Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i będący jednocześnie czynnymi podatnikami VAT borykają się niekiedy z przestojem we współpracy z klientami. Sytuacje takie, oprócz tymczasowego zaniechania sprzedaży, mogą być spowodowane koncentracją nad rozwojem innego przedsięwzięcia, stworzenia nowej firmy w kraju lub za granicą. Czasami w natłoku pracy podatnik zapomni o wysyłce pliku JPK_V7, dlatego należy pamiętać, że prawo dopuszcza wykreślenie podatnika z rejestru VAT. Sprawdźmy, kiedy taka sytuacja może mieć miejsce.
Wykreślenie podatnika z rejestru VAT w przypadku likwidacji działalności
Decydując się na zamknięcie działalności gospodarczej, czynni podatnicy VAT mają obowiązek złożenia VAT-Z, czyli formularza służącego do wyrejestrowania z VAT. Formularz VAT-Z należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania działalności we właściwym urzędzie skarbowym.
Wypełniając formularz VAT-Z, w części C w poz. 16 należy wprowadzić datę zaprzestania wykonywania działalności (data powinna być zgodna z tą wskazaną we wniosku CEIDG-1), a w poz. 17 podać przyczynę zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Jeżeli ma miejsce zamknięcie działalności, trzeba zaznaczyć punkt 1, czyli „likwidacja”.
Jeżeli mimo zaprzestania prowadzenia działalności zgłoszenie nie zostało złożone do właściwego urzędu skarbowego, a w wyniku czynności sprawdzających nie jest możliwe nawiązanie jakiegokolwiek kontaktu z podatnikiem, następuje wykreślenie podatnika z rejestru VAT z urzędu przez naczelnika danego urzędu skarbowego.
Powyższe postępowanie zostało potwierdzone w wyroku WSA w Łodzi z 26 sierpnia 2020 roku, I SA/Łd 190/20, w którym czytamy:
„Wykreślenie z rejestru VAT dokonywane jest po przeprowadzeniu czynności sprawdzających, a nie w wyniku prowadzenia postępowania podatkowego, które kończy się wydaniem decyzji lub postanowienia. Wykreślenie z urzędu podatnika z rejestru podatników podatku od towarów i usług na podstawie art. 96 ust. 9 ustawy o VAT jest czynnością materialno-techniczną i z uwagi na przesłanki zawarte w tym przepisie nie zachodzi potrzeba wydawania decyzji, postanowienia czy też innego aktu prawnego [...].”
Przykład 1.
Pan Łukasz jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi firmę projektową. 29 grudnia 2023 roku postanowił zlikwidować działalność, składając aktualizację formularza CEIDG-1. Do kiedy powinien złożyć formularz VAT-Z, aby wyrejestrować się z VAT?
Formularz VAT-Z musi zostać złożony w terminie 7 dni od dnia likwidacji działalności, a więc do 5 stycznia 2024 roku.
Wykreślenie podatnika z rejestru VAT z urzędu – kiedy może nastąpić?
- podatnik nie istnieje;
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem;
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą;
- podatnik albo jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;
- posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej;
- wobec tego podatnika sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Powyższe przesłanki powodujące wykreślenie podatnika z rejestru VAT leżą w gestii urzędu. Natomiast przedsiębiorca może zostać wykreślony z rejestru VAT również w sytuacji, gdy nie dopełni obowiązków sprawozdawczych. Sytuacje te zostały wymienione w art. 96 ust. 9a ustawy o VAT i mają miejsce, gdy przedsiębiorca:
- zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy;
- będąc zobowiązanym do złożenia deklaracji, o której mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3, nie złożył takich deklaracji za 3 kolejne miesiące lub takiej deklaracji za kwartał;
- składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3, w których nie wykazał sprzedaży, nabycia towarów lub usług ani importu towarów z kwotami podatku do odliczenia;
- wystawiał faktury lub faktury korygujące, dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane;
- prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy biorący udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.
Urząd nie wykreśli podatnika z rejestru VAT pomimo spełnienia powyższych przesłanek, w sytuacji gdy na skutek otrzymania wezwania do złożenia zaległych deklaracji (aktualnie JPK_V7) podatnik niezwłocznie naprawi swój błąd i złoży zaległe deklaracje.
Przykład 2.
Pan Aleksander składał przez 6 miesięcy tzw. zerowe pliki JPK_V7 ze względu na to, że w okresie pandemii, na skutek wprowadzonych obostrzeń, nie mógł normalnie prowadzić działalności. Na początku stycznia otrzymał wezwanie urzędu skarbowego do złożenia wyjaśnień w związku z zerowymi plikami. Czy pan Aleksander może zostać wykreślony z VAT z urzędu?
Tak, wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT może nastąpić z urzędu, jeżeli przez 6 miesięcy składa się zerowe pliki JPK_V7, w których nie wykazuje się sprzedaży ani zakupu. Natomiast w sytuacji gdy pan Aleksander uzasadni takie postępowanie, udowadniając, że brak jakichkolwiek transakcji jest efektem wprowadzonych przez rząd obostrzeń, urząd nie powinien wykreślić go z rejestru czynnych podatników VAT.
Dodatkowo należy podkreślić, że podatnik, który zawiesił działalność gospodarczą, zostaje zarejestrowany bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego ponownie jako podatnik VAT z dniem wznowienia wykonywania działalności gospodarczej, ze statusem takim, jaki posiadał przed dniem zawieszenia tej działalności.
Przykład 3.
Pani Nicola prowadzi salon kosmetyczny i jest czynnym podatnikiem VAT. W związku ze spadkiem przychodów ze sprzedaży, będącym skutkiem pandemii koronawirusa, zdecydowała się na zawieszenie działalności na 5 miesięcy. Na początku 6. miesiąca postanowiła wznowić działalność. Czy urząd wykreślił panią Nicolę z rejestru czynnych podatników VAT?
Nie, warunkiem umożliwiającym wykreślenie podatnika z rejestru VAT przez urząd jest zawieszenie działalności na co najmniej 6 miesięcy. W związku z tym, że pani Nicola zawiesiła działalność na 5 miesięcy, nie powinna utracić statusu podatnika VAT czynnego.
Przykład 4.
Pan Wiktor prowadzi salon gier komputerowych i jest czynnym podatnikiem VAT. 1 lipca 2024 roku postanowił zawiesić działalność na rok. Czy urząd wykreśli pana Wiktora z rejestru podatników VAT czynnych?
Tak, po upływie 6 miesięcy zawieszonej działalności, czyli w styczniu 2025 roku, urząd może wykreślić pana Wiktora z rejestru VAT. Natomiast po wznowieniu działalności 1 lipca 2025 roku pan Wiktor nie musi składać ponownie formularza rejestracyjnego VAT-R, ponieważ urząd przywróci status podatnika VAT czynnego automatycznie.
Jak sprawdzić, czy nastąpiło wykreślenie podatnika z rejestru VAT?
Najszybszym i ogólnodostępnym sposobem na sprawdzenie statusu podatnika VAT jest weryfikacja przez internet na stronie Ministerstwa Finansów poprzez:
- portal podatkowy – Sprawdzenie statusu podmiotu w VAT;
- wyszukiwarkę wykazu podatników VAT – tzw. biała lista podatników VAT.
Podczas korzystania z portalu podatkowego wystarczy wpisać NIP i możliwe jest uzyskanie krótkiej informacji, czy podmiot o podanym numerze NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czy też nie jest. Wybierając w celach weryfikacji wykaz podatników VAT, można uzyskać bardziej szczegółowe informacje. Przede wszystkim możliwe jest wskazanie dnia, na jaki zostanie sprawdzony status podatnika VAT. Jeżeli nastąpiło wykreślenie podatnika z rejestru VAT, to taka informacja również będzie znajdować się w wynikach wyszukiwania wraz z podstawą prawną wykreślenia. Analogicznie, jeżeli podatnik został przywrócony, pojawi się informacja o podstawie prawnej przywrócenia go jako podatnika VAT czynnego.
Podsumowując, może nastąpić z urzędu bez dodatkowego zawiadomienia o tym fakcie przedsiębiorcy. Dlatego warto kontrolnie weryfikować swój status VAT, zwłaszcza w sytuacji, gdy zachodzą przesłanki do wykreślenia z urzędu – składane są zerowe pliki JPK_V7 lub działalność została zawieszona na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Należy również pamiętać, że likwidując działalność, przedsiębiorca ma obowiązek samodzielnego wyrejestrowania z VAT w terminie 7 dni od dnia zaprzestania prowadzenia działalności na formularzu VAT-Z, który składany jest w urzędzie skarbowym.
