Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został rozłożony w czasie. Termin wdrożenia zależy od wartości sprzedaży osiągniętej przez danego podatnika, co ma zapewnić przedsiębiorcom, księgowym i dostawcom oprogramowania odpowiedni czas na dostosowanie systemów księgowych i procedur wewnętrznych. Takie zróżnicowanie dat umożliwi płynne wdrożenie nowych rozwiązań zarówno po stronie firm, jak i podmiotów zajmujących się ich rozliczeniami. Będzie to również sprzyjać sprawnemu i bezpiecznemu przejściu na obowiązkowe fakturowanie w KSeF. Poza standardowymi etapami wdrożenia ustawodawca przewidział dodatkowy okres przejściowy, w którym ściśle określona grupa podatników będzie mogła nadal korzystać z możliwości wystawiania faktur poza KSeF, o ile nie przekroczy ustawowego limitu sprzedaży. Takie rozwiązanie uwzględnia specyfikę podmiotów o niewielkiej skali działalności, dla których pełne i natychmiastowe wdrożenie nowych obowiązków mogłoby stanowić zbyt duże obciążenie organizacyjne. Mechanizm ten pozwala na stopniowe dostosowanie procesów sprzedażowych i systemów księgowych do wymogów KSeF. W efekcie przejście na obowiązkowe e-fakturowanie może nastąpić w sposób bardziej uporządkowany i bez nadmiernych zakłóceń w bieżącej działalności. W praktyce pojawiły się jednak wątpliwości, jak powinno wyglądać ustalenie limitu 10 tys. zł wystawiania faktur poza KSeF obowiązującego w 2026 roku.
Dwa podstawowe terminy obowiązkowego KSeF
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur wystawianych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wchodzi w życie w dwóch etapach. Od 1 lutego 2026 roku stał się obowiązkowy dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku wymóg ten obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym także tych korzystających ze zwolnienia z VAT.
Okres przejściowy dla podmiotów prowadzących działalność na niewielką skalę
Ustawodawca przewidział dodatkowe rozwiązanie przejściowe obowiązujące do 31 grudnia 2026 roku. Zostało ono wprowadzone z myślą o przedsiębiorcach prowadzących działalność gospodarczą na niewielką skalę. Podatnicy objęci tym okresem będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Warunkiem skorzystania z okresu przejściowego jest nieprzekroczenie w danym miesiącu kwoty 10 tys. zł łącznej wartości sprzedaży (wraz z podatkiem VAT), udokumentowanej fakturami elektronicznymi lub w formie papierowej. Tacy przedsiębiorcy mogą wystawiać w dalszym ciągu (do końca 2026 roku) faktury elektroniczne lub w papierowe, czyli dokumentować transakcję sprzedaży za pomocą faktur wystawionych poza KSeF. Jeżeli zatem łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu w 2026 roku będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł – podatnik nie musi korzystać z KSeF. Preferencja ta obowiązuje tylko do momentu przekroczenia ustawowego limitu 10 tys. zł w którymkolwiek miesiącu, licząc od 1 kwietnia 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku.
Moment utraty prawa do wystawiania faktur poza KSeF
Prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych, czyli poza KSeF, wygasa z chwilą wystawienia dokumentu, który powoduje przekroczenie ustawowego limitu 10 tys. zł w danym miesiącu. Oznacza to, że właśnie ta faktura musi już zostać wystawiona w KSeF. W konsekwencji częste będą sytuacje, kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi w trakcie miesiąca. W takim przypadku podatnik dokumentuje sprzedaż do kwoty 10 tys. zł w formie tradycyjnej, a fakturę przekraczającą ten prób wystawia już obligatoryjnie w KSeF.
Należy pamiętać, że przekroczenie ustawowego limitu 10 tys. zł w dowolnym miesiącu powoduje trwałą utratę uprawnienia do wystawiania faktur poza KSeF. Podatnik nie może po prostu wystawić jednej faktury przekraczającej limit (lub kolejnych w tym samym miesiącu), a od następnego miesiąca powrócić do formy elektronicznej lub papierowej poza systemem.
Potwierdzono to w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej: w przepisie epizodycznym w art. 145o ust. 1 ustawy KSeF dopuszcza się możliwość, w okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku, wystawiania przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu fakturami jest mniejsza lub równa 10 tys. zł. Przepis ten nie będzie miał zastosowania, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10 tys. zł. Jeśli nie będzie spełniony ww. warunek, podatnik obowiązany będzie wystawiać e-faktury, począwszy od faktury, którą przekroczono tę wartość. Tym samym, jeżeli w danym miesiącu faktury nie spełnią wskazanego wyżej warunku, podatnik nie może ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych.
Utrata prawa do wystawiania faktur poza KSeF ma zatem charakter definitywny.
Ustalenie limitu 10 tys. zł wystawiania faktur poza KSeF - zasady obowiązujące w 2026 roku?
Należy pamiętać, że prawidłowe ustalenie wartości sprzedaży ma kluczowe znaczenie dla określenia momentu, w którym powstaje obowiązek wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. Wątpliwości podatników dotyczą w szczególności tego, że czy do limitu 10 tys. zł są wliczane tylko faktury, które obowiązkowo należy wystawiać w KSeF (transakcje B2B), czy wlicza się wszystkie wystawione faktury. Na to i inne pytania dotyczące sposobu wyliczania omawianego limitu obowiązującego w 2026 roku Ministerstwo Finansów (MF) udzieliło odpowiedzi w opracowaniu zawierającym najczęściej zadawane pytania.
Jak wyjaśnia MF, do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF).
Do limitu 10 tys. zł nie należy również wliczać faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących ani paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone. Wynika to z faktu, że w tych przypadkach dopuszczalna jest forma papierowa lub elektroniczna. Do wspomnianego limitu wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF. W związku z tym wartość sprzedaży udokumentowanej za pomocą kas rejestrujących ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone nie wpływa na ustalenie tego progu.
Do omawianego limitu nie wlicza się również wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dokumentowanej fakturami konsumenckimi. Nie podlegają one bowiem obowiązkowi rejestracji w KSeF, a do progu 10 tys. zł zalicza się wyłącznie transakcje, które docelowo muszą zostać wystawione w tym systemie. Z tego samego powodu do limitu nie wchodzi wartość sprzedaży na rzecz osób prywatnych dokumentowana jedynie przy użyciu kasy rejestrującej, bez wystawienia faktury. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, takie transakcje nie wpływają na ustalenie wspomnianego progu.
Zatem do limitu 10 tys. zł, pozwalającego na wystawianie faktur poza KSeF w 2026 roku, nie wlicza się wszystkich dokumentów sprzedażowych wystawionych przez podatnika. Należy uwzględnić jedynie te faktury, które obowiązkowo muszą zostać sporządzone za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur – czyli takie, wobec których nie stosuje się żadnych wyłączeń ani przepisów epizodycznych zezwalających na ich wystawienie w innej formie.
Przykład 1.
Pani Marzena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług informatycznych. Od 1 kwietnia 2026 roku co do zasady będzie objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Ze względu na prowadzenie działalności na niewielką skalę może skorzystać z okresu przejściowego, który pozwala na wystawianie faktur poza KSeF w 2026 roku pod warunkiem nieprzekroczenia limitu 10 tys. zł wartości sprzedaży. W maju 2026 roku wystawiła fakturę elektroniczną poza KSeF na rzecz innego podatnika VAT na kwotę 6800 zł brutto. Dodatkowo w tym samym miesiącu wykonała usługę na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (sprzedaż konsumencka) na kwotę 4600 zł brutto, którą na prośbę nabywcy chce udokumentować tzw. fakturą konsumencką. Czy to oznacza, że pani Marzena została objęta obowiązkowym KSeF?
Nie, pani Marzena nie została objęta obowiązkiem korzystania KSeF w maju 2026 roku. Limit 10 tys. zł nie został przekroczony, ponieważ do jego ustalenia uwzględnia się wyłącznie faktury podlegające obowiązkowi wystawienia w KSeF. Faktura konsumencka nie jest objęta tym wymogiem. Pani Marzena może zatem w dalszym ciągu wystawiać faktury poza KSeF.
Limit 10 tys. zł obowiązujący w 2026 roku w ramach okresu przejściowego nie obejmuje wszystkich wystawionych faktur, lecz wyłącznie te, które podlegałyby obowiązkowi wystawienia w Krajowym Systemie e-Faktur. Przy jego ustalaniu nie uwzględnia się faktur konsumenckich, sprzedaży ewidencjonowanej jedynie przy użyciu kasy rejestrującej ani paragonów uznanych za faktury uproszczone. Przekroczenie limitu w danym miesiącu powoduje obowiązek wystawiania e-faktur już od dokumentu przekraczającego próg oraz definitywną utratę prawa do wystawiania faktur poza KSeF w dalszym okresie przejściowym. Prawidłowe określenie zakresu dokumentów wliczanych do tego limitu ma zatem kluczowe znaczenie dla wskazania momentu, w którym powstaje obowiązek stosowania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych.
Polecamy:
