Symbol DI w pliku JPK_VAT – kogo dotyczy i kiedy stosować?

Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy wysyłający plik JPK_V7 muszą stosować nowe oznaczenia. Jedną z kluczowych zmian jest wprowadzenie specjalnego kodu dla dowodów innych niż faktura. Wyjaśniamy, kiedy należy stosować symbol DI w pliku JPK_VAT i jakich dokumentów dotyczy to nowe oznaczenie, aby uniknąć błędów w ewidencji VAT.

Plik JPK_VAT – budowa i termin wysyłki

W pierwszej kolejności wskażmy, że plik JPK_VAT to dokument w formacie xml, który składa się z dwóch części: ewidencyjnej oraz deklaracyjnej.

Otóż zgodnie z art. 109 ust. 3 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT): podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3. kontrahentów;
4. dowodów sprzedaży i zakupów.

Zgodnie zaś z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT: podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.

Natomiast w myśl art. 109 ust. 3b ustawy o VAT: podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji. 

Budowa pliku JPK_VAT oraz elementy jego konstrukcyjne zostały wskazane w Rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie). Dokument ten określa szczegółowy zakres danych zawartych w:

• deklaracjach podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1–3 ustawy o VAT,
• ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy.

Symbol DI w pliku JPK_VAT

W treści § 11 ust. 5 rozporządzenia, obowiązującej do 31 stycznia 2026 roku, można było znaleźć informację, że ewidencja powinna zawierać następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

• „RO” – dowód zbiorczy o sprzedaży z kas rejestrujących;
• „WEW” – dowód wewnętrzny;
• „FP” – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy.

Treść tej regulacji uległa zmianie i od 1 lutego 2026 roku brzmi następująco: ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

1. faktur:
2. „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
3. „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,
4. „FP” – faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy;
5. innych dowodów sprzedaży:
6. „DI” – dowód inny niż faktura,
7. „RO” – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,
8. „WEW” – dowód wewnętrzny.

Analizowany symbol DI będzie zatem dotyczył dowodów innych niż faktura, czyli dokumentów nieobjętych oznaczeniami OFF i BFK. Chodzi tutaj o faktury wystawione w trybie offline24, które na dzień przesłania ewidencji nie otrzymały numeru identyfikującego w KSeF lub nie zostały przesłane do tego systemu (pomimo obowiązku przesłania zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT).

Kwestie związane z wystawianiem faktur w trybie offlline24 normuje art. 106nda ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 tego artykułu: podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

Z kolei w art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT wskazano, że: w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Faktura wystawiona w trybie offline24 trafia do nabywcy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 106nda ust. 7 ustawy o VAT: podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

W myśl art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT: za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast według ust. 11 tego artykułu: za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Warto zwrócić uwagę, że art. 106nda ustawy o VAT nie wprowadza żadnych ograniczeń w zakresie wystawiania faktur w trybie offline. Oznacza to, że każdy podatnik zobowiązany do korzystania z KSeF może sporządzić dokument w tym trybie, a następnie przesłać go do systemu w celu nadania numeru identyfikacyjnego.

Przykład 1.

28 lutego 2026 roku (piątek) czynny podatnik VAT wystawił fakturę dokumentującą sprzedaż w trybie offline. Następnie, 1 marca, przekazał plik JPK_VAT za luty do właściwego organu podatkowego.

W jaki sposób należy oznaczyć fakturę wystawioną 28 lutego?

Czynny podatnik VAT ma możliwość wystawienia faktury elektronicznej w trybie offline. Zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT jest on wówczas zobowiązany do niezwłocznego przesłania dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur w celu nadania mu numeru identyfikacyjnego – nie później jednak niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury.

Następnym dniem roboczym po 28 lutego jest 2 marca (poniedziałek). Skoro podatnik przesłał plik JPK_VAT za luty już 1 marca, oznacza to, że w momencie składania deklaracji faktura nie posiadała jeszcze numeru KSeF. W konsekwencji w pliku JPK_VAT podatnik powinien oznaczyć taki dokument symbolem DI.

Warto zatem zauważyć, że faktura wystawiona w trybie offline24 – bez numeru KSeF – nie jest przez ustawodawcę traktowana jako faktura, lecz jako inny dowód sprzedaży. Dopiero w momencie uzyskania tego numeru można mówić o fakturze ustrukturyzowanej.