Proces cyfryzacji w sferze publicznej jest nieuchronny i niesie za sobą liczne korzyści polegające m.in. na przyspieszeniu komunikacji między obywatelami. Digitalizacja określonych procedur ma wyraźne oddziaływanie na system prawny, w tym dotyczący relacji między pracodawcą a pracownikiem. Obecnie wiele dokumentów z zakresu prawa pracy można przekazywać drogą elektroniczną. Jednocześnie w dalszym ciągu postać papierowa dokumentu jest dopuszczalna, a niekiedy bywa preferowana przez strony stosunku pracy. Czy zatem na takim gruncie mogą wyniknąć jakieś niejasności w razie konieczności rozróżniania rodzaju oraz formy dokumentu w kontekście jego złożenia w postaci tradycyjnej lub elektronicznej? Przeczytaj i sprawdź, jaka forma dokumentu obowiązuje w sprawach z zakresu prawa pracy.
Forma oraz postać dokumentacji – obowiązujące przepisy
Rozważając kwestie dotyczące formy oraz postaci dokumentacji stosowanej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, należy uwzględnić przepisy następujących aktów prawnych:
- Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp;
- Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny, zwanej dalej kc;
- Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, dalej określanego jako rozporządzenie.
Dokument w sprawach z zakresu prawa pracy – zagadnienia pojęciowe
Przepisy Kodeksu pracy nie określają, co należy rozumieć przez wyrażenie „dokument”, w związku z czym – na podstawie odesłania do regulacji prawa cywilnego w sprawach nieunormowanych w tym kodeksie – stosuje się odpowiednio postanowienia Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 77(3) kc dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Ponadto do zachowania:
- pisemnej formy czynności prawnej – wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarczy wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany;
- elektronicznej formy czynności prawnej – wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Do kwestii definicji dokumentu elektronicznego odnoszą się również przepisy rozporządzenia stosownie do art. 3 pkt 35 tego aktu unijnego, dokument elektroniczny oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.
Obecnie pracodawca może prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Co więcej – pracodawca ma także prawo do zmiany postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Jak wynika z przepisów rozporządzenia, kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, natomiast kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania integralności danych i autentyczności pochodzenia tych danych, z którymi pieczęć ta jest powiązana.
Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Przykład 1.
Pracodawca najpierw prowadził dokumentację pracowniczą w tradycyjnej postaci, następnie zdecydował się na prowadzenie i przechowywanie jej w postaci elektronicznej. W tym celu musiał wykonać odwzorowania cyfrowe zgromadzonych dokumentów (skany) oraz opatrzyć te dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zarówno wcześniejsza papierowa dokumentacja, jak i ta gromadzona w postaci elektronicznej według wskazanych zasad ma równoważny charakter.
Elektroniczna forma dokumentu stosowanego w sprawach z zakresu prawa pracy
Jak już wspomnieliśmy na wstępie, obecnie na szeroką skalę strony stosunku pracy mogą korzystać z przepływu dokumentów w postaci elektronicznej. Nadal w obiegu dokumentacji pracowniczej funkcjonują dokumenty tradycyjne, przez co należy rozumieć pisma sporządzone na papierze opatrzone własnoręcznym podpisem osoby kierującej to pismo.
Jednocześnie jednak przepisy prawa pracy nie opisują, czym jest postać elektroniczna dokumentu.
Posiłkując się uzasadnieniem do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) z 19 marca 2019 roku (I OSK 868/17), należy uznać, że postać dokumentu, to jego cecha, którą określa się rodzaj nośnika, na którym treść w jakiejś formie jest utrwalona. Po utrwaleniu danej treści na jednym z nośników mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym lub papierowym.
Przykład 2.
Pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych w postaci papierowej (dokument sporządzony na piśmie opatrzony własnoręcznym podpisem). Jest to dopuszczalne w świetle brzmienia art. 86 § 3 kp. Innym razem – po rozwiązaniu stosunku pracy i nawiązaniu kolejnej umowy pracownik wystąpił do pracodawcy o wydanie mu świadectwa pracy z tytułu wcześniejszego zatrudnienia. Tym razem pracownik skorzystał z elektronicznej postaci wniosku, wysyłając e-mail w tej sprawie z poczty służbowej. Jest to działanie zgodne z art. 97 § 1(1) kp.
Forma dokumentu w sprawach z zakresu prawa pracy
Dokumenty stosowane w zakresie spraw ze stosunku pracy, czyli różnego rodzaju wnioski, informacje, oświadczenia i potwierdzenia, posiadają także określoną formę.
Dokument stanowi zapisaną na danym nośniku informację, spełniającą określone minimalne wymagania. Jedną z cech dokumentu jest jego forma będąca sposobem wyrażenia treści dokumentu. Dokumentem tekstowym jest zarówno informacja utrwalona w postaci elektronicznej (np. w formacie PDF lub doc.), jak i wydruk treści tej informacji na papierze.
Forma dokumentu jest pierwotna w stosunku do jego postaci, bowiem najpierw musi powstać zamysł, wyobrażenie treści dokumentu, a dopiero później jej utrwalenie. Jest też oczywiste, że wymienione cechy (forma i postać) muszą współistnieć, by mógł powstać dokument.
W praktyce w sprawach z zakresu prawa pracy rozróżniamy formę pisemną (dokument sporządzony na papierze opatrzony własnoręcznym podpisem danej osoby przekazany w określony sposób drugiej stronie) oraz formę elektroniczną (dokument jest składany w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
Przykład 3.
Pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o pracę. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wspomniana umowa powinna zostać zawarta na piśmie, inaczej mówiąc – wymagana jest w tym przypadku forma pisemna. Brak zachowania pisemnej formy nie oznacza jednak nieważności umowy, w takiej sytuacji pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Wynika to z faktu, że dokumenty w obiegu pracowniczym nie są objęte, co do zasady, rygorem nieważności w przypadku złożenia ich bez zachowania wymaganej formy.
Znajduje to także odzwierciedlenie w orzecznictwie, w uzasadnieniu do wyroku Sądu Najwyższego z 5 maja 2016 roku (sygn. akt II UK 280/15) stwierdzono bowiem, że „oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 kp)”.
W konsekwencji oświadczenie w wadliwej formie nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa.
Zasady odróżniania rodzaju i formy dokumentu od jego złożenia w postaci papierowej lub elektronicznej – podsumowanie
Przepisy prawa pracy nie określają definicji wyrażenia „dokument”, w związku z czym odpowiednie zastosowanie mają normy prawa cywilnego, zgodnie z którymi dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Postać elektroniczna to metoda postępowania w zakresie obiegu dokumentów między stronami stosunku pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, natomiast postać tradycyjna to dokument sporządzony na papierze opatrzony własnoręcznym podpisem osoby kierującej ten dokument.
