Prowadzenie własnej działalności gospodarczej zawsze wiąże się z koniecznością gromadzenia szeregu różnych dokumentów. Jeśli firma uczestniczy w międzynarodowym obrocie gospodarczym, wiele z nich jest sporządzanych w języku obcym. W jaki sposób przechowywane są zagraniczne dokumenty w firmie? Czy w takim przypadku przedsiębiorcy muszą dopełnić jakichś obowiązków? Odpowiedź znajdziesz w artykule!
Zagraniczne dokumenty w firmie a dokumentacja przedsiębiorstwa
Dokumenty gromadzone w przedsiębiorstwie mogą dotyczyć przeróżnych aspektów, m.in. spraw podatkowych, księgowych, pracowniczych, wypadkowych, a także szeroko rozumianych spraw z klientami i kontrahentami. Dobry przedsiębiorca powinien dbać o należyte przechowywanie każdej dokumentacji firmowej, zwłaszcza gdy zawiera ona dane osobowe lub wrażliwe. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i jej ochroną przed nieuprawnionym przejęciem ze strony osób trzecich. Dokumentacja przedsiębiorstwa, niezależnie od swojej treści czy języka, w którym została sporządzona, powinna być należycie zabezpieczona, a dostęp do niej może być przyznany tylko określonym osobom. Pamiętajmy, że wiele roszczeń i obowiązków związanych z takimi dokumentami ulega przedawnianiu dopiero po kilku lub kilkunastu latach, co oznacza, że przez cały ten czas przedsiębiorca jest zobowiązany do dbałości o posiadane przez siebie dokumenty.
Dokumentacja przechowywana przez przedsiębiorcę może służyć nie tylko celom zawodowym, ale również celom publicznym. Będzie tak chociażby wtedy, gdy treść konkretnych dokumentów jest potrzebna organom administracyjnym lub sądom. Ich udostępnienie odbywa się wówczas na wniosek właściwego podmiotu. Co do zasady przedsiębiorca nie ma wówczas możliwości odmowy przekazania żądanych dokumentów.
Zagraniczne dokumenty w firmie a proces ich legalizacji
Jeśli przedsiębiorca dysponuje zagranicznymi dokumentami, które mają związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, to domniemywa się ich autentyczności. Czasami takie dokumenty są przedmiotem zainteresowania sądów, organów ścigania lub organów administracyjnych. Jeśli którykolwiek z ww. podmiotów zażąda przedstawienia zagranicznych dokumentów przez przedsiębiorcę, to będzie on musiał dokonać ich legalizacji.
Polskie prawo nie definiuje zagranicznego dokumentu, niemniej jednak przyjmuje skuteczność prawną tego rodzaju środków. Zgodnie z treścią art. 1138 Kodeksu postępowania cywilnego zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi. Dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej powinien być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. To samo dotyczy dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła. Przedsiębiorca, który został zobowiązany do okazania zagranicznego dokumentu, powinien dokonać jego legalizacji, a więc uwierzytelnienia. Dodajmy jednak, że w praktyce następuje to dopiero wtedy, gdy druga strona sprawy lub inny uczestnik postępowania zakwestionuje legalność dokumentu. Legalizacja jest w pewnym sensie poświadczeniem wystawienia dokumentu we właściwej i wiążącej formie, tj. przez właściwy organ zgodnie z prawem kraju, w którym wydany został dany dokument. Legalizacja nie potwierdza jednak autentyczności dokumentu, choć pozwala ustalić, że pieczęć i podpis, które się na nim znajdują, nie zostały sfałszowane.
„Tylko zaprzeczenie (przez stronę lub uczestnika postępowania) autentyczności zagranicznego dokumentu urzędowego sprawia, że wymagane jest uwierzytelnienie tego dokumentu, dla nadania mu mocy dowodowej. W tym przypadku w razie zaprzeczenia autentyczności zagranicznego dokumentu urzędowego (ale nie zaprzeczenia zgodności jego treści z prawdą) osoba, która takim dokumentem chce się posłużyć, zobowiązana byłaby uwierzytelnić taki dokument. Takie uwierzytelnienie (zagranicznego dokumentu urzędowego) przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny zawierałoby potwierdzenie autentyczności dokumentu, tj. autentyczności podpisu i pieczęci zawartych na dokumencie, oraz potwierdzenie zgodności dokumentu z prawem państwa przyjmującego, tj., że organ, który sporządził dokument, był do tego powołany zgodnie z prawem miejscowym i że forma dokumentu jest zgodna z takim prawem”.
Jeśli przedsiębiorca został zobowiązany do legalizacji zagranicznego dokumentu, będzie mógł to zrobić przy pomocy konsula RP lub bezpośrednio w Ministerstwie Spraw Zagranicznych – referacie ds. legalizacji. Do wyboru są aż 3 formy legalizacji:
- pełna potwierdzająca autentyczność podpisu, pieczęci urzędowej, a także zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia;
- skrócona potwierdzająca zgodność dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia;
- potwierdzająca autentyczność podpisu i pieczęci urzędowej.
Wizyta w wybranym konsulacie w celu dokonania legalizacji jest możliwa wyłącznie po umówieniu w systemie e-Konsulat. Wnioskodawca musi przygotować:
- wydrukowane potwierdzenie wizyty,
- komplet dokumentów,
- wypełniony wniosek o legalizację,
- wydrukowane potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 26 zł za każdy legalizowany dokument.
Wnioski o legalizację można składać także drogą korespondencyjną na adres Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, al. Szucha 23, 00-580 Warszawa. Wnioski legalizacyjne można pobrać na stronie MSZ i są one rozpatrywane w ciągu 30 dni od chwili ich wpływu.
Klauzula apostille
Alternatywą dla procesu legalizacyjnego jest uzyskanie klauzuli apostille na zagranicznym dokumencie. W dużym skrócie jest to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie, które umożliwia jego wykorzystywanie w innym kraju. Apostille jest wydawana w jednolitym formacie – w Polsce występuje jako zadrukowana naklejka, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem. Apostille wydawana jest zawsze na wniosek posiadacza dokumentu. Procedura uzyskania klauzuli apostille jest taka sama jak w przypadku wnioskowania o pełną legalizację dokumentu.
Legalizacja czy apostille – od czego to zależy?
Wybór pomiędzy apostille a legalizacją dokonywaną w Ministerstwie Spraw Zagranicznych zależy tak naprawdę od tego, z którego państwa pochodzi dany dokument. Jeśli dokument został sporządzony zgodnie z prawem kraju, który jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze 5 października 1961 roku (Konwencja haska), wówczas przedsiębiorca może skorzystać z klauzuli apostille. W przeciwnym wypadku jedynym rozwiązaniem będzie zastosowanie procedury legalizacyjnej.
Czy zagraniczne dokumenty w firmie muszą zostać przetłumaczone?
Jeśli przedsiębiorca zostanie wezwany do okazania zagranicznego dokumentu, organ lub sąd wzywający określi, czy potrzebna będzie legalizacja, czy też klauzula apostille. W praktyce istnieje jeszcze jedna możliwość, tzn. okazania tłumaczenia przysięgłego danego dokumentu. Pojawia się to przede wszystkim na gruncie postępowania administracyjnego, które jest mniej rygorystyczne niż sądowa procedura karna albo cywilna. Przedsiębiorca może wówczas skorzystać z pomocy tłumacza przysięgłego, co przejawia się w konieczności uzyskania przetłumaczonego dokumentu z odpowiednimi pieczęciami. Skorzystanie z pomocy zwykłego tłumacza, tj. niemającego uprawnień tłumacza przysięgłego, może skutkować odmową uznania okazanego tłumaczenia za wiążące w danej sprawie. W efekcie okazany dokument nie będzie po prostu wiążący w danym postępowaniu.
Niektórzy przedsiębiorcy biegle posługują się językiem obcym, w którym został sporządzony dokument, który ma być częścią postępowania sądowego lub administracyjnego. Rodzi to pytanie, czy właściciel dokumentu może samodzielnie przetłumaczyć go, nie narażając się przy tym na koszty tłumaczenia przysięgłego, które nie należy do tanich usług. Ostateczną decyzję w tym zakresie podejmuje organ lub sąd prowadzący sprawę, przedsiębiorca powinien więc wystąpić z oficjalnym wnioskiem o umożliwienie mu samodzielnego dokonania tłumaczenia. Jeśli organ lub sąd uznają jednak, że potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe, to wówczas trzeba będzie skorzystać z takiej opcji. W obrocie prywatnym, np. z klientami lub innymi przedsiębiorcami, nie ma obowiązku korzystania z tłumaczeń przysięgłych.
Podsumowanie
Przedsiębiorca ma prawo sporządzać i przechowywać dokumenty sporządzone w obcym języku. Dla celów prywatnych może tłumaczyć je prywatnie, bez konieczności udziału tłumacza przysięgłego. W przypadku gdy dany dokument ma zostać wykorzystany w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, konieczne staje się opatrzenie go w klauzulę apostille lub zwyczajne zalegalizowanie. W niektórych przypadkach możliwe jest dokonanie samodzielnego tłumaczenia na język polski przez przedsiębiorcę, jednak jest to charakterystyczne raczej dla spraw administracyjnych.
