Poradnik Przedsiębiorcy

Wszystko o zaświadczeniu ZUS Z-3 - wypełnianie krok po kroku

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy do ustalenia i obliczenia wysokości zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń wypłacanych przez ZUS (zasiłek macierzyński czy opiekuńczy) dla pracownika. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek (pracodawcy), o ubezpieczonym (pracowniku), jak i o uzyskanym przez niego wynagrodzeniu.

Zaświadczenie ZUS Z-3

W zaświadczeniu ZUS Z-3 powinny znaleźć się następujące, poprawnie uzupełnione dane:

  • dane ewidencyjne płatnika składek zgodne z ZUS ZPA lub ZUS ZFA;

  • dane ewidencyjne pracownika zgodne z ZUS ZUA;

  • okres ubezpieczenia;

  • okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do wypłaty zasiłku chorobowego, w tym także informacje na temat niezdolności do pracy wynikłej z wypadku przy pracy, miały miejsce w drodze do pracy lub z pracy;

  • informacja o ZUS ZLA, jeśli jest dołączona do ZUS Z-3;

  • liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy;

  • informacje na temat zawartych umów cywilnych;

  • wszelkie inne informacje mogące wpływać na prawo do świadczeń.

Dla kogo zaświadczenie ZUS Z-3?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Za pozostałych ubezpieczonych sporządza się zaświadczenia ZUS Z-3a lub ZUS Z-3b. Zaświadczenie ZUS Z-3a sporządza się za:

  • członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych;

  • osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (zgodnie z Kodeksem cywilnym);

  • osoby wykonujące pracę nakładczą,

  • osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności albo tymczasowego zawieszenia;

  • posłów lub senatorów pobierających uposażenie;

  • osoby pobierające stypendium sportowe;

  • słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej pobierających stypendium;

  • osoby odbywające służbę zastępczą;

  • funkcjonariuszy celnych;

  • osoby sprawujące opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 (ustawa z dnia 4 lutego 2011 r.);

  • osoby pobierające stypendium w okresie odbywania stażu, szkolenia lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy albo przygotowania dorosłych, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy lub inny podmiot kierujący, albo osoby pobierające stypendium w okresie odbywania studiów podyplomowych.

Zaświadczenie ZUS Z-3b sporządza się dla:

  • osób wykonujących pozarolniczą działalność gospodarczą,

  • osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,

  • duchownych.

ZUS Z-3 – kto sporządza i składa zaświadczenie?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek (pracodawców), którzy nie są płatnikami zasiłków (czyli zatrudniają mniej niż 20 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. Należy pamiętać, że niepoprawnie wypełnione zaświadczenie ZUS Z-3 może spowodować opóźnienie procedur, niewłaściwego obliczenia podstawy wymiaru zasiłku i innych komplikacji, w konsekwencji do opóźnienia wypłaty samego zasiłku. Złożenie zaświadczenia ZUS Z-3 we właściwym Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych należy do obowiązków płatnika (pracodawcy). W sytuacji, gdy zaświadczenie jest składane za pracownika, który nie pozostaje już w stosunku pracy z pracodawcą, zaświadczenie składa się do oddziału ZUS zgodnego z miejscem zamieszkania byłego pracownika.

Wypełnianie ZUS Z-3 krok po kroku

Rubryka Dane płatnika składek - tu płatnik składek uzupełnia informacje takie jak NIP, REGON oraz PESEL. Pole z serią i numerem dowodu osobistego można pozostawić puste. W następnej rubryce należy uzupełnić dane adresowe płatnika składek.

Rubryka Dane osoby ubezpieczonej, w której uzupełnia dane personalne pracownika - imię i nazwisko, PESEL lub serię i numer dowodu osobistego oraz dane adresowe.

Po uzupełnieniu danych płatnik zaznacza w sekcji Pracownik występuje o uzupełnia o jaki rodzaj zasiłku występuje pracownik oraz za jaki okres. Podaje się tu także informacje na temat numeru i serii zwolnienia.

Kolejnym krokiem jest wpisanie w sekcji Informacje o pracowniku danych o zatrudnieniu - obecnym i poprzedzającym.

W pkt 1. należy podać datę rozpoczęcia obecnego zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy. Jeśli umowa o pracę zawarta jest na czas określony, podaje się również ustaloną datę ustania stosunku pracy. W przypadku umowy na czas nieokreślony można wpisać tę uwagę w polu przeznaczonym na datę zakończenia.

Pkt 2 to znaczenie czy pracownik pracuje na podstawie umowy o pracę tymczasową, zaś pkt 3 – czy wykonuje pracę za granicą.

Pkt 4 - wypłaty zasiłku z tytułu wypadku przy pracy albo wypadku w drodze do pracy lub z pracy ZUS dokonuje po uprzednim uznaniu zdarzenia za taki wypadek; należy pamiętać o dostarczaniu wszelkich zaświadczeń lekarskich dokumentujących chorobę zawodową lub zaistnienie wypadku w (drodze do/z) pracy.

W pkt 5. należy zaznaczyć właściwy kwadrat i ewentualnie wpisać okres, jeżeli w okresie niezdolności do pracy pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, przebywa w areszcie lub odbywa karę pozbawienia wolności.

Pkt 6 wypełnia się jeżeli pracownik występuje o urlop zasiłek macierzyński. Wybiera się rodzaj urlopu oraz wpisuje jego okres i datę wniosku.

Jeżeli w czasie urlopu rodzicielskiego pracownik wykonuje pracę u swojego pracodawcy, wówczas w pkt 7. wypełnia okres oraz wymiar czasu pracy.

W części Informacje o wypłaconych świadczeniach uzupełnia się informacje o wypłaconych świadczeniach, w pkt 1. o wypłaconym  wynagrodzeniu chorobowym w danym roku, ale także w sytuacji, gdy w poprzednim roku kalendarzowym wypłacono wynagrodzenie chorobowe za okres wliczany do jednego okresu zasiłkowego. W pkt 2. i 3. należy uzupełnić dane informujące o tym, jakie zasiłki wypłacił płatnik składek. W przypadku zasiłku macierzyńskiego konieczne jest podanie stawki procentowej wypłaconego zasiłku.

Pozostałe informacje to część, w której wpisuje się liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku.

Wyjaśnienie ewentualnych niejasności sekcji Informacje o składnikach wynagrodzenia i punktów 1-5 znajduje się w pouczeniu do ZUS Z-3. Druk zaświadczenia zawiera stosowne tabele do umieszczania poszczególnych składników wynagrodzenia w zależności od okresu, za jaki przysługują - miesięczne (pkt 1.), kwartalne (pkt 2.), roczne (pkt 3.) i inne (pkt 4.). Podawane kwoty składników nie powinny być pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne – pomniejszeń tych dokonuje ZUS. Wynagrodzenia z tytułu urlopu wypoczynkowego traktuje się na równi z wynagrodzeniem za pracę.

W kolejnych częściach można wpisać uwagi oraz numer rachunku pracownika, jeżeli chce, aby zasiłek był mu przekazywany na rachunek bankowy. Na zaświadczeniu podaję się także datę wypełniania oraz potwierdza się je podpisem. Wpisanie na formularzu numeru telefonu ułatwi pracownikom ZUS skontaktowanie się i wyjaśnienie wątpliwości.

Wynagrodzenie miesięczne

W przypadku wypłacania wynagrodzenia za okresy miesięczne (część Informacje o składnikach wynagrodzenia, pkt 1.), w tabeli podaje się okres i liczbę dni przepracowanych przez pracownika oraz obowiązujących do przepracowania w każdym miesiącu, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku. Ujmuje się dni robocze, które zgodnie z harmonogramem pracy pracownik przepracował i miał przepracować.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony od 1 lutego 2019 r. do 19 października 2019 r., na zwolnieniu lekarskim przebywał od 10 do 20 maja. W tabeli 1 wykazane będą miesiące: II, III, IV.

Jeżeli w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających niezdolność do pracy pracownik pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, na skutek czego nie jest ustalana nowa podstawa wymiaru, w pkt. 11. podaje się wynagrodzenie za miesiące poprzedzające poprzednią niezdolność do pracy.

Przykład 2.

Pracownica do 1 do 31 maja 2019 roku przebywała na zwolnieniu lekarskim. 1 czerwca dostarczyła zwolnienie lekarskie na okres 1-13 sierpnia 2019 r. W tabeli 1 wykazane będą miesiące: V,VI,VII,VIII,IX, X, XI, XII [2018], I, II, III, IV [2019].

Wykazywane wynagrodzenie (w stosunku miesięcznym) dzieli się na podstawę oraz premie, nagrody i dodatki, mimo że pracownik nie zachowuje prawa do ich otrzymywania w czasie pobierania zasiłku.

Kolumna 9 w składnikach wynagrodzenia, jeśli nie zachodzą specjalne okoliczności (opisane poniżej), uzupełniana jest stawką 13,71% .

Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie

Jeżeli pracownik przepracował zadeklarowaną lub mniejszą liczbę dni, w kolumnie 6 wpisuje się pełną wartość wynagrodzenia (bez pomniejszeń i odliczeń) w kwocie zapisanej w umowie o pracę lub innym akcie stanowiącym o stosunku pracy. Niezależnie od stosunku dni przepracowanych do zadeklarowanych, wpisana kwota powinna być zgodna ze wskazaną w umowie. Zwiększenie będzie miało miejsce wyłącznie w przypadku wystąpienia urlopu wypoczynkowego.

Jeśli przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia rentowe i emerytalne, należy obliczyć wskaźnik potrąconej pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, stosując wzór [kwota potrąconej składki x 100] [przychód stanowiący  podstawę wymiaru składki], zamieszczony również w pouczeniu do zaświadczenia.

Pracownik otrzymuje zmienne wynagrodzenie

Jeżeli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia pomniejszane proporcjonalnie za czas choroby, należy je wykazać w kolumnie 7 tabeli. Gdy pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, składnik taki należy wykazać w druku ZUS Z-3 w kwocie faktycznie wypłaconej (tj. proporcjonalnie pomniejszonej za czas nieobecności, brutto). Zakład Ubezpieczeń Społecznych przed uwzględnieniem go w podstawie wymiaru zasiłku dokona jego uzupełnienia, jeśli w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy. Jeżeli przepracowane zostały nadgodziny, przekazane premie itp. - wykazuje się je w kolumnie 8. w kwocie faktycznej (brutto).

Wynagrodzenie kwartalne, roczne i inne

W tabelach 2-4 podaje się, oprócz kwartału/roku i kwoty, liczbę dni przepracowanych i zadeklarowanych (zgodnie z umową). Kolumny odpowiedzialne za liczbę dni uzupełnia się tylko wtedy, gdy składniki wynagrodzenia za te okresy pomniejszane są proporcjonalnie. W innych przypadkach kolumny 3-4 pozostawia się puste.