Jak wyliczyć odsetki od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia?

Niewątpliwą zaletą pozostawania w stosunku pracy w porównaniu do prowadzenia własnego biznesu jest to, że pracownik co miesiąc otrzymuje stałe wynagrodzenie. Nie zawsze jednak firmy terminowo przekazują pracownikom środki, a w takich wypadkach należą się odsetki. Niniejszy artykuł przedstawia zasady wypłaty odsetek od wynagrodzenia, które nie zostało wypłacone terminowo oraz przykłady, jak należy wyliczyć odsetki od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia.

Wynagrodzenie za pracę – podstawowe informacje

Jedną z cech stosunku pracy jest jego odpłatność. Wynagrodzenie za pracę jest obowiązkowym okresowym świadczeniem ze stosunku pracy, którego pracownik może skutecznie się domagać i nie może zrzec się do niego prawa ani przenieść go na inną osobę. 

Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość pracy. Ponadto pracodawca powinien mieć na uwadze, że pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.

Wypłata wynagrodzenia zgodnie z zapisami zawartymi w Kodeksie pracy ma nastąpić co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Ponadto z przepisów tych wynika, że jeżeli wynagrodzenie za pracę płatne jest raz w miesiącu, należy je wypłacać pracownikowi z dołu, czyli po przepracowaniu miesiąca, i niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. 

Składniki wynagrodzenia za pracę za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy. W praktyce pracodawcy najczęściej wypłacają wynagrodzenie 1. lub 10. dnia następnego miesiąca. Gdy jednak dzień ten jest dniem wolnym od pracy, czyli świętem, sobotą bądź niedzielą, wynagrodzenie wypłaca się w dniu je poprzedzającym. Niewypłacenie w terminie wynagrodzenia lub innego świadczenia ze stosunku pracy powoduje konieczność wypłaty przez pracodawcę odsetek.

Przykład 1. 

W jaki dzień pan Krystian otrzyma od pracodawcy wynagrodzenie za październik 2023 roku, gdy pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę 1. dnia każdego miesiąca, a 1 listopada 2023 roku – Święto Wszystkich Świętych to dzień ustawowo wolny od pracy? 

Z uwagi na to, że dzień wypłaty jest dniem ustawowo wolnym od pracy, pracodawca pana Krystiana powinien wypłacić wynagrodzenie za październik 2023 roku najpóźniej 31 października 2023 roku.

Pracodawca co do zasady powinien wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za pracę w formie pieniężnej. Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają, aby częściowe spełnienie tego świadczenia nastąpiło w innej formie niż pieniężna, ale tylko wtedy, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić do wglądu dokumenty, na podstawie których zostało obliczone wynagrodzenie.

Obowiązek terminowej wypłaty wynagrodzenia za pracę

Pracodawca ma obowiązek wypłacać pracownikom wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.

Przykład 2. 

Czy pani Anna, której pracownice wezwały do wypłaty odsetek od zaległego wynagrodzenia za pracę, może uchylić się od tego obowiązku, jeśli nieuregulowanie należności wynikających ze stosunku pracy w terminie wynikało z faktu, że główny kontrahent jej firmy nie opłacił comiesięcznej faktury, z której pokrywano te wydatki ? 

Przywoływane okoliczności nie stanowią usprawiedliwienia w opóźnieniu wypłaty, dlatego też pani Anna będzie musiała wypłacić swoim pracownikom odsetki. Takie sytuacje obciążają przedsiębiorcę i stanowią jego ryzyko gospodarcze. 

Odsetki i ich wyliczenie

Regulacje dotyczące odsetek zawarte zostały w Kodeksie cywilnym, zgodnie z którym odsetki od sumy pieniężnej należą się tylko wtedy, gdy to wynika z czynności prawnej albo z ustawy, z orzeczenia sądu lub z decyzji innego właściwego organu. Jeżeli wysokość odsetek nie jest w inny sposób określona, należą się odsetki ustawowe w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 3,5 punktów procentowych.

Przepisy wskazują maksymalną wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej, których wysokość nie może w stosunku rocznym przekraczać 2-krotności wysokości odsetek ustawowych. Gdyby wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej przekraczała wysokość odsetek maksymalnych, należą się odsetki maksymalne.

Wprowadzone przez strony umowy postanowienia nie mogą wyłączać ani ograniczać przepisów o odsetkach maksymalnych także w razie dokonania wyboru prawa obcego. W takim przypadku stosuje się przepisy ustawy. Wysokość odsetek ustawowych ogłasza Minister Sprawiedliwości w drodze obwieszczenia w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.

Przykład 3. 

Jakie odsetki powinien wypłacić pracodawca pani Sabinie, jeśli wysokość należnego jej świadczenia wynosi 4500 zł brutto za maj 2023 roku płatne do 1. dnia następującego miesiąca, czyli 1 czerwca 2023 roku, a które wypłacone zostało dopiero 5 lipca 2023 roku?

W okresie od 1 czerwca 2023 roku do 5 lipca 2023 roku obowiązywała wysokość ustawowych odsetek wynosząca 12,25% w skali roku. Odsetki należą się od 2 czerwca 2023 roku do 5 lipca 2023 roku, czyli za 34 dni. W związku z tym kwotę 4500 zł należy pomnożyć przez 12,25%, a następnie podzielić przez 365 dni roku, i tak otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni zwłoki w płatności.

4500 zł × 12,25% / 365 = 1,51 zł

1,51 zł × 34 = 51,34 zł

Pani Sabina powinna otrzymać odsetki w wysokości 51,34 zł.

Przykład 4. 

Jakie odsetki powinien wypłacić pracodawca panu Januszowi, jeśli wysokość należnego mu wynagrodzenia wynosi 3600 zł brutto za sierpień 2023 roku płatne do 10. dnia następującego miesiąca, czyli 10 września 2023 roku, a które wypłacone zostało dopiero 30 października 2023 roku? 

W okresie od 10 września 2023 roku do 4 października 2023 roku obowiązywała wysokość ustawowych odsetek wynosząca 11,50% w skali roku, a od 5 października 2023 roku do 30 października wysokość ustawowych odsetek w skali roku wynosiła 11,25%. Odsetki należą się od 10 września 2023 roku do 30 października 2023 roku, czyli za 51 dni. W związku z tym kwotę 3600 zł należy pomnożyć przez odpowiednią stopę odsetek w danym okresie, a następnie podzielić przez 365 dni roku, i tak otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni zwłoki w płatności w danym okresie. Tak otrzymane wyniki cząstkowe należy zsumować i wówczas otrzymana wartość stanowić będzie kwotę odsetek. 

3 600 zł × 11,50% / 365 = 1,13 zł

1,13 zł × 25 = 28,25 zł

oraz 

3 600 zł × 11,25% / 365 = 1,10 zł

1,10 zł × 26 = 28,60 zł, a następnie 

28,25 zł + 28,60 zł = 56,85 zł

Pan Janusz powinien otrzymać odsetki w wysokości 56,85 zł.

Przykład 5. 

Jakie odsetki powinien wypłacić pracodawca pani Grażynie, jeśli wysokość należnego jej wynagrodzenia wynosi 6000 zł brutto za wrzesień 2023 roku płatne do 10. dnia następującego miesiąca, czyli 10 października 2023 roku, a które uregulowane zostało częściowo, kwota 4000 zł brutto została bowiem zlecona do wypłaty pani Grażynie 10 października 2023 roku, a pozostałą kwotę zlecono do wypłaty dopiero 31 października 2023 roku? 

W okresie od 11 do 31 października 2023 roku obowiązywała wysokość ustawowych odsetek wynosząca 11,25% w skali roku. Odsetki należą się od 11 do 31 października 2023, czyli za 20 dni. W związku z tym kwotę 2000 zł, czyli brakującą część wynagrodzenia, należy pomnożyć przez 11,25%, a następnie podzielić przez 365 dni roku i tak otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni zwłoki w płatności.

2000 zł × 11,25% / 365 = 0,61 zł

0,61 zł × 20 = 12,20 zł

Pani Grażyna powinna otrzymać odsetki wynoszące 12,20 zł za niewypłaconą do 10 października 2023 roku część wynagrodzenia w wysokości 2000 zł.

Od jakiej kwoty wyliczać odsetki od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia?

Wskazać należy, że zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 19 września 2002 roku (III PZP 18/02): „Odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

Nieterminowa wypłata wynagrodzenia jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Pracodawcy powinni pamiętać, że w przypadku nieterminowej wypłaty wynagrodzenia za pracę pracownikom poza koniecznością wypłaty odsetek muszą liczyć się z odpowiedzialnością za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. 

Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Odsetki od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia - podsumowanie

Podsumowując, w przypadku opóźnienia w terminowej płatności wynagrodzenia należą się pracownikowi ustawowe odsetki, które są wypłacane na jego wezwanie skierowane wobec pracodawcy. Pracodawca ma ustalić wysokość od wartości wynagrodzenia przed odliczeniami składkowo-podatkowymi.