Poradnik Przedsiębiorcy

Likwidacja działalności gospodarczej nie musi być skomplikowana

Likwidacja działalności gospodarczej dla przedsiębiorcy, wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu formalności. Jak wygląda proces zamknięcia firmy? W jaki sposób prawidłowo rozliczyć podatek dochodowy i VAT? Poniższy artykuł przedstawia czynności jakie należy wykonać podczas likwidacji działalności.

Likwidacja działalności - PIT

Spis z natury dla celów podatku dochodowego na dzień likwidacji działalności gospodarczej

Spis z natury dla celów PIT na dzień likwidacji działalności, inaczej nazywany remanentem, to pierwsza ważna kwestia, której powinni dopilnować podatnicy.

Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym w spisie z natury ujmują:

  • towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, które pozostają na stanie na dzień likwidacji działalności.

Remanent likwidacyjny dla celów PIT powinien obejmować nie tylko towary, które fizycznie znajdują się w firmie, ale również te, które są własnością przedsiębiorcy, a w dniu sporządzenia spisu znajdują się poza firmą.Obowiązek zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze sporządzenia spisu z natury na koniec miesiąca, czyli w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej został zniesiony.Spis z natury dla celów PIT nie musi posiadać konkretnego wzoru (równie dobrze może to być dokument sporządzony w zwykłym edytorze tekstów), ale powinien zawierać elementy określone w § 27 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a mianowicie:

  • nazwę firmy czyli imię i nazwisko właściciela firmy;
  • datę sporządzenia spisu;
  • kolejny numer pozycji arkusza spisu z natury;
  • szczegółowe określenie składników spisu;
  • jednostkę miary;
  • ilość stwierdzoną podczas spisu;
  • cenę za jednostkę miary (w złotych i groszach);
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową;
  • łączną wartość spisu z natury;
  • klauzulę "Spis zakończono na pozycji...";
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy (wspólników).

Sporządzonego remanentu dla celów PIT nie składa się do urzędu skarbowego. Nie wynika również z niego kwota podatku dochodowego do zapłaty.Remanent likwidacyjny dla celów PIT zamyka KPiR (jest ostatnim wpisem w księdze), nawet jeśli wynosi 0. Jego wartość brana jest pod uwagę przy wyliczeniu podatku dochodowego w deklaracji rocznej.Podatnicy opodatkowani na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie mają obowiązku sporządzania spisu z natury. Obowiązek ten został zniesiony. W momencie likwidacji działalności lub wystąpienia wspólnika ze spółki ryczałtowcy sporządzają jedynie wykaz składników majątku w oparciu o art. 24 ust. 3a ustawy o PIT.

Wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności

Zgodnie z art. 24 ust 3a ustawy o PIT drugim dokumentem, który należy utworzyć, gdy następuje likwidacja działalności, jest wykaz składników majątku, które pozostają na dzień likwidacji w firmie. Będą to nie tylko środki trwałe, ale także wyposażenie, które w dniu likwidacji pozostaje w działalności.

Celem stworzenia wykazu składników majątku jest pomoc w ustaleniu dochodu ze sprzedaży firmowych składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej. Samo sporządzenie wykazu nie skutkuje jednak powstaniem obowiązku podatkowego. Wykazu składników majątku nie zgłasza się wcześniej do urzędu skarbowego, a sporządzony formularz wystarczy przechowywać z dokumentacją firmową.

Wykaz składników majątku powinien zawierać co najmniej:

  • liczbę porządkową;
  • określenie (nazwę) składnika majątku;
  • datę nabycia składnika majątku;
  • kwotę wydatków związaną z nabyciem składnika majątku;
  • kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów;
  • wartość początkową;
  • metodę amortyzacji;
  • sumę odpisów amortyzacyjnych;
  • wysokość środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce na dzień wystąpienia lub likwidacji działalności

Sprzedaż środka trwałego przed upływem 6 lat od wycofania go z majątku firmy (liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały został wycofany z działalności, do dnia jego sprzedaży) powoduje powstanie przychodu z działalności gospodarczej.

Zapłata zaliczki na podatek za ostatni miesiąc działalności

Ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy wylicza się i opłaca za okres, na który przypada data likwidacji działalności. Czyli w przypadku rozliczeń:

  • miesięcznych - do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończono prowadzenie działalności;
  • kwartalnych - do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym zakończono prowadzenie działalności.

Obowiązek złożenia deklaracji rocznej

Po zlikwidowaniu działalności gospodarczej w obowiązującym terminie podatnicy powinni pamiętać o złożeniu deklaracji rocznej, na której rozliczą dany rok podatkowy. W przypadku zeznania rocznego bez znaczenia pozostaje fakt, w którym momencie roku zlikwidowali działalność. Terminy są następujące:

  • PIT-36 (skala podatkowa) – do 30 kwietnia roku następującego po roku, w którym zlikwidowano działalność;
  • PIT-36L (podatek liniowy) – do 30 kwietnia za rok poprzedni
  • PIT-28 (ryczałt) – do 31 stycznia za rok poprzedni;
  • PIT-16A (karta podatkowa) - do 31 stycznia za rok poprzedni.

Likwidacja działalności - VAT

Likwidacyjny spis z natury dla celów VAT - czynni podatnicy VAT

Czynni podatnicy VAT powinni sporządzić jeszcze trzeci oddzielny dokument - spis z natury dla celów VAT, nazywany również remanentem likwidacyjnym VAT. Wynika to z art. 14 ust. 5 ustawy o VAT.

W remanencie dla celów VAT ujmuje się wszystkie rzeczowe składniki majątku pozostające w firmie na dzień likwidacji, które mają określoną wartość rynkową i od których przy zakupie podatnik miał prawo odliczyć VAT (nawet wtedy, gdy dobrowolnie zrezygnował z tego odliczenia, mimo że miał do niego prawo). Będą to:

  • towary (czyli m.in. materiały podstawowe i towary handlowe, odpady),
  • wyposażenie,
  • środki trwałe,
  • pozostałe składniki majątku.

Podstawą opodatkowania składników objętych remanentem dla celów VAT jest ich cena rynkowa.Zamiaru sporządzenia remanentu dla celów VAT nie zgłasza się do urzędu skarbowego. Informację o jego sporządzeniu oraz kwocie należnego podatku dołącza się do ostatniej deklaracji VAT-7 lub VAT-7K (którą składa się za okres, na który przypada data likwidacji działalności). Dodatkowo wartość, która wynika z remanentu, wpisuje się do odpowiedniej pozycji deklaracji.

Wyrejestrowanie z VAT - likwidacja działalności gospodarczej

Zgodnie z art. 96 ustawy o podatku od towarów i usług czynni podatnicy VAT zobowiązani są do wyrejestrowania się z VAT poprzez złożenie formularza VAT-Z. Formularz należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia kiedy zaprzestano wykonywania działalności gospodarczej. Złożenia deklaracji VAT-Z do US można dokonać osobiście, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, bądź poprzez system e-deklaracje.Zgłoszenie VAT-Z jest dla naczelnika urzędu skarbowego podstawą do wykreślenia przedsiębiorcę z rejestru jako podatnika VAT oraz VAT UE.

Likwidacja działalności - rozliczenie z pracownikami

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniali pracowników, do dnia zlikwidowania działalności powinni złożyć do urzędu skarbowego następujące deklaracje (o ile są do tego zobowiązani):

  • PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy);
  • PIT-8AR (deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym);
  • PIT-8C (informacja o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych);
  • IFT-1R (informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania).

Powinni też złożyć zarówno do Urzędu skarbowego jak i dla samego pracownika, PIT 11 czyli informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w terminie:

  • do końca stycznia roku następnego po roku podatkowym - do Urzędu skarbowego, tylko w formie elektronicznej 
  • do końca lutego roku następnego po roku podatkowym - dla pracowników lub
  • w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika - jeżeli obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku,
  • do dnia zaprzestania działalności w przewidzianych ustawowo przypadkach (np. informacje dotyczące poboru zaliczek z tytułu działalności wykonywanej osobiście i z praw majątkowych).

Likwidacja działalności - CEIDG

Likwidacja działalności gospodarczej powinna zostać zgłoszona na wniosku CEIDG-1, który jest wówczas wnioskiem o wykreślenie wpisu z CEIDG. Formularz CEIDG-1 należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy w ciągu 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. 

Likwidacja działalności - ZUS

Na podstawie złożonego w urzędzie gminy wniosku o wykreślenie wpisu w CEIDG-1, Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządza formularz ZUS ZWPA. Formularz ZUS ZWPA informuje o wyrejestrowaniu przedsiębiorcy jako płatnika składek.

Natomiast w terminie 7 dni od daty złożenia CEIDG-1 z informacją o zaprzestaniu działalności, przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć ZUS ZWUA (wyrejestrowanie siebie z ubezpieczeń) i ewentualnie ZUS ZCNA (wyrejestrowania z ubezpieczeń członków rodziny).

Likwidacja działalności gospodarczej - zakończenie pracy kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii

Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii , muszą zakończyć jej pracę w trybie fiskalnym. W tym celu zgodnie z §34 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących podatnik zobowiązany jest do:

  • wykonania raportu fiskalnego dobowego oraz raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego);
  • niezwłocznego dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przy pomocy serwisanta przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy i sporządzenia protokołu z tej czynności;
  • złożenia w terminie 5 dni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, protokołu z odczytem zawartości pamięci fiskalnej wraz z dołączonym raportem fiskalnym.
  • złożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

Jeśli przy zakupie kasy fiskalnej podatnik skorzystał z ulgi na jej zakup, to w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zlikwiduje działalność gospodarczą, jest zobowiązany do zwrotu tej ulgi.

Likwidacja działalności gospodarczej - zakończenie pracy kasy online

Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących w przypadku, zakończenia działalności gospodarczej gdy sprzedaż rejestrowana jest na kasie online podatnik zobowiązany jest do:

  1. wystawienia raportu fiskalnego dobowego;§ 31 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.
  2. niezwłocznego odczytu pamięci kasy poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego, po przejściu kasy w tryb tylko do odczytu (automatycznie bądź przy pomocy serwisanta) i sporządzenia protokołu z tej czynności;
  3. złożenia protokołu z odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym bądź łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia sporządzenia.
  4. sporządzenia oraz złożenia do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

§ 31 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących:
"W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych".

Likwidacja działalności - przechowywanie dokumentów firmowych

Dokumentację firmową prowadzoną dla celów podatkowych (KPiR, ewidencje, rejestry, faktury, rachunki itp.) przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (czyli w praktyce należy odczekać nie 5, a 6 lat).Dla niektórych rodzajów dokumentacji wyróżnia się inne terminy ich przechowywania, np.
- listy płac - od 1 lipca 2019 należy przechowywać 10 lat od zakończenia stosunku pracy;
- deklaracje rozliczeniowe ZUS i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty - 10 lat;
Podsumowując, likwidacja działalności gospodarczej nie jest skomplikowanym procesem. Ważne jest, aby pamiętać o dokonaniu wymaganych czynności względem urzędu skarbowego i ZUS oraz o zachowaniu przy tym wymaganej przepisami terminowości.