Poradnik Przedsiębiorcy

Jakie informacje należy zgłosić do KRS podczas prowadzenia firmy?

Określone podmioty (jak np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, czy przedsiębiorstwa państwowe) zobowiązane są dokonać w ustawowo określonym terminie wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Do ich obowiązków należy również jego bieżące aktualizowanie w celu zapewnienia dostępu do prawdziwych informacji na swój temat. Często okazuje się jednak, iż nie wszystkie dane zawarte przez podmiot w KRS są zgodne ze stanem faktycznym - dotyczy to sytuacji, gdy nie zostały one zaktualizowane lub uzupełnione o nowe. Jakie informacje należy zgłosić do KRS? Przeczytaj i sprawdź.

W wielu przypadkach zaniedbania takie wynikają albo z niedopatrzenia albo z braku wiedzy na temat tego, w jakim celu stworzony został rejestr i dlaczego tak ważne jest zawieranie w nim aktualnych informacji. Oczywiście zdarzają się również sytuacje, gdy utrzymywanie nieaktualnych informacji w KRS jest celowym działaniem przedsiębiorstwa.

Jakie informacje należy zgłosić do KRS?

Dzięki rejestracji w KRS podmiot uzyskuje osobowość prawną. Oznacza to, że staje się podmiotem różnych praw i obowiązków oraz może podejmować czynności prawne. Określa się, iż wpis do rejestru ma charakter konstruktywny, ponieważ dopiero od momentu jego dokonania przedsiębiorstwo (np. spółka) może rozpocząć działalność, do której zostało powołane.

Dane dotyczące poszczególnych przedsiębiorstw wpisanych do rejestru umieszcza się pod numerem przeznaczonym dla danego podmiotu w sześciu działach. Dane te różnią się w zależności od tego, jaki podmiot jest ujawniany w KRS.

O tym, jakie informacje należy zgłosić do KRS można przeczytać w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym. 

W dziale pierwszym znajdują się m.in. nazwa lub firma, pod którą działa podmiot, oznaczenie jego formy prawnej, jego siedziba i adres, jeżeli podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców posiada oddziały - także ich siedziby i adresy, oznaczenie jego poprzedniego numeru rejestru sądowego lub numeru w ewidencji działalności gospodarczej.

Dodatkowo ustawa stanowi, iż jeżeli podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców utworzony został w wyniku przekształcenia lub podziału innego podmiotu albo połączenia innych podmiotów, zamieszcza się tu również wzmiankę o sposobie powstania podmiotu, a także oznaczenia poprzednich numerów rejestru.

W dziale drugim natomiast wpisuje się informacje dotyczące przykładowo: organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz osób wchodzących w jego skład (lub wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki osobowej), organów nadzoru, wraz z ich składem osobowym, prokurentów oraz rodzaju prokury, zawieszenia członków organu.

Dział trzeci jest natomiast źródłem danych dotyczących np. przedmiotu działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności, złożenia rocznego sprawozdania finansowego oraz rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej, z oznaczeniem dat ich złożenia, złożenia opinii biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez biegłego, na podstawie przepisów o rachunkowości.

W dziale czwartym rejestru przedsiębiorców zawiera się następujące dane:

  • zaległości podatkowe i celne objęte egzekucją, jeżeli dochodzona należność nie została uiszczona w terminie 60 dni od daty wszczęcia egzekucji; datę wszczęcia egzekucji tych należności oraz wysokość pozostałych do wyegzekwowania kwot, datę i sposób zakończenia egzekucji;
  • należności, do których poboru jest obowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych, objęte egzekucją, jeżeli dochodzona należność nie została uiszczona w terminie 60 dni od daty wszczęcia egzekucji; datę wszczęcia egzekucji tych należności oraz wysokość pozostałych do wyegzekwowania kwot, datę i sposób zakończenia egzekucji;
  • oznaczenie wierzyciela podmiotu oraz jego wierzytelność, jeżeli posiada tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko podmiotowi i nie został zaspokojony w ciągu 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia; w przypadku wierzytelności solidarnych ujawnieniu w rejestrze podlega jedynie wierzyciel wnoszący o dokonanie wpisu z zaznaczeniem, że jest to wierzytelność wynikająca z zobowiązania solidarnego;
  • informacje o zabezpieczeniu majątku dłużnika w postępowaniu w przedmiocie ogłoszenia upadłości poprzez ustanowienie tymczasowego nadzorcy sądowego lub zarządcy przymusowego i jego zmianach, zawieszeniu prowadzonych przeciwko dłużnikowi egzekucji, a także o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z uwagi na fakt, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania;
  • informacje o umorzeniu egzekucji sądowej lub administracyjnej prowadzonej przeciwko przedsiębiorcy, z uwagi na fakt, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych.

Dział piąty zawiera informację o powołaniu i odwołaniu kuratora, a w dziale szóstym zamieszcza się wzmiankę m.in. o otwarciu i zakończeniu likwidacji, ustanowieniu zarządu i zarządu komisarycznego, dane o osobie likwidatora wraz ze sposobem reprezentacji, zarządcy oraz zarządcy komisarycznego. Dodatkowo umieszcza się tu informacje o rozwiązaniu lub unieważnieniu spółki, połączeniu z innymi podmiotami, podziale lub przekształceniu podmiotu w inny sposób, jak i informację o zawieszeniu albo wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.

Odpowiedzialność za błędny wpis

Podmiotem czuwającym nad zgodnością wpisów zawartych w rejestrze ze stanem faktycznym jest sam KRS. W razie stwierdzenia błędów lub braków w danych podmiot może zostać ukarany karą grzywny (jej wysokość w jednym postępowaniu nie przekracza raczej 10 tys. zł). KRS może również zastosować takie sankcje jak: ustalenie dla spółki kuratora, czy wykreślenie wpisu z urzędu.

Ponadto, jak wskazuje art. 18 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym - podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną:

  • zgłoszeniem do KRS nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jego wniosek,
  • niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do KRS w ustawowym terminie

chyba, że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej lub wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności.

Co więcej, jeżeli podmiot, który w następstwie umieszczenia nieprawdziwych danych w KRS poniósł szkodę, będzie mógł on wystąpić do sądu z powództwem o zapłatę odszkodowania. Jednak nie jest to jedyna forma zabezpieczenia korzystających z danych zamieszczonych w rejestrze.

Domniemanie prawdziwości wpisów

Osoby korzystające w różnych celach z danych zawartych w KRS są chronione również domniemaniem prawdziwości wpisów w rejestrze. Oznacza to, że jeżeli okaże się, że faktyczna sytuacja np. spółki jest inna niż ujawniona w KRS, czynności osoby z nich korzystającej będą oceniane z perspektywy stanu opisanego w rejestrze. Wynika to z faktu, iż przez domniemanie należy rozumieć przyjęcie, iż dana informacja jest tożsama z rzeczywistym stanem prawnym.

Przykładem może być sytuacja podpisania umowy z osobą, która w KRS widnieje jako członek zarządu, jeśli po czasie okaże się, iż nie pełniła ona już tej funkcji, wówczas nie ma podstaw do podważania takiej czynności.

Należy przy tym wspomnieć, iż ustawa o KRS wskazuje wyjątki dotyczące zasady domniemania prawdziwości wpisów. Dotyczy to danych zawartych we wspomnianym wyżej dziale czwartym rejestrze przedsiębiorców.

Odpowiedzialność za bezczynność

Dodatkowo należy przytoczyć treść art. 17 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którym, jeżeli dane wpisano do rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.

Przepis ten nakłada więc na podmioty wpisane do KRS obowiązek śledzenia wpisów dokonywanych w rejestrze w ich własnych sprawach. Jeżeli podmiot nie zareaguje niezwłocznie np. na błędnie wpisanie danych do rejestru, a osoba trzecia oprze na nich swoje działania, to będzie on ponosił odpowiedzialność względem tej osoby trzeciej.