Jak założyć sklep - praktyczne wskazówki

Prowadzenie sklepu co do zasady nie wiąże się z posiadaniem odpowiednich kwalifikacji lub doświadczenia, aczkolwiek w zależności od rodzaju sprzedaży, na właściciela sklepu mogą zostać narzucone dodatkowe obowiązki. Z artykułu dowiesz się, jak założyć sklep.

Jak założyć sklep? Wstępne wymagania związane z rodzajem sprzedaży

Sprzedaż alkoholu

Sprzedaż alkoholu w sklepie zobowiązuje do uzyskania odpowiedniego zezwolenia. Na mocy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wydawane są trzy odmienne zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych:

• do 4,5% zawartości alkoholu oraz na piwo,

• powyżej 4,5% do 18% zawartości alkoholu (z wyjątkiem piwa),

• powyżej 18% zawartości alkoholu.

W przypadku sprzedaży napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży zezwolenie wydaje się na określony czas nie krótszy niż 2 lata. Wydawane jest przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta właściwego ze względu na lokalizację punktu sprzedaży. Uzyskanie zezwolenia na sprzedaż alkoholu jest płatne, jeżeli opłata nie zostanie uiszczona trzeba liczyć się z cofnięciem zezwolenia na sprzedaż.

Sprzedaż broni

O tym jak założyć sklep z bronią i jakich formalności należy dopełnić określają z góry przepisy. Co nie podlega wątpliwości, bowiem sprzedaż broni wymaga posiadania koncesji. Wniosek o jej wydanie składa się do organu koncesyjnego, wykaz wszystkich instytucji zajmujących się wydawaniem koncesji znajduje się w obwieszczeniu Ministra Rozwoju z dnia 14 marca 2016 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie instytucji wydających opinie o możliwości spełnienia warunków technicznych i organizacyjnych podczas wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym.

Koncesja to nie jedyny obowiązek przy obrocie bronią, właściciel sklepu musi spełnić szereg innych warunków, jak posiadanie odpowiedniego zaświadczenia z konkretnych instytucji, orzeczenia lekarskiego i psychologicznego czy dokumentu potwierdzającego przygotowanie do zawodu.

Sprzedaż żywności

Sprzedawana żywność powinna być odpowiednio etykietowana. Etykiety, wyraźne, czytelne i widoczne, powinny zawierać dane dotyczące składu, zastosowanych dodatków lub składników zastępczych, ewentualnej zawartości alergenów. Etykieta mięs i olejów lub tłuszczów powinna informować o pochodzeniu produktów. Od 13 grudnia 2016 r. na etykietach obowiązkowo powinny znaleźć się wartości odżywcze (kaloryczność).

Sprzedaż odzieży używanej

Przed dopuszczeniem do sprzedaży odzież używana powinna być zdezynfekowana, wymagane jest również jej posortowanie. Dezynfekcja powinna zostać potwierdzona stosownych świadectwem w miejscu nabycia odzieży.

Dopuszczalne formy prowadzenia sklepu

Sklep można prowadzić w każdej formie działalności, wyjątek stanowi spółka partnerska, która przeznaczona jest dla osób świadczących usługi jako tzw. wolny zawód.

Formalności związane z założeniem sklepu to złożenie odpowiednich formularzy m. in. w urzędzie miasta lub gminy albo KRS - w zależności od formy działalności, ZUS i urzędzie skarbowym. Po ich dostarczeniu można być już właścicielem swojego własnego sklepu.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza oznacza, że działalność prowadzona jest samodzielnie (jeden właściciel). Nie oznacza to jednak, że właściciel sklepu nie może zatrudniać pracowników - może robić to dowolnie na podstawie umowy o pracę czy umów cywilnoprawnych. Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się za pomocą formularza CEIDG-1.

Spółka cywilna

Umowę spółki cywilnej sporządza się w formie papierowej - spisują ją minimum dwie osoby fizyczne lub prawne. Fakt istnienia spółki każdy wspólnik zgłasza osobno w CEIDG.

Formularz CEIDG-1 składa się w urzędzie miasta lub gminy:

• osobiście,

• elektronicznie, wykorzystując bezpieczny podpis kwalifikowany,

• elektronicznie bez bezpiecznego podpisu kwalifikowanego przez profil zaufany ePUAP,

• listem poleconym (podpis poświadczony notarialnie).

Złożenie wniosku wiąże się z wpisem do centralnej ewidencji działalności gospodarczej, który jest jednoznaczny z uzyskaniem NIP oraz numeru REGON. Uzyskanie takiego wpisu jest bezpłatne.

Spółka handlowa

Spółki handlowe regulowane są przez przepisy kodeksu spółek handlowych i są to:

• spółki jawne,

• spółki komandytowe,

• spółki komandytowo-akcyjne,

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

• spółki akcyjne.

Decydując się więc na działalność w jednej z tych form, składa się wniosek o wpis do rejestru KRS.

Określenie PKD dla sklepu

O tym jak założyć sklep i wybrać PKD dla działalności, zależy od zakresu handlu, którym ma się zajmować, do wyboru jest przede wszystkim:

• 4778Z. Sprzedaż detaliczna pozostałych nowych wyrobów prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach,

• 4711Z. Sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach z przewagą żywności, napojów i wyrobów tytoniowych,

• 4719Z. Pozostała sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach,

• 4726Z. Sprzedaż detaliczna wyrobów tytoniowych prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach.

Najlepsza forma opodatkowania dla sklepu

Otwierając sklep, przedsiębiorca ma do wyboru następujące formy opodatkowania:

• zasady ogólne,

• podatek liniowy,

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,

• kartę podatkową.

Przy wyborze formy opodatkowania warto oszacować planowany przychód oraz wysokość ponoszonych kosztów:

• zasady ogólne

Opodatkowanie na zasadach ogólnych to podstawowa forma opodatkowania dochodu, zgodnie z którą podatek obliczany jest według skali podatkowej. Wyróżnia się tutaj dwie stawki podatkowe: 17% i 32%. Ta forma opodatkowania uwzględnia kwotę wolną od podatku, co więcej umożliwia korzystanie z ulg podatkowych oraz wspólne rozliczenie z małżonkiem. Skala podatkowa korzystna jest dla osób, których dochód roczny nie przekroczy 85.528 zł, a także tych, którzy posiadają rodzinę. W momencie bowiem przekroczenia I progu podatkowego tj. 85.528 zł, nadwyżka przychodów zostaje opodatkowana stawką 32%.

• podatek liniowy

Podatek liniowy to stała stawka podatku - 19 % niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu. W skrócie można stwierdzić, że jest to idealna forma opodatkowania dla “bogatych singli”, ponieważ wyklucza korzystanie z większości ulg podatkowych oraz wspólne rozliczenie. Natomiast, aby jego stosowanie było korzystne uważa się, że dochód powinien wynosić ok. 100.000 zł rocznie.

• ryczałt

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to specyficzna forma opodatkowania, w przypadku której podatek liczony jest od osiągniętego przychodu, a koszty podatkowe w ogóle nie są odliczane. Swego rodzaju rekompensatą są stosunkowo niskie stawki ryczałtu - 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 17% oraz 20% w zależności od rodzaju wykonywanej działalności gospodarczej. Stawka ryczałtu przy prowadzeniu sprzedaży handlowej wynosi 3,0 %. Co do zasady więc jest to odpowiednia forma opodatkowania, dla przedsiębiorców osiągających stosunkowo niskie koszty uzyskania przychodów.

• karta podatkowa

Karta podatkowa to zryczałtowana forma opodatkowania. Wartość wpłacanego podatku jest stała i nie odzwierciedla w żaden sposób osiąganych przez podmiot przychodów. Nie wszyscy przedsiębiorcy jednak mogą wybrać tę formę opodatkowania, a jedynie Ci, którzy prowadzą rodzaj działalności określony w art. 23 ust. 1 Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Sklep z VAT czy bez VAT?

Prowadzenie sklepu wiąże się opodatkowaniem transakcji podatkiem VAT. Przedsiębiorca może jednak skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT pod warunkiem, że w roku podatkowym nie przekroczy 200.000 zł limitu obrotu, a rodzaj sprzedaży, który dokonuje nie jest ustawowo wykluczony ze zwolnienia.

Przyszły przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego, musi pilnować wskazanego limitu obrotów w ciągu roku. Jego przekroczenie będzie się wiązać z koniecznością zarejestrowania jako czynnego podatnika podatku VAT.

O tym czy warto być podatnikiem VAT decyduje charakter prowadzonej działalności, ponoszone wydatki i uzyskiwane przychody. Co do zasady bycie czynnym podatnikiem VAT może okazać się korzystne dla podatników, którzy:

• sprzedają towar na rzecz czynnych podatników VAT (wówczas będą mogli obniżyć wartość sprzedaży o kwotę podatku VAT, której nie będzie już konieczności naliczania i odprowadzania do urzędu skarbowego),
• dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych,
• sprzedają towar opodatkowany stawką niższą niż 23% (wystąpi wówczas nadwyżka podatku naliczonego nad należnym).

W przypadku, gdy przedsiębiorca będzie zarejestrował się do VAT (z wyboru lub z konieczności), musi złożyć wniosek VAT-R do właściwego urzędu skarbowego. Od początku 2015 roku nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia rejestracji (a w rezultacie zapłaty 170 zł). Bardzo ważne jest, aby zaznaczyć w składanej deklaracji:

• kwadrat w części C1 poz. 33 - jeżeli przedsiębiorca zrezygnował ze zwolnienia,
• kwadrat w części C1 poz. 35 - jeżeli przedsiębiorca utracił prawo do zwolnienia

i ma być czynnym podatnikiem.

Prowadzenie sklepu a kasa fiskalna

Dokonując sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, przepisy nakładają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Jednak podobnie jak w przypadku podatku VAT, przedsiębiorca ma prawo skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeżeli nie przekroczył ustalonego limitu obrotu, a rodzaj produktów nie jest wymieniony w katalogu towarów, które bezwzględnie powinny być nabijane na kasę. Obrót umożliwiający skorzystanie ze zwolnienia z kasy nie może przekroczyć 20.000 zł.

Należy jednak wziąć pod uwagę, że każda sprzedaż, nawet jednorazowa, towaru wykluczonego ze zwolnienia podmiotowego, musi zostać ujęta na kasie fiskalnej, co powoduje konieczność natychmiastowego zgłoszenia kasy fiskalnej. Warto więc od początku rozważyć zakup kasy w przypadku założenia sklepu, po spełnieniu pewnych warunków przedsiębiorca ma prawo skorzystać z ulgi z tytułu jej zakupu.

Zwolnienie z kasy fiskalnej nie oznacza jednak, ze właściciel sklepu jest całkowicie zwolniony z obowiązku dokumentowania sprzedaży. Konieczna jest wówczas ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, w której każdorazowo należy zapisywać transakcje na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych.

Składki ZUS dla sklepu

W przeciągu 7 dni od założenia sklepu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorca powinien złożyć formularz:

• ZUS ZUA - jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu (prowadzenie sklepu to jedyny tytuł do ubezpieczeń),

• ZUS ZZA - jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (no. gdy pracuje na etacie, gdzie osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne).

Formularze te są składane w celu zgłoszenia osoby do ubezpieczeń i mogą być złożone razem z wnioskiem o wpis do CEIDG.

Osoby fizyczne podejmujące działalność gospodarczą po raz pierwszy lub po raz kolejny po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia zawieszenia lub jej zakończenia, mogą skorzystać z tzw. ulgi na start. Przedsiębiorcy spełniający powyższe wymogi nie będą podlegać obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu przez okres 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej. Natomiast po zakończeniu tego okresu przedsiębiorca może opłacać preferencyjne składki ZUS, dzięki czemu przez 2 lata będzie uiszczał na konto ZUS pomniejszone składki społeczne. W tym czasie nie ma też obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy.

Efektywne zarządzanie sklepem

Rozwój sklepu, tak jak i innych początkujących biznesów następuje krok po kroku. Na początku istnienia firmy właściciele zazwyczaj samodzielnie zarządzają i organizują obsługę sklepu. W drodze rozwoju biznesu, gdy klientów przybywa a ilość zamówień wzrasta - wielu decyduje się na korzystanie z programów ułatwiających zarządzanie firmą.

Co oferują takie programy?

• zarządzanie dokumentacją

• sprawnie funkcjonujący magazyn

• integracja w marketplace

• szybkość i łatwość płatności

Zarządzanie obiegiem dokumentów

Właściciel firmy, który chce usprawnić pracę związaną z jej zarządzaniem powinien przeprowadzić research dostępnych na rynku programów ułatwiających pracę przedsiębiorcy. Jednym z nich jest znany na rynku system wFirma.pl. Dla tych osób,  którzy cenią sobie wygodę, a jednocześnie chcą mieć kontrolę nad swoją firmą, a w szczególności nad jej sytuacją finansową, idealnym rozwiązaniem jest funkcja wFirmy.pl - e-księgowość.

Przedsiębiorca korzystający z programu wfirma, zyskuje m.in:

• system CRM z funkcją terminarza do sprawnego zarządzania pracą w firmie i relacjami z kontrahentami,

• program do fakturowania,

• moduł magazynowy,

• integrację z e-bankowością,

• integrację z e-ZUS i Ministerstwem Finansów - co umożliwia bezpośrednią wysyłkę e-deklaracji i raportów JPK,

• opcję wprowadzania środków trwałych i automatyczną ich amortyzację,

• możliwość rozliczania pracowników i prowadzenia ewidencji ich czasu pracy.

Ponadto atutem programu wfirma jest wsparcie ze strony specjalistów z dziedziny prawa podatkowego, gospodarczego, prawa pracy i ubezpieczeń. Kontakt użytkowników ze specjalistami odbywa się za pomocą wbudowanego wewnętrznego komunikatora, który umożliwia wysyłanie zapytań dotyczących obsługi systemu w każdym momencie.

Konto firmowe dla sklepu

Nie zawsze przedsiębiorca ma obowiązek posiadania konta firmowego lub bankowego. Konto bankowe jest konieczne, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 zł (lub w przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca). Przed założeniem konta warto zwrócić uwagę na sposób dokonywania przelewów - czy jest to transakcja darmowa czy nie. Prowadząc działalność, mogą być one dokonywane bardzo często, a każdorazowe płacenie za przelew może się okazać po prostu nieopłacalne. Pod uwagę należy też wziąć pozostałe opłaty związane z prowadzeniem konta. Alternatywą w przypadku osób fizycznych zakładających działalność gospodarczą może okazać się wykorzystywanie prywatnego rachunku bankowego także w celach firmowych.

Jakie warunki lokalowe dla sklepu?

Przedsiębiorca może otworzyć sklep w budynku/lokalu mieszkalnym, którego jest właścicielem lub wynająć lokal czy budynek na cele działalności.

Decydując się na prowadzenie działalności w lokalu czy budynku mieszkalnym, należy mieć na uwadze, że jeśli nastąpi zmiana użytkowania lokalu, działalność w mieszkaniu może skutkować wyższym podatkiem od nieruchomości. Wykorzystywanie części własnego mieszkania w celach firmowych oraz korzystanie z przywilejów, jakie mogą się z tym wiązać (np. część opłat eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu) zobowiązuje do poinformowania o tym fakcie urzędu gminy lub miasta oraz naliczeniem wyższej stawki podatku od nieruchomości.

W przypadku wynajętego budynku/lokalu właściciel powinien wiedzieć o prowadzonej w nim działalności, skutkuje to wyższym podatkiem od nieruchomości, który obowiązkowo uiszcza on sam. Należy też zweryfikować, czy w budynku/lokalu w ogóle można prowadzić sklep. Właściciel powinien przedstawić odpowiednie dokumenty, które to potwierdzą. Jeżeli przedsiębiorca - najemca, zamierza przystosować wynajmowany budynek/lokal dla swoich potrzeb (np. dokonując przebudowy bądź zmiany sposobu użytkowania), musi uzyskać zgodę właściciela.

Lokal, w którym przedsiębiorca planuje prowadzić sklep spożywczy powinien zostać zatwierdzony przez Państwową Inspekcję Sanitarną. Przed rozpoczęciem działalności konieczne jest złożenie wniosku o zatwierdzenie do jednostki właściwej ze względu na siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności.

Niezależnie od zatwierdzania każdy zakład wprowadzający do obrotu żywność wymaga wpisania do rejestru zakładów. Do 14 dni przed otwarciem sklepu przyszły przedsiębiorca powinien złożyć wniosek do Państwowej Inspekcji Sanitarnej właściwej ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Wpis do rejestru jest konieczny ze względu na to, że w trakcie działalności sklep musi być poddawany kontroli sanepidu.

RODO w sklepie

Rozporządzenie RODO nakazuje, aby - gdy prowadzenie danej działalności wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych - ich przetwarzanie było legalne, czyli oparte na przesłankach wskazanych w art.6 Rozporządzenia. Ponadto, przetwarzanie danych osobowych musi mieć stosowne zabezpieczenia, tak aby uniknąć ryzyka ich wycieku i chroniły prywatność danych osób.

Jeżeli chodzi o RODO w sklepie - to inaczej ono będzie wyglądać w małym sklepie spożywczym, a inaczej w sieciach. Małe sklepy spożywcze nie przetwarzają danych osobowych, za wyjątkiem pracowników. Jednak takie przetwarzanie jest oparte o przesłankę z RODO, jaką jest niezbędność do wykonywania umów (umowy pracy), czy wypełnianie obowiązków prawnych (rozliczenia i świadczenia). 

Jeśli chodzi o większe sklepy, które mogą przetwarzać dane większej kategorii osób - oprócz powyższych przesłanek do zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych, może być również wymagana zgoda danej osoby.

W obu przypadkach natomiast, przedsiębiorca zobowiązany jest do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe.

Marketing sklepu

Skuteczna strategia marketingowa jest kluczem do sukcesu prowadzonej działalności. Punktem wyjścia jest utworzenie marki przedsiębiorstwa nazywane brandingiem.

Podstawą promowania sklepu jest reklama w sieci, zwłaszcza na portalach służących do prezentacji ofert firm. Dobrze na początku funkcjonowania biznesu korzystać z darmowych portali, a budżet przeznaczony na marketing zainwestować np. w stronę internetową. Jednym z lepszych, darmowych portali, gdzie możliwe jest m.in. umieszczenie wizytówki firmy wraz z opisem działalności oraz prowadzenie bloga firmowego jest Taelo.pl.

Przedsiębiorcy planujący sprzedaż różnego rodzaju produktów, np. odzieży powinni przede wszystkim zainwestować w dobrą stronę internetową wraz z pozycjonowaniem, która będzie stanowić nie tylko wizytówkę firmy, ale także umożliwi przeglądanie pełnej oferty sprzedawanych produktów. Dobrym rozwiązaniem jest też umieszczenie wizytówek sklepu czy reklam na różnych portalach, które to umożliwiają, przykładowo w postaci reklam PPC (Adwords, Adsense itd.).

Nie wolno również zapomnieć o profesjonalnej obsłudze klientów. Nie chodzi tutaj jedynie o sklepy odzieżowe, ale też o spożywcze - odpowiednia obsługa klienta to połowa sukcesu.Tym sposobem sklep wyrobi sobie stałych klientów i wielce prawdopodobne, że ich pozytywna opinia przyprowadzi kolejnych.