Zapomogi przyznawane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są specjalnym wsparciem adresowanym do pracowników znajdujących się w wyjątkowo trudnych sytuacjach w wyniku różnego rodzaju zdarzeń losowych – stanowią pomoc dla osób w kryzysie materialnym, emocjonalnym lub zdrowotnym. Taka zapomoga z ZFŚS pozwala na szybkie i doraźne odciążenie domowego budżetu zatrudnionego w obliczu nagłych wydatków.
Zapomoga z ZFŚS jako świadczenie socjalne
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli czy też innych form wychowania przedszkolnego.
Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 1 Ustawy z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dalej: ustawa o zfśs).
Przez zapomogę należy rozumieć jednorazowe świadczenie pieniężne mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej. Jest to zatem forma pomocy materialnej, najczęściej pieniężnej, która może stanowić element działalności socjalnej pracodawcy, finansowanej z zfśs. Możliwość wypłacania zapomóg powinna być wówczas przewidziana w ustanowionym przez pracodawcę regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).
Zapomoga służy zwykle zaspokojeniu zwiększonych potrzeb życiowych pracownika w sytuacjach losowych lub nagłych, np. klęski żywiołowej, ciężkiej choroby czy pogorszenia sytuacji materialnej – pokryciu kosztów remontu mieszkania, leczenia, czy zakupowi innych niezbędnych rzeczy.
Konieczność uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika
W myśl art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs pracodawca, podejmując decyzję w sprawie przyznania zapomogi, musi kierować się sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracownika. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 8 stycznia 2014 roku (I UK 202/13), właściwym odzwierciedleniem sytuacji majątkowej, rodzinnej i finansowej jest wysokość dochodu przypadającego na członka jego rodziny. Ta wartość uwzględnia liczbę pozostających na jego utrzymaniu osób, uzyskiwanie przez pracownika dochodów z innych źródeł, wysokość przychodów osiąganych przez pozostałych członków rodziny, a więc konkretną jego i jego rodziny sytuację życiową. Dodatkowo może być przyjęte kryterium obrazujące szczególne wypadki niedostatku lub innych szczególnych okoliczności wymagających pomocy socjalnej.
Wykluczone jest natomiast przyznawanie wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości. Ustawa o zfśs nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, w którym określono tzw. kryterium socjalne. Nie można zatem przyznawać ulgowych usług i świadczeń z zfśs, w tym zapomóg, „po równo”.
Doświadczenie życiowe pokazuje zresztą, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem wspomnianej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne (pismo z 4 kwietnia 2014 roku Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/128/2014).
Warto również zwrócić uwagę na wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 5 listopada 2013 roku, w którym wskazano, że prawidłowa interpretacja art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs nie zezwala na przyznanie przez pracodawcę świadczeń z tego funduszu pracownikom, z pominięciem indywidualnej analizy ich sytuacji pod kątem wskazanego w tym przepisie kryterium socjalnego. Takie przyzwolenie byłoby bowiem traktowane jako przyznanie dodatków do wynagrodzenia.
Przepis ten wyraźnie określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. To powiązanie oznacza, że im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Nakłada to na przyznających świadczenia obowiązek indywidualnej kwalifikacji wniosków o przyznanie świadczenia (pismo z 4 kwietnia 2014 roku Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/128/2014).
Przykład 1.
Dwóch pracowników złożyło wnioski o zapomogę w związku ze zwiększonymi wydatkami będącymi następstwem zdarzeń losowych. W przypadku pierwszego z nich zdarzeniem losowym było zachorowanie wymagające rozpoczęcia kosztownej terapii, a w przypadku drugiego – zalanie mieszkania w wyniku powodzi skutkujące potrzebą przeprowadzenia remontu. Pracodawca wziął pod uwagę w odniesieniu do każdego pracownika dochód na członka rodziny i ustalił, że jest on wyższy w rodzinie pierwszego pracownika. Jednocześnie pracodawca ocenił, że potrzeby obu pracowników mają podobną wagę. W związku z tym drugiemu z pracowników przyznano zapomogę w kwocie wyższej niż pierwszemu, uwzględniając wspomnianą różnicę w dochodach.
Zwolnienie z opodatkowania
Wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci:
- z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
- z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Tym samym zapomogi przyznawane we wspomnianych wyżej przypadkach, finansowane z zfśs, są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych w pełnej wysokości, niezależnie od ich kwoty. Należy jednak podkreślić, że nie każde świadczenie pieniężne udzielane z zfśs ma charakter zapomogi w znaczeniu ścisłym (tzw. zapomogi losowej), która jest szczególnym świadczeniem doraźnym, bezzwrotnym, przyznawanym w wypadkach losowych, niezależnych od danej osoby, powodujących zdecydowanie pogorszenie jej sytuacji dochodowej (życiowej, rodzinnej, materialnej).
W praktyce okolicznościami uzasadniającymi przyznanie zapomogi losowej są: pożar, powódź, kradzież, wypadek, zalanie mieszkania, ciężka choroba, śmierć członka rodziny. Pod pojęciem zdarzenia losowego rozumie się zdarzenie nieprzewidywalne, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia mimo zachowania należytej staranności.
O kwalifikacji danej pomocy materialnej jako zapomogi decyduje przyczyna udzielania takiej pomocy. Zapomogą nie jest pomoc udzielana z innych powodów niż wyżej wskazane, np. z uwagi na zwiększone wydatki w okresie świąt (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 28 grudnia 2023 roku, III AUa 1342/22).
Inne świadczenia (niebędące zapomogami w znaczeniu ścisłym) otrzymane przez pracownika, finansowane w całości z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – rzeczowe i pieniężne – są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych tylko do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Zapomoga z ZFŚS - zwolnienie ze składek ZUS
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia finansowanego ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Jeśli więc pracodawca spełnia wyżej omówione przesłanki, tj. uzależnia przyznanie pracownikom świadczeń, w tym zapomóg, finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu, to nie istnieją przeszkody prawne, by mógł skorzystać z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia (pismo z 27 kwietnia 2017 roku, Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/352/2017).
Jak wynika z powyższego, wartość zapomogi wypłacanej z zfśs jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania, jeżeli pracodawca dochowuje ustawowego wymogu uzależnienia decyzji o jej przyznaniu oraz o jej wysokości od indywidualnej sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej pracownika, którą wcześniej musi odpowiednio zbadać.
Kwota zapomogi jest w całości wolna od podatku, jeżeli mamy do czynienia z zapomogą w znaczeniu ścisłym (zapomogą losową), a nie tylko z jakimkolwiek świadczeniem pieniężnym finansowanym z zfśs (w przypadku świadczeń niebędących zapomogami losowymi, zwolnienie podatkowe jest limitowane łączną kwotą 1000 zł w skali roku). Zasady zwolnienia z oskładkowania są bardziej liberalne niż zwolnienia z podatku – świadczenia z zfśs co do zasady nie są uwzględniane w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o ile tylko pracodawca udziela ich zgodnie z przepisami ustawy o zfśs.
