Pracodawcy mogą zachęcać do podjęcia pracy w ich firmie nie tylko wysokim wynagrodzeniem, ale także wszelkiego rodzaju dodatkami. Wśród nich znajdziemy np. kartę lunchową. Karta lunchowa a podatek, czym dokładnie jest taka karta i czy należy ją opodatkować?
Karta lunchowa a podatek - czym jest karta lunchowa?
Jeśli pracownik wykonuje swoje obowiązki przez co najmniej 6 godzin dziennie, to przysługuje mu prawo do przerwy w wymiarze 15 minut. Przy zatrudnieniu powyżej 9 godzin zatrudniony może skorzystać z kolejnej 15-minutowej przerwy. Pamiętajmy, że taki czas wolny od pracy nie pozbawia pracownika wynagrodzenia (przerwa jest w pełni płatna). W czasie przerwy zatrudnione osoby bardzo często spożywają posiłki – własne lub zakupione w firmowej stołówce albo na mieście. Coraz częstszym dodatkiem do takich przerw obiadowych są specjalne karty lunchowe.
Karta lunchowa jest w rzeczywistości dodatkiem pozapłacowym, o którym decyduje przełożony. Nie istnieją przepisy, które nakładałyby obowiązek stosowania takich kart we wszystkich zakładach pracy, choć niewątpliwie taki benefit jest bardzo doceniany przez zatrudnionych. Zasada działania karty jest bardzo prosta – pracodawca wybiera dostawcę kart, zamawia ich odpowiednią liczbę (zgodnie z prośbą swoich pracowników) i wybiera abonament, który będzie najkorzystniejszy dla danego przedsiębiorstwa. Następnie karty są zasilane przez pracodawcę odpowiednimi kwotami, które można następnie wykorzystać przy zamawianiu posiłków w wybranych restauracjach, barach, kantynach czy też przy cateringu. W zależności od kwoty, która będzie wpisana na karcie lunchowej, pracownik będzie mógł otrzymać darmowy posiłek albo będzie musiał dopłacić do niego odpowiednią różnicę pieniężną.
Karta lunchowa nie jest obowiązkowa dla każdego pracownika. Jeśli dana osoba nie chce z niej korzystać, może odmówić przyjęcia tego dodatku. Jeśli jednak karta zostanie przyjęta, to nie oznacza, że pracownik będzie mógł zakupić tylko jeden lub kilka wskazanych odgórnie posiłków. Karta jest formą płatności, na której zgromadzone są konkretne środki finansowe, a które można przeznaczyć na zakup dowolnego posiłku w wybranych miejscach. Warto w tym miejscu podkreślić, że możliwość zakupu karty lunchowej przez pracodawcę nie jest uzależniona od liczby pracowników. Niemniej jednak im więcej zatrudnionych zdecyduje się korzystać z takiej karty, tym tańsza będzie ona w finalnym rozliczeniu dla samego pracodawcy. Zatrudniający powinien także opisać wprowadzenie kart do regulaminu wynagradzania w swojej firmie.
Karta lunchowa a podatek i składki dla pracodawcy
Karty lunchowe są korzystne nie tylko dla pracowników, ale także pracodawców. Przedsiębiorcy nie muszą ani odprowadzać od takich kart składek na ubezpieczenia społeczne, ani opłacać podatku VAT. Warunek jest jednak jeden – karta nie może być zasilona kwotą wyższą niż 300 zł miesięcznie. W przeciwnym wypadku pracodawca będzie musiał zapłacić składki do ZUS-u i podatek do US-u.
Przykład 1.
Pan Marcin zatrudnia 25 pracowników i postanowił ufundować im wszystkim karty lunchowe. Zadecydował, że każdy zatrudniony otrzyma kartę, na którą miesięcznie będzie wpływała kwota 100 zł. Czy w tym przypadku pan Marcin będzie musiał odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i płacić podatek VAT od każdej karty?
Nie, ponieważ miesięczna wartość karty nie przekracza 300 zł.
Przykład 2.
Pani Anna zatrudnia 4 pracowników i postanowiła ufundować im wszystkim karty lunchowe. Zadecydowała, że każdy zatrudniony otrzyma kartę, na którą miesięcznie będzie wpływała kwota 300 zł. Czy w tym przypadku pani Anna będzie musiała odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i płacić podatek VAT od każdej karty?
Nie, ponieważ miesięczna wartość karty nie przekracza granicznej wartości 300 zł (jest jej równa).
Przykład 3.
Pan Tomasz zatrudnia 43 pracowników i postanowił ufundować im wszystkim karty lunchowe. Zadecydował, że każdy zatrudniony otrzyma kartę, na którą miesięcznie będzie wpływała kwota 320 zł. Czy w tym przypadku pan Marcin będzie musiał odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i płacić podatek VAT od każdej karty?
Tak, ponieważ miesięczna wartość karty przekracza 300 zł.
Przykład 4.
Pan Krzysztof zatrudnia 15 pracowników i postanowił ufundować im wszystkim karty lunchowe. Zadecydował, że każdy zatrudniony otrzyma kartę, na którą miesięcznie będzie wpływała kwota 100 zł. W pierwszych 3 miesiącach pracownicy otrzymywali karty o wartości zadeklarowanych 150 zł (na miesiąc), w 4 i 5 miesiącu pracodawca podwyższył wartość kart na kwotę 350 zł (na miesiąc). Od 6. miesiąca karty opiewają na wartość 260 zł. Czy pan Krzysztof będzie musiał odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i płacić podatek VAT od każdej karty?
W przypadku kart za pierwsze 3 miesiące ich obowiązywania nie, ponieważ wówczas miesięczna wartość karty nie przekracza kwoty 300 zł. W przypadku kart wydanych w 4. i 5. miesiącu konieczne będzie odprowadzenie składek do ZUS-u i zapłacenie podatku VAT, bo ich wartość przekroczyła kwotę 300 zł. Od 6. miesiąca obowiązywania kart pracodawca ponownie nie będzie musiał płacić składek do ZUS-u ani podatku VAT, ponieważ wartość kart znowu będzie niższa niż 300 zł.
Przykład 5.
Pani Monika zatrudnia 12 pracowników i postanowiła ufundować im wszystkim karty lunchowe. Zadecydowała, że 10 pracowników niższego szczebla otrzyma karty o wartości 200 zł, 2 pracowników na stanowisku kierowniczym karty o wartości 320 zł. Czy pani Monika będzie musiała odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i płacić podatek VAT od wydanych kart?
Ten obowiązek będzie dotyczył wyłącznie 2 kart na kwotę 320 zł. W przypadku kart opiewających na wartość 200 zł nie pojawi się obowiązek odprowadzania składek do ZUS-u i płacenia podatku VAT.
Wydatków na karty lunchowe nie wolno utożsamiać z kosztami reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) ani jako działalność socjalną w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 45 ww. ustawy. Zakup kart lunchowych nie jest skierowany „na zewnątrz”, czyli do kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów firmy, lecz dotyczy tylko osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie.
Karta lunchowa a podatek dla pracownika
Czy karty lunchowe mogą stanowić koszty uzyskania przychodów? Tak, co zostało potwierdzone m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z 23 maja 2018 roku (sygn. akt 0111-KDIB1-1.4010.136.2018.2.NL) oraz z 15 kwietnia 2021 roku (sygn. akt 0111-KDIB1-2.4010.27.2021.1.SK). W powyższych interpretacjach Dyrektor KIS stwierdził, że „Wydatki ponoszone przez pracodawcę można powiązać z troską o stan zdrowia, kondycji fizycznej i samopoczucia jego pracowników, co przyczynia się do poprawy atmosfery pracy i w konsekwencji do zwiększania wydajności pracy z przełożeniem na uzyskiwane przychody. A więc wydatki poniesione na kartę przedpłaconą, opłatę manipulacyjną za dostarczenie karty przedpłaconej, opłatę za zasilenie karty przedpłaconej oraz opłatę prowizyjną w związku z zasileniem karty przedpłaconej zdaniem organów podatkowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.
Dofinansowanie przez pracodawcę do zakupu posiłku dla pracownika stanowi dla niego przychód osiągany w ramach stosunku pracy. Jeśli karty będą zasilane środkami pochodzącymi z funduszu socjalnego, to taki przychód korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie bowiem z treścią art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Jednak w przypadku gdy karty są kupowane przez pracodawcę z własnych środków obrotowych, tj. ze środków firmowych niepochodzących z funduszu socjalnego, przychód pracownika musi być opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W praktyce wystarczy doliczyć wartość wydanych kart lunchowych w ciągu całego roku do wartości wypłaconego w tym okresie wynagrodzenia i opodatkować na zasadach ogólnych. Jeśli karty są wydawane regularnie co miesiąc, podobnie jak wypłata wynagrodzenia za pracę, to pracodawca powinien doliczać wartość kart do wartości pensji, a następnie od łącznej kwoty pobrać zaliczkę na podatek dochodowy pracownika. Bez znaczenia jest to, czy pracownik rzeczywiście skorzystał z karty w całości, czy też wykorzystał tylko część zgromadzonych na niej środków.
Karta lunchowa a podatek - podsumowanie
Karty lunchowe są benefitem od pracodawcy i umożliwiają zakup posiłku w niższej cenie. Jeśli karty są kupowane ze środków socjalnych firmy, przychód pracownika nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Jeżeli jednak karty są opłacane z innych środków pracodawcy, to ich wartość należy doliczyć do przychodu pracownika i opodatkować go łącznie z wynagrodzeniem za pracę. Zatrudniający nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i płacić podatku VAT od zakupionych kart, jeśli ich miesięczna wartość nie przekroczy kwoty 300 zł na jedną kartę.
