Pracodawca może wielokrotnie zmieniać nazwę swojego przedsiębiorstwa w toku wykonywanej działalności gospodarczej. Czy nowa firma, bo tak poprawnie nazywa się określenie identyfikujące przedsiębiorstwo, wpływa na dokumentację kadrową? Czy zmiana nazwy pracodawcy będzie wpływała na już wystawione dokumenty? O czym należy pamiętać, zmieniając nazwę swojej działalności?
Nazwa pracodawcy
Firma przedsiębiorstwa jest podstawowym elementem identyfikującym je na rynku, jest także wymagana prawem, ponieważ bez odpowiedniego oznaczenia nie będzie można rozpocząć żadnej działalności gospodarczej. W zakresie nazwy pracodawcy panuje duża swoboda – można przyjąć dowolne określenie, byleby tylko nie wprowadzało ono w błąd konsumentów i nie brzmiało jak miano przedsiębiorstwa, które już funkcjonuje.
Pamiętajmy, że nazwa pracodawcy musi być stosowana w obrocie gospodarczym, co w praktyce oznacza konieczność umieszczania jej na wszystkich dokumentach firmowych, także tych o charakterze kadrowym. Firma przedsiębiorstwa pojawia się także w rejestrach państwowych takich jak CEiDG oraz KRS. Musi być używana również w trakcie postępowania sądowego lub administracyjnego.
Warto w tym miejscu przytoczyć treść art. 5 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym czynem nieuczciwej konkurencji jest takie oznaczenie przedsiębiorstwa, które może wprowadzić klientów w błąd co do jego tożsamości przez używanie firmy, nazwy, godła, skrótu literowego lub innego charakterystycznego symbolu wcześniej używanego – zgodnie z prawem – do oznaczenia innego przedsiębiorstwa.
Zmiana nazwy pracodawcy
Pracodawca może zmienić określenie swojego przedsiębiorstwa wielokrotnie – w tym zakresie nie obowiązują żadne limity prawne ani czasowe. Teoretycznie więc modyfikacja firmy może następować kilkukrotnie w ciągu danego roku kalendarzowego. Jeśli pracodawca jest jednak wpisany do CEiDG albo KRS, to zmiana nazwy zawsze będzie wiązała się z obowiązkiem zgłoszenia tego faktu do właściwego rejestru. W przypadku KRS oznacza to koszty pod postacią opłaty za wniosek rejestracyjny.
Zmiana nazwy pracodawcy z pewnością będzie wymagała modyfikacji całej dokumentacji przedsiębiorstwa. Od chwili wpisania jej do właściwego rejestru przedsiębiorca musi posługiwać się nowym oznaczeniem w obrocie prawno-gospodarczym. Nie ma jednak potrzeby, by modyfikował dokumenty, które istniały przed omawianą zmianą – one mogą pozostać w swoim starym brzmieniu. Czy zmiana wymaga jednak wprowadzenia poprawek do dokumentacji kadrowej?
Modyfikacja firmy tak naprawdę nie oznacza żadnych zmian dla zatrudnionych. W dalszym ciągu pozostają oni w stosunku pracy z tym samym podmiotem, z którym podpisywali umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną. Stara nazwa pracodawcy na kontrakcie nie wpływa w żaden sposób na ważność takiego zobowiązania. Przepisy prawa pracy nie nakazują zmiany umów o pracę w sytuacji modyfikacji określenia zakładu pracy, choć jest to dopuszczalne. Jeśli pracodawca będzie chciał, aby na umowie widniała aktualna nazwa jego przedsiębiorstwa, to powinien rozwiązać dotychczasowe umowy z pracownikami i podpisać nowe – już z obecnym brzmieniem nazwy zakładu pracy. W praktyce takie sytuacje należą jednak do rzadkości, ponieważ w przypadku dużych przedsiębiorstw wiązałoby się to z koniecznością rozwiązywania i zawiązywania ogromnej liczby umów.
Praktyka pokazuje, że pracodawcy decydują się na zawieranie krótkich aneksów do istniejących umów, w których wskazuje się, że zmiana nazwy zakładu pracy nastąpiła od konkretnej daty. Aneksy te stanowią załącznik do istniejącego kontraktu. Oczywiście w tym zakresie przedsiębiorca również ma pełną dowolność, ponieważ nie istnieje żaden obowiązek prawny zawierania tego rodzaju aneksów.
Zmiana nazwy pracodawcy wymaga jednak ogłoszenia wszystkim zatrudnionym osobom. Można to zrobić w dowolny sposób, zwyczajowo przyjęty w firmie – np. poprzez wywieszenie odpowiedniej informacji na tablicy ogłoszeń, wysłanie maila lub osobistego informowania każdego zatrudnionego.
Zmiana nazwy pracodawcy a świadectwo pracy
Modyfikacja oznaczenia zakładu pracy może mieć jednak wpływ na świadectwa pracy osób, które były zatrudnione przed dokonaniem takiej zmiany. W tym przypadku wydawane świadectwo musi uwzględniać dwie nazwy przedsiębiorstwa wraz z podaniem dokładnych okresów, w których było wykorzystywane dane określenie.
Przykład 1.
Jan był zatrudniony w ABC sp. z o.o. od 1 czerwca 2019 roku. 14 marca 2024 roku spółka zmieniła swoją firmę na BAS Solution sp. z o.o. 20 czerwca 2024 roku Jan złożył wypowiedzenie swojej umowy o pracę – rozwiąże się ona 20 września 2024 roku. Pracodawca Jana musi mu wydać świadectwo pracy, z którego będzie wynikało, że był on zatrudniony w ABC sp. z o.o. w okresie od 1 czerwca 2019 roku do 14 marca 2024 roku oraz w BAS Solution sp. z o.o. w okresie od 14 marca 2024 roku do 20 września 2024 roku. Świadectwo powinno być opatrzone podpisem pracodawcy oraz aktualnym oznaczeniem firmy, tj. nazwą BAS Solution sp. z o.o. (np. w formie pieczątki).
Co jednak w przypadku, gdy wydane świadectwo pracy nie będzie uwzględniało zatrudnienia w firmie, gdy ta posługiwała się jeszcze starym oznaczeniem? Taka sytuacja stanowi poważne naruszenie prawa i świadczy o błędnie wydanym dokumencie. Pracownik ma wówczas prawo żądać od zatrudniającego sprostowania wydanego świadectwa pracy i wpisania do niego pełnego okresu zatrudnienia danej osoby przy uwzględnieniu zmian w zakresie nazwy zakładu pracy. Jeśli pracodawca odmówi wydania poprawnego świadectwa, zatrudniony powinien udać się ze swoim roszczeniem bezpośrednio do sądu pracy. Pozew o sprostowanie świadectwa pracy nie podlega w tej sytuacji żadnej opłacie sądowej.
Zmiana nazwy pracodawcy a wypowiedzenie zmieniające
W przypadku modyfikacji określenia zakładu pracy nie istnieje obowiązek dokonywania wypowiedzenia zmieniającego, a więc zmiany warunków pracy lub płacy. Oczywiście taka zasada obowiązuje tylko wtedy, gdy zmiana nazwy pracodawcy nie pociąga za sobą zmian w zatrudnieniu danej osoby. Jeśli więc nowa nazwa nie wprowadzi nowych stanowisk lub nowych stawek wynagrodzenia dla dotychczasowych pracowników, to ich stosunek pracy nie ulegnie żadnej modyfikacji – wypowiedzenie zmieniające nie będzie w ogóle potrzebne.
Pamiętajmy, że zmiana nazwy pracodawcy nie powoduje powstania nowego podmiotu prawnego. Nawet gdyby była ona bardzo znacząca i wiązała się z modyfikacją dotychczasowego zakresu prowadzonej działalności, to w świetle prawa mamy do czynienia dalej z tym samym przedsiębiorstwem, choć niewątpliwie o innym oznaczeniu.
Przykład 2.
Michał prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą „Pluszaki Kowalskiego” – jego działalność skupia się na produkcji zabawek dla dzieci. Przedsiębiorca postanowił jednak na początku 2024 roku zmienić zakres swojej działalności – produkcja zabawek będzie od tej pory jedynie marginalną częścią działalności, podstawową będzie zaś naprawa mebli dziecięcych i szycie ubranek dla niemowląt. W związku ze zmianą zakresu działalności Michał dokonał także zmiany nazwy swojego przedsiębiorstwa, od tej pory nazywa się ono „Dziecięcy Świat Kowalskiego”. Michał zatrudnia dużą liczbę pracowników i obawia się, że tak znaczące zmiany wymagają zawierania nowych umów o pracę, ewentualnie dokonania wypowiedzenia zmieniającego dla wszystkich zatrudnionych. W tym przypadku nie ma jednak takiego obowiązku – wystarczy, by przedsiębiorca poinformował o zmianie swoich podwładnych – dotychczasowe umowy o pracę nie muszą być zmieniane.
Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na zmianę nazwy pracodawcy?
Modyfikacja nazwy pracodawcy zależy wyłącznie od decyzji samego przedsiębiorcy, co oznacza, że osoby trzecie nie mają żadnych praw w tym zakresie. Pracownicy lub kontrahenci nie mogą zakazywać przedsiębiorcy zmian jego nazwy, nie mają także żadnych roszczeń, jeśli dojdzie już do takiej modyfikacji.
Zmiana nazwy zakładu pracy nie uprawnia również do zwolnienia o pracę – ani przez pracodawcę, ani przez pracownika. Taka okoliczność nie ma bowiem wpływu na istniejący stosunek pracy, nie powoduje jego zmian w żadnym zakresie.
Podsumowanie - zmiana nazwy pracodawcy a dokumentacja kadrowa
Zmiana nazwy pracodawcy wymaga modyfikacji dokumentów kadrowych tylko w zakresie osób, które będą zatrudnione po jej dokonaniu. W stosunku do osób zatrudnionych przed modyfikacją nie ma obowiązku zmiany żadnej dokumentacji, choć oczywiście dopuszczalne jest zawieranie aneksów do istniejących umów. Zmiana nazwy pracodawcy zależy wyłącznie od przedsiębiorcy i nie może być mu zakazywana lub nakazywana przez żadnego pracownika.
