu jego założeń.
Biznesplan może zostać zatem sporządzony przez jednego przedsiębiorcę, jak i na zasadzie współpracy grupy kompetentnych osób wyspecjalizowanych w konkretnych dziedzinach. Drugie rozwiązanie, choć droższe, powinno być preferowane przez przedsiębiorców planujących realizację przedsięwzięcia na dużą skalę. W takim przypadku powinniśmy mieć do czynienia z podziałem obowiązków i odpowiedzialności za wykonanie biznesplanu, gdzie:
- osoba zlecająca sporządzenie dokumentu prognostycznego odpowiada za wybór autora, cenę oraz określenie warunków dotyczących opracowania,
- autor biznesplanu odpowiada za stronę formalną oraz przyjętą metodologię, poczynione założenia, poprawność obliczeń, a także terminowość wywiązania się z warunków umowy,
- osoba dostarczająca informacje dla autora biznesplanu odpowiada za jakość przekazywanych danych,
- recenzent natomiast odpowiada za kompleksową kontrolę oraz rzetelną weryfikację założeń biznesplanu.
Kontrola wykonania biznesplanu, a jego ocena
Jedną z podstawowych kwestii, która posiada decydujący wpływ na powodzenie powstającego przedsięwzięcia jest ocena sporządzonego dokumentu. Kontrola wykonania biznesplanu wpływa na jakość działań, co prowadzi do większej skuteczności w osiąganym celu, którym najczęściej jest uzyskanie środków potrzebnych na zrealizowanie przedsięwzięcia. Nie można stworzyć dobrego planu bez sprawdzenia prawidłowości założeń, możliwości zrealizowania określonych celów oraz doboru właściwych metod w podejmowanych działaniach.
Osoba dokonująca kontroli powinna zastosować następujące kryteria oceny biznesplanu:
- celowość - określenie właściwych środków do osiągnięcia zaplanowanych celów,
- wykonalność - ocena planowanego przedsięwzięcia pod kątem prawdopodobieństwa i możliwości osiągnięcia kolejnych etapów wdrożenia planu w terminie,
- niesprzeczność - sprawdzenie stopnia podporządkowania planów podrzędnych założeniom celów nadrzędnych - strategicznych,
- operatywność - zrozumiałe, przejrzyste i proste przedstawienie założeń, aby umożliwiały sprawne wdrożenie i realizacje planu działań,
- wielowariantowość - przygotowanie trzech scenariuszy (optymistyczny, realistyczny i pesymistyczny),
- szczegółowość - im dłuższy horyzont czasowy planowania tym mniejsza dokładność danych prognostycznych,
- zupełność - opisy i analizy zawarte w planie muszą zostać opisane w sposób wyczerpujący, niebudzący wątpliwości,
- racjonalność - plan stworzony według ogólnie przyjętych norm i standardów.
Najczęstsze błędy popełniane przy sporządzaniu biznesplanu
Wśród błędów popełnianych najczęściej przez osoby sporządzające biznesplan można wymienić przede wszystkim brak przejrzystości w jego strukturze, co może sprawiać problemy z odczytywaniem najistotniejszych informacji przez adresata dokumentu. Kłopotliwa może być także nadmiernie obszerna treść, ponieważ wśród dużej ilości zbędnych danych czytelnik może nie odnaleźć informacji dla niego istotnych.
Niedopuszczalnymi błędami, które praktycznie dyskwalifikują sporządzony biznesplan są wewnętrzne sprzeczności, brak logiki w przedstawianych analizach oraz założeniach. Szkodliwe mogą być także zbyt subiektywne spostrzeżenia, które są często przejawem indywidualnych oczekiwań przedsiębiorcy, a nie odzwierciedleniem rzeczywistego stanu rzeczy.
Kiedy biznesplan można uznać za prawidłowy?
Kontrola wykonania biznesplanu jest konieczna po to, aby sprawdzić czy jest prawidłowy. Aby go za takiego uznać musi spełniać poszczególne wytyczne:
- przedsięwzięcie opiera się na solidnych podstawach, potwierdzonych danymi rzeczywistymi wynikającymi z przeprowadzonych analiz,
- jest prosty w zrozumieniu oraz zawiera przekonujące czytelnika zaprezentowanie podstawowych założeń biznesowych danego przedsięwzięcia,
- wynikająca z poczynionych założeń prognoza finansowa obejmuje najistotniejsze elementy mające wpływ na powodzenie danego przedsięwzięcia,
- prognozy finansowe i ekonomiczne prezentują sensowne dane, czyli wysokość generowanego zysku, utrzymanie płynności finansowej oraz analizę rentowności, które ukazują ogólną opłacalność przedsięwzięcia,
- zawiera szeroki horyzont planowania przedstawiającego rozwój przedsiębiorstwa w przyszłości.
Uwagi końcowe
Biznesplan jest podstawowym narzędziem służącym do pozyskania środków na rozpoczęcie lub rozwinięcie działalności gospodarczej. Sporządzając zatem plan działań w osiąganiu zamierzonych celów przedsiębiorca musi przekonać potencjalnych inwestorów, że dane przedsięwzięcie jest warte uwagi. Uzyska to tylko dzięki solidnym obliczeniom i analizom rynku, w którym zamierza działać w przyszłości. Biznesplan nie musi być tylko rzetelnie wykonany, ale powinien także wzbudzać zaufanie do osoby, która będzie odpowiedzialna za jego realizację. Inwestor powinien wiedzieć, że pieniądze, które przeznaczy na dane przedsięwzięcie są tego warte, dlatego kontrola wykonania biznesplanu jest niezwykle ważna. Powyższy efekt osiągnąć można przy jasno ustalonej strategii przedsiębiorstwa, zgodnie z którą będzie ono dążyło do realizacji jasno sformułowanych celów.
Zgodnie z powyższym, aby sporządzić biznesplan godny uwagi poważnych inwestorów, przedsiębiorca musi włożyć wiele wysiłku zarówno przed, jak i w trakcie jego przygotowywania. Wszelkie argumenty powinny być zrozumiałe oraz ukazywać daną inwestycję jako opłacalną, ale w ujęciu realnym do osiągnięcia.
