Likwidacja działalności gospodarczej dla przedsiębiorcy, wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu formalności. Jak wygląda proces zamknięcia firmy? W jaki sposób prawidłowo rozliczyć podatek dochodowy i VAT? Poniższy artykuł przedstawia czynności jakie należy wykonać podczas likwidacji działalności.
Likwidacja działalności - PIT
Spis z natury dla celów podatku dochodowego na dzień likwidacji działalności gospodarczej
Spis z natury dla celów PIT na dzień likwidacji działalności, inaczej nazywany remanentem, to pierwsza ważna kwestia, której powinni dopilnować podatnicy.
Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym w spisie z natury ujmują:
- towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, które pozostają na stanie na dzień likwidacji działalności.
Remanent likwidacyjny dla celów PIT powinien obejmować nie tylko towary, które fizycznie znajdują się w firmie, ale również te, które są własnością przedsiębiorcy, a w dniu sporządzenia spisu znajdują się poza firmą. Spis z natury dla celów PIT nie musi posiadać konkretnego wzoru (równie dobrze może to być dokument sporządzony w zwykłym edytorze tekstów), ale powinien zawierać elementy określone w § 25 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a mianowicie:
- nazwę firmy czyli imię i nazwisko właściciela firmy;
- datę sporządzenia spisu;
- kolejny numer pozycji arkusza spisu z natury;
- szczegółowe określenie składników spisu;
- jednostkę miary;
- ilość stwierdzoną podczas spisu;
- cenę za jednostkę miary (w złotych i groszach);
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową;
- łączną wartość spisu z natury;
- klauzulę "Spis zakończono na pozycji...";
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy (wspólników).
Wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności
Zgodnie z art. 24 ust 3a ustawy o PIT drugim dokumentem, który należy utworzyć, gdy następuje likwidacja działalności, jest wykaz składników majątku, które pozostają na dzień likwidacji w firmie. Będą to nie tylko środki trwałe, ale także wyposażenie, które w dniu likwidacji pozostaje w działalności.
Celem stworzenia wykazu składników majątku jest pomoc w ustaleniu dochodu ze sprzedaży firmowych składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej. Samo sporządzenie wykazu nie skutkuje jednak powstaniem obowiązku podatkowego. Wykazu składników majątku nie zgłasza się wcześniej do urzędu skarbowego, a sporządzony formularz wystarczy przechowywać z dokumentacją firmową.
Wykaz składników majątku powinien zawierać co najmniej:
- liczbę porządkową;
- określenie (nazwę) składnika majątku;
- datę nabycia składnika majątku;
- kwotę wydatków związaną z nabyciem składnika majątku;
- kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów;
- wartość początkową;
- metodę amortyzacji;
- sumę odpisów amortyzacyjnych;
- wysokość środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce na dzień wystąpienia lub likwidacji działalności
Zapłata zaliczki na podatek za ostatni miesiąc działalności
Ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy wylicza się i opłaca za okres, na który przypada data likwidacji działalności. Czyli w przypadku rozliczeń:
- miesięcznych - do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończono prowadzenie działalności;
- kwartalnych - do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym zakończono prowadzenie działalności.
Obowiązek złożenia deklaracji rocznej
Po zlikwidowaniu działalności gospodarczej w obowiązującym terminie podatnicy powinni pamiętać o złożeniu deklaracji rocznej, na której rozliczą dany rok podatkowy. W przypadku zeznania rocznego bez znaczenia pozostaje fakt, w którym momencie roku zlikwidowali działalność. Terminy są następujące:
- PIT-36 (skala podatkowa) – do 30 kwietnia roku następującego po roku, w którym zlikwidowano działalność;
- PIT-36L (podatek liniowy) – do 30 kwietnia za rok poprzedni;
- PIT-28 (ryczałt) – do końca lutego za rok poprzedni;
- PIT-16A (karta podatkowa) - do 31 stycznia za rok poprzedni.
Likwidacja działalności - VAT
Likwidacyjny spis z natury dla celów VAT - czynni podatnicy VAT
Czynni podatnicy VAT powinni sporządzić jeszcze trzeci oddzielny dokument - spis z natury dla celów VAT, nazywany również remanentem likwidacyjnym VAT. Wynika to z art. 14 ust. 5 ustawy o VAT.
W remanencie dla celów VAT ujmuje się wszystkie rzeczowe składniki majątku pozostające w firmie na dzień likwidacji, które mają określoną wartość rynkową i od których przy zakupie podatnik miał prawo odliczyć VAT (nawet wtedy, gdy dobrowolnie zrezygnował z tego odliczenia, mimo że miał do niego prawo). Będą to:
- towary (czyli m.in. materiały podstawowe i towary handlowe, odpady),
- wyposażenie,
- środki trwałe,
- pozostałe składniki majątku.
Podstawą opodatkowania składników objętych remanentem dla celów VAT jest ich cena rynkowa.
Wyrejestrowanie z VAT - likwidacja działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 96 ustawy o podatku od towarów i usług czynni podatnicy VAT zobowiązani są do wyrejestrowania się z VAT poprzez złożenie formularza VAT-Z. Formularz należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia kiedy zaprzestano wykonywania działalności gospodarczej. Złożenia deklaracji VAT-Z do US można dokonać osobiście, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, bądź poprzez system e-deklaracje.
Likwidacja działalności - rozliczenie z pracownikami
Przedsiębiorcy, którzy zatrudniali pracowników, do dnia zlikwidowania działalności powinni złożyć do urzędu skarbowego następujące deklaracje (o ile są do tego zobowiązani):
- PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy);
- PIT-8AR (deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym);
- PIT-8C (informacja o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych);
- IFT-1R (informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania).
Powinni też złożyć zarówno do Urzędu skarbowego jak i dla samego pracownika, PIT 11 czyli informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w terminie:
- do końca stycznia roku następnego po roku podatkowym - do Urzędu skarbowego, tylko w formie elektronicznej
- do końca lutego roku następnego po roku podatkowym - dla pracowników lub
- w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika - jeżeli obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku,
- do dnia zaprzestania działalności w przewidzianych ustawowo przypadkach (np. informacje dotyczące poboru zaliczek z tytułu działalności wykonywanej osobiście i z praw majątkowych).
Likwidacja działalności - CEIDG
Likwidacja działalności gospodarczej powinna zostać zgłoszona na wniosku CEIDG-1, który jest wówczas wnioskiem o wykreślenie wpisu z CEIDG. Formularz CEIDG-1 należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy w ciągu 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.
Likwidacja działalności - ZUS
Na podstawie złożonego w urzędzie gminy wniosku o wykreślenie wpisu w CEIDG-1, Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządza formularz ZUS ZWPA. Formularz ZUS ZWPA informuje o wyrejestrowaniu przedsiębiorcy jako płatnika składek.
Natomiast w terminie 7 dni od daty złożenia CEIDG-1 z informacją o zaprzestaniu działalności, przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć ZUS ZWUA (wyrejestrowanie siebie z ubezpieczeń) i ewentualnie ZUS ZCNA (wyrejestrowania z ubezpieczeń członków rodziny).
Likwidacja działalności gospodarczej - zakończenie pracy kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii albo kasy online
Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii , muszą zakończyć jej pracę w trybie fiskalnym. W tym celu zgodnie z §34 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących podatnik zobowiązany jest do:
- wykonania raportu fiskalnego dobowego oraz raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego);
- niezwłocznego dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przy pomocy serwisanta przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy i sporządzenia protokołu z tej czynności;
- złożenia w terminie 5 dni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, protokołu z odczytem zawartości pamięci fiskalnej wraz z dołączonym raportem fiskalnym.
- złożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.
Likwidacja działalności gospodarczej - zakończenie pracy kasy online
Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących w przypadku, zakończenia działalności gospodarczej gdy sprzedaż rejestrowana jest na kasie online podatnik zobowiązany jest do:
- wystawienia raportu fiskalnego dobowego;§
- niezwłocznego odczytu pamięci kasy poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego, po przejściu kasy w tryb tylko do odczytu (automatycznie bądź przy pomocy serwisanta) i sporządzenia protokołu z tej czynności;
- złożenia protokołu z odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym bądź łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia sporządzenia.
- sporządzenia oraz złożenia do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.
"W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych".
Likwidacja działalności - przechowywanie dokumentów firmowych
Dokumentację firmową prowadzoną dla celów podatkowych (KPiR, ewidencje, rejestry, faktury, rachunki itp.) przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (czyli w praktyce należy odczekać nie 5, a 6 lat).
- listy płac - od 1 lipca 2019 należy przechowywać 10 lat od zakończenia stosunku pracy;
- deklaracje rozliczeniowe ZUS i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty - 10 lat;