Przedsiębiorcy będący jednocześnie pracodawcami ponoszą szereg wydatków na zakup usług zaspokajających potrzeby osób zatrudnionych. Z punktu widzenia przedsiębiorcy mającego status podatnika czynnego pojawia się istotne pytanie, czy w takich sytuacjach przysługuje mu odliczenie podatku naliczonego od poniesionych kosztów.
Odliczenie podatku naliczonego VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Z powyższej normy wynika, że warunkiem odliczenia jest, aby zakup został dokonany w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej. Musi zatem wystąpić związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.
O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Bezpośrednio wiążą się więc z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.
Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa – mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.
O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu. Najczęściej do wydatków mających pośredni wpływ na wykonywanie czynności opodatkowanych zalicza się koszty reprezentacji i reklamy, wydatki związane z udziałem w targach, konferencjach, koszty doradztwa podatkowego itp.
Nie każdy zakup usług dla pracowników daje prawo do odliczenia VAT
Jak wskazaliśmy, aby można było określić, że dane zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. Natomiast z zakresu prawa do odliczenia wyłączone są te wydatki, które zaspokajają wyłącznie prywatne potrzeby osobiste pracowników.
W tym miejscu trzeba zauważyć, że przepisy ustawy nie definiują pojęcia „potrzeb osobistych”. Zgodnie ze znaczeniem językowym należy uznać, że potrzebami „osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją.
Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy oraz których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do których zaspokajania pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np. przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.
Obszerne wyjaśnienia na temat możliwości odliczenia podatku naliczonego zawarte są w treści indywidualnej interpretacji Dyrektora KIS z 17 maja 2024 roku (nr 0112-KDIL1-1.4012.71.2024.2.AR).
W piśmie tym czytamy, że przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach dokumentujących wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych oraz usługi cateringowej z przeznaczeniem na narady pracownicze oraz spotkania z kontrahentami, które odbywają się w siedzibie spółki. W ocenie Dyrektora KIS zużycie wszystkich tych artykułów ma związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, ponieważ przez wpływ na ogólne funkcjonowanie spółki jako całości przyczynia się do generowania przez nią obrotu. Artykuły spożywcze podawane w trakcie spotkań z pracownikami oraz kontrahentami wykazują związek z prowadzoną działalnością, ponieważ odbywają się w celu omówienia spraw biznesowych oraz spraw bieżących czy planów rozwojowych spółki oraz prowadzą do korzyści o charakterze ekonomicznym, co przyczynia się do zwiększenia obrotów. W tym przypadku niewątpliwie istnieje pośredni związek z wykonywaną przez spółkę działalnością gospodarczą.
Podobnie też możliwe jest odliczenie podatku naliczonego wykazanego w fakturach dokumentujących wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych związanych z organizacją grilli, spotkań wigilijnych (catering dla pracowników oraz innych typowych potraw wigilijnych) oraz okolicznościowych, w których biorą/będą brali udział pracownicy spółki.
Ww. spotkania i poczęstunki mają charakter motywacyjno-integracyjny, tj. mają na celu poprawę atmosfery pracy oraz integrację pracowników. W efekcie przekłada się to na zwiększenie wydajności pracowników i ich efektywności pracy, tym samym wpływa na zwiększenie sprzedaży opodatkowanej spółki.
Wskazane wydatki mają pośredni związek z wykonywaną działalnością gospodarczą przez wpływ na ogólne funkcjonowanie spółki jako całości – budowanie pozytywnego wizerunku oraz renomy, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji do wykonywania obowiązków pracowniczych – są związane ze sprzedażą opodatkowaną.
We wskazanej interpretacji Dyrektor KIS odniósł się ponadto do tematyki odliczania podatku naliczonego od wydatku na zakup wieńców na pogrzeby pracowników, byłych pracowników oraz ich najbliższej rodziny.
W ocenie Dyrektora KIS w takim przypadku nie występuje zarówno związek bezpośredni, jak i pośredni z działalnością spółki, ponieważ bezpośrednim celem nabycia wieńców na pogrzeby pracowników, byłych pracowników oraz ich najbliższej rodziny jest okazanie szacunku zmarłej osobie oraz współczucia najbliższym z powodu straty członka rodziny. Zatem intencją spółki już w momencie dokonywania wspomnianych zakupów jest ich wykorzystanie do wykonywania czynności niepodlegających opodatkowaniu, tj. upamiętnienia zmarłych osób poprzez złożenie wieńca na grobie zmarłego.
Tym samym wydatki związane z zakupem wieńców na pogrzeby pracowników, byłych pracowników oraz ich najbliższej rodziny, jakkolwiek wynikające z prowadzonej polityki spółki i dobrego zwyczaju, nie pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Zwyczaj składania wieńców na pogrzebach wskazanych osób niewątpliwie poprawia wizerunek firmy, jednakże realizacja powszechnych zwyczajów związanych ze śmiercią nie przyczynia się do zwiększenia obrotów. Stanowi jedynie o stosowaniu się do pewnych ustalonych norm obowiązujących w całym społeczeństwie, a nie odnoszących się do realizacji celów gospodarczych.
W opinii Dyrektora KIS, z uwagi na brak związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych, spółce nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków poniesionych na zakup wieńców na pogrzeby pracowników, byłych pracowników oraz ich najbliższej rodziny.
Reasumując, wydatki na usługi zakupione dla pracowników mogą mieścić się w kategorii wydatków o pośrednim związku z opodatkowaną działalnością gospodarczą. Jednocześnie z kręgu wydatków uzasadniających odliczenie podatku naliczonego należy wyłączyć wydatki zaspokajające wyłącznie osobiste potrzeby pracowników.
Polecamy:
