Poradnik Przedsiębiorcy

Wszystko o zaświadczeniu ZUS Z-3 - wypełnianie krok po kroku

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy do ustalenia i obliczenia wysokości zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń wypłacanych przez ZUS (zasiłek macierzyński czy opiekuńczy) dla pracownika. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek (pracodawcy), o ubezpieczonym (pracowniku), jak i o uzyskanym przez pracownika wynagrodzeniu.

Zaświadczenie ZUS Z-3

W zaświadczeniu ZUS Z-3 powinny znaleźć się następujące, poprawnie uzupełnione dane:

  • dane ewidencyjne płatnika składek zgodne z ZUS ZPA lub ZUS ZFA,

  • dane ewidencyjne pracownika zgodne z ZUS ZUA,

  • okres ubezpieczenia,

  • okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do wypłaty zasiłku chorobowego, w tym także informacje na temat niezdolności do pracy wynikłej z wypadku przy pracy, miały miejsce w drodze do pracy lub z pracy,

  • informacja o ZUS ZLA, jeśli jest dołączona do ZUS Z-3,

  • liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,

  • informacje na temat zawartych umów cywilnych,

  • wszelkie inne informacje mogące wpływać na prawo do świadczeń.

Dla kogo zaświadczenie ZUS Z-3?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Za pozostałych ubezpieczonych sporządza się zaświadczenia ZUS Z-3a lub ZUS Z-3b.

Zaświadczenie ZUS Z-3a sporządza się za:

  • członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,

  • osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (zgodnie z Kodeksem cywilnym) lub jako osoba współpracująca,

  • osoby wykonujące pracę nakładczą,

  • osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności albo tymczasowego zawieszenia,

  • posłów lub senatorów pobierających uposażenie,

  • osoby pobierające stypendium sportowe,

  • słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej pobierających stypendium,

  • osoby odbywające służbę zastępczą,

  • funkcjonariuszy celnych,

  • osoby sprawujące opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 (ustawa z dnia 4 lutego 2011 r.),

  • osoby pobierające stypendium w okresie odbywania stażu, szkolenia lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy albo przygotowania dorosłych, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy lub inny podmiot kierujący, albo osoby pobierające stypendium w okresie odbywania studiów podyplomowych.

Zaświadczenie ZUS Z-3b sporządza się dla:

  • osób wykonujących pozarolniczą działalność gospodarczą,

  • osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,

  • duchownych.

ZUS Z-3 kto sporządza i składa zaświadczenie?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek (pracodawców), którzy nie są płatnikami zasiłków (czyli zatrudniają mniej niż 20 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. Należy pamiętać, że niepoprawnie wypełnione zaświadczenie ZUS Z-3 może spowodować opóźnienie procedur, niewłaściwego obliczenia podstawy wymiaru zasiłku i innych komplikacji, w konsekwencji do opóźnienia wypłaty samego zasiłku.

Złożenie zaświadczenia ZUS Z-3 we właściwym Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych należy do obowiązków płatnika (pracodawcy).

W sytuacji, gdy zaświadczenie jest składane za pracownika, który nie pozostaje już w stosunku pracy z pracodawcą, zaświadczenie składa się do oddziału ZUS zgodnego z miejscem zamieszkania byłego pracownika.

Wypełnianie ZUS Z-3 krok po kroku

Rubryka Dane identyfikacyjne Płatnika Składek - tu płatnik składek uzupełnia informacje takie jak NIP, REGON oraz PESEL. Pole z serią i numerem dowodu osobistego można pozostawić puste. W następnej rubryce należy uzupełnić dane adresowe płatnika składek.

Rubryka Dane identyfikacyjne pracownika, w której uzupełnia dane personalne pracownika - imię i nazwisko, PESEL lub serię i numer dowodu osobistego oraz dane adresowe.

Po uzupełnieniu danych płatnik zaznacza, o jaki rodzaj zasiłku występuje pracownik.

Kolejnym krokiem jest wpisanie danych o zatrudnieniu - obecnym i poprzedzającym.

W pkt 1 należy podać datę rozpoczęcia obecnego zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy. Jeśli umowa o pracę zawarta jest na czas określony, podaje się również ustaloną datę ustania stosunku pracy. W przypadku umowy na czas nieokreślony można wpisać tę uwagę w polu przeznaczonym na datę zakończenia.

Pkt 2 uzupełnia się tylko wtedy, gdy podany wcześniej okres ubezpieczenia chorobowego jest krótszy niż 30 dni oraz jeśli nie zachodzą okoliczności uprawniające do ubezpieczenia chorobowego niezależnie od okresu ubezpieczeniowego (wspomniane okoliczności są wyszczególnione w art. 4 ust. 3 rozdziału 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, znajdują się również w pouczeniu do zaświadczenia ZUS Z-3). Okoliczności wyłączające obowiązek wyczekiwania należy udokumentować.

Jeśli okres obecnego zatrudnienia, a więc i ubezpieczenia chorobowego, jest krótszy niż rok, w pkt 3 należy wpisać zatrudnienie poprzedzające obecne. Istotą jest, aby wykazać przynajmniej 12 miesięcy ubezpieczenia chorobowego poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy.

Pkt 4 - Wypłaty zasiłku z tytułu wypadku przy pracy albo wypadku w drodze do pracy lub z pracy ZUS dokonuje po uprzednim uznaniu zdarzenia za taki wypadek; należy pamiętać o dostarczaniu wszelkich zaświadczeń lekarskich dokumentujących chorobę zawodową lub zaistnienie wypadku w (drodze do/z) pracy.

W pkt 5 należy zaznaczyć właściwy kwadrat.

Pkt 6 - Uzupełnia się informacje o wypłaconym wynagrodzeniu w danym roku, ale także  w sytuacji, gdy w poprzednim roku kalendarzowym wypłacono wynagrodzenie chorobowe za okres wliczany do jednego okresu zasiłkowego.

Pkt 7 - Należy uzupełnić dane informujące o tym, jakie zasiłki wypłacił płatnik składek. W przypadku zasiłku macierzyńskiego należy wpisać stawkę procentową wypłaconego zasiłku

Pkt 8 - Ten punkt wypełnia się w przypadku, gdy zaświadczenie lekarskie wystawione jest na druku ZUS ZLA na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 2015 r.

Pkt 9 - W tym punkcie wpisuje się liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku.

Wyjaśnienie ewentualnych niejasności punktów 6-11 znajduje się w pouczeniu do ZUS Z-3.

Druk zaświadczenia zawiera stosowne tabele do umieszczania poszczególnych składników wynagrodzenia w zależności od okresu, za jaki przysługują - miesięczne (pkt 11), kwartalne (pkt 12), roczne (pkt 13) i inne (pkt 14). Podawane kwoty składników nie powinny być pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne - pomniejszeń tych dokonuje ZUS. Wynagrodzenia z tytułu urlopu wypoczynkowego traktuje się na równi z wynagrodzeniem za pracę.

Wynagrodzenie miesięczne

W przypadku wypłacania wynagrodzenia za okresy miesięczne (pkt 11) w tabeli podaje się okres i liczbę dni przepracowanych przez pracownika oraz obowiązujących do przepracowania w każdym miesiącu, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku. Ujmuje się dni robocze, które zgodnie z harmonogramem pracy pracownik przepracował i miał przepracować.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony od 1 lutego 2017 r. do 19 października 2017 r., na zwolnieniu lekarskim przebywał od 10 do 20 maja. W tabeli 11 wykazane będą miesiące: II, III, IV.

Przykład 2.

Pracownica do 15 maja 2017r. przebywała na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. 1 czerwca dostarczyła zwolnienie lekarskie na okres 1-13 sierpnia 2017 r. W tabeli 11 wykazane będą miesiące: V,VI,VII,VIII,IX, X, XI, XII [2016], I, II, III, IV [2017].

Jeżeli w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających niezdolność do pracy pracownik pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, na skutek czego nie jest ustalana nowa podstawa wymiaru, w pkt. 11 podaje się wynagrodzenie za miesiące poprzedzające poprzednią niezdolność do pracy.

Wykazywane wynagrodzenie (w stosunku miesięcznym) dzieli się na podstawę oraz premie, nagrody i dodatki, mimo że pracownik nie zachowuje prawa do ich otrzymywania w czasie pobierania zasiłku.

Kolumna 9 w składnikach wynagrodzenia, jeśli nie zachodzą specjalne okoliczności (opisane poniżej), uzupełniana jest stawką 13,71% .

Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie

Jeżeli pracownik przepracował zadeklarowaną lub mniejszą liczbę dni, w kolumnie 6 wpisuje się pełną wartość wynagrodzenia (bez pomniejszeń i odliczeń) w kwocie zapisanej w umowie o pracę lub innym akcie stanowiącym o stosunku pracy. Niezależnie od stosunku dni przepracowanych do zadeklarowanych, wpisana kwota powinna być zgodna ze wskazaną w umowie. Zwiększenie będzie miało miejsce wyłącznie w przypadku wystąpienia urlopu wypoczynkowego.

Jeśli przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia rentowe i emerytalne, należy obliczyć wskaźnik potrąconej pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, stosując wzór [kwota potrąconej składki x 100] [przychód stanowiący  podstawę wymiaru składki], zamieszczony również w pouczeniu do pkt 12 zaświadczenia.

Pracownik otrzymuje zmienne wynagrodzenie

Jeżeli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia pomniejszane proporcjonalnie za czas choroby, należy je wykazać w kolumnie 7 tabeli. Gdy pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, składnik taki należy wykazać w druku ZUS Z-3 w kwocie faktycznie wypłaconej (tj. proporcjonalnie pomniejszonej za czas nieobecności, brutto). Zakład Ubezpieczeń Społecznych przed uwzględnieniem go w podstawie wymiaru zasiłku dokona jego uzupełnienia, jeśli w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy.

Jeżeli przepracowane zostały nadgodziny, przekazane premie itp. - wykazuje się je w kolumnie 8 w kwocie faktycznej (brutto).

Wynagrodzenie kwartalne, roczne i inne

W tabelach 13-15 podaje się, oprócz kwartału/roku i kwoty, liczbę dni przepracowanych i zadeklarowanych (zgodnie z umową). Kolumny odpowiedzialne za liczbę dni uzupełnia się tylko wtedy, gdy składniki wynagrodzenia za te okresy pomniejszane są proporcjonalnie. W innych przypadkach kolumny 3-4 pozostawia się puste.

Pkt 15 - Składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego tylko do tego terminu.

Do pkt 16 - Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.

Do pkt 17 - Zaświadczenia uzupełnia się w przypadku, gdy pracownik wyraził wolę otrzymywania zasiłku na rachunek bankowy.