Sposób ustalania zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika jest opisany w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oblicza się ją po pomniejszeniu przychodu ze stosunku pracy o potrącane składki na ubezpieczenia społeczne, a także o koszty uzyskania przychodów. Podatek dochodowy wpływa również na wysokość składki zdrowotnej. Niekiedy konieczne jest obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. W artykule przedstawimy sytuacje, w jakich taki zabieg ma zastosowanie.
Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy
W celu ustalenia kwoty należnej zaliczki na podatek dochodowy trzeba wykonać obliczenia w ściśle określonej kolejności. Jest to ten sam schemat co wyliczanie wynagrodzenia pracownika od kwoty brutto do kwoty netto. Poniżej opisane zostały kolejne kroki w celu ustalenia zaliczki na podatek dochodowy pracownika.
Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy od 2022 roku
Od przychodu ze stosunku pracy (wynagrodzenia brutto) należy obliczyć składki na ubezpieczenia społeczne, które stanowią 13,71% podstawy wymiaru. Od wynagrodzenia brutto odejmuje się obliczone składki na ubezpieczenia społeczne, a także kwotę kosztów uzyskania przychodów, która w zależności od tego, czy pracownik mieszka w miejscowości zakładu pracy, czy poza nią, wynosi odpowiednio 250 zł lub 300 zł. Ustalona liczba, zaokrąglona do pełnych złotych, stanowi podstawę do naliczenia podatku dochodowego, którą trzeba przemnożyć przez 12% lub 32%, a następnie pomniejszyć o kwotę wolną od podatku (jeżeli pracownik zaznaczył taką opcję w oświadczeniu PIT-2), która wynosi 300 zł (lub mniej, jeśli pracownik rozłożył ją pomiędzy płatników).
Przykład 1.
Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy dla pana Jana, który w 2025 roku osiąga wynagrodzenie 4500 zł.
Zarobek brutto: 4500 zł brutto
Składki społeczne: 4500 zł × 13,71% = 616,95 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 4500 zł – 616,95 zł = 3883,05 zł
Składka zdrowotna: 3883,05 zł × 9% = 349,47 zł
Podstawa do opodatkowania: 4500 zł – 616,95 zł (składki społeczne) – 250 zł (KUP) = 3633,05 zł, w zaokrągleniu 3633 zł
Zaliczka na podatek: 3633,00 zł × 12% – 300 zł (ulga podatkowa) = 135,96 zł, w zaokrągleniu 136 zł
Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z przepisami obowiązującymi na 31 grudnia 2021 roku
Umiejętność wyliczenia zaliczki na podatek zgodnie z przepisami obowiązującymi na 31 grudnia 2021 roku jest ważne ze względu na wyliczanie składki zdrowotnej. Przepisy te zakładają:
kwotę kosztów uzyskania przychodów: 250 zł lub 300 zł (dla osób dojeżdżających do pracy z innej miejscowości);
stawka podatku to 17% lub 32%;
kwotę wolną od podatku (jeżeli pracownik zaznaczył wykorzystanie pełnej ulgi PIT-2), która wynosi 43,76 zł lub 0 zł (gdy nie złożyło się oświadczenia, że kwotę wolną wykorzystuje się w pełnej wysokości).
Przykład 2.
Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy dla pana Jana, który w 2021 roku osiąga wynagrodzenie 4500 zł.
Zarobek brutto: 4500 zł brutto
Składki społeczne: 4500 zł × 13,71% = 616,95 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 4500 zł – 616,95 zł = 3883,05 zł
Składka zdrowotna: 3883,05 zł × 9% = 349,47 zł
Podstawa do opodatkowania: 4500 zł – 616,95 zł (składki społeczne) – 250 zł (KUP) = 3633,05 zł, w zaokrągleniu 3633 zł
Zaliczka na podatek: 3633 zł × 17% – 43,76 zł (ulga podatkowa) = 573,85 zł, w zaokrągleniu 574,00 zł
Obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne
Podczas wyliczania wynagrodzeń może pojawić się sytuacja, gdy składkę zdrowotną należy obniżyć do wysokości zaliczki na podatek dochodowy, jednak wyliczanej zgodnie z przepisami obowiązującym na 31 grudnia 2021 roku.
Gdy składka zdrowotna obliczona zgodnie z przepisami art. 79 i 81 jest wyższa od kwoty ustalonej z art. 83 ust. 2b ustawy zdrowotnej, wówczas składkę zdrowotną obniża się do wysokości tej kwoty. Kwotą tą jest zaliczka na podatek dochodowy, obliczona zgodnie z przepisał Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym na 31 grudnia 2021 roku.
Obniżenie składki zdrowotnej w przypadku umowy o pracę występuje, gdy pracownik osiągnął niższe dochody, czy to z tytułu przepracowania tylko części miesiąca, czy gdy jest zatrudniony na część etatu.
Przykład 3.
Pani Anna jest zatrudniona na 1/10 etatu i co miesiąc osiąga wynagrodzenie w wysokości 1000 zł. Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od niskiego wynagrodzenia wygląda następująco:
- Przychód – 1000 zł
- Składki na ubezpieczenia społeczne – 137,10 zł
- Podstawa ubezpieczenia zdrowotnego – 862,90 zł
- Koszty uzyskania przychodu – 250 zł
- Kwota wolna od podatku – 425 zł
- Podstawa opodatkowania (1.– 2.– 4.) – 613 zł
- Zaliczka na podatek – 0 zł
- Naliczona zaliczka podatku, jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne 31 grudnia 2021 roku:
podstawa opodatkowania: 1000 zł – 137,10 zł – 250 zł = 613 zł (po zaokrągleniu)
należna zaliczka: 613 zł × 17% – 43,76 zł (ulga na 31 grudnia 2021) = 60,45 zł – naliczona zaliczka podatku
Składka na ubezpieczenie zdrowotne:
(3 × 9%) = → Składka zdrowotna: 60,45 zł: (naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%) 862,90 podstawa × 9% = 77,66 zł
zaliczka na podatek i obliczona zgodnie z zasadami podatkowymi obowiązującymi na 31 grudnia 2021 roku byłaby 77,66 zł > 60,45 zł
porównujemy kwoty 9% składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek 77,66 zł > 60,45 zł
obniżona składka zdrowotna 60,45 zł
Kwota netto pracownika: 802,45 zł (1000,00 zł – 137,10 zł – 0 zł – 60,45 zł)
Obniżenie składki zdrowotnej w przypadku zwolnienia z PIT
Obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki wystąpi także podczas obliczania wynagrodzenia pracownika korzystającego ze zwolnienia z PIT. Mimo że w tym przypadku pracodawca nie pobiera podatku, ma obowiązek „sztucznego” wyliczenia zaliczki właśnie na cele ustalenia wysokości składki zdrowotnej. Potwierdza to art. 83 ust. 2a ustawy zdrowotnej.
„W przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona od przychodu wolnego od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy [...] o podatku dochodowym od osób fizycznych jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego nie był zwolniony od podatku dochodowego na podstawie tego przepisu, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej zaliczki”.
Zapłata obliczonych składek i zaliczki na podatek
Obliczone składki i zaliczki pracodawca wpłaca na konta odpowiednich organów. Składki ZUS są wykazywane na deklaracji ZUS DRA i raportach imiennych i powinny zostać opłacone w większości przypadków do 20. dnia kolejnego miesiąca. Co ważne, generując w PŁATNIKU lub PUE raporty ZUS RCA, składka zdrowotna zawsze obliczana jest w wysokości 9%. Jeżeli składka powinna zostać obniżona, należy samodzielnie dokonać zmiany kwoty.
Kwoty przekazuje się na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast kwotę zaliczki na podatek dochodowy za pracowników trzeba przekazać do 20. dnia kolejnego miesiąca na konto właściwego dla pracodawcy urzędu skarbowego. W tym wypadku nie ma obowiązku składania comiesięcznych deklaracji PIT-4. Informację o wpłaconych za pracowników zaliczkach składa się rocznie do końca stycznia kolejnego roku podatkowego na deklaracji PIT-4R.
Obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl istnieje możliwość generowania listy płac poprzez KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC, wybierając właściwy rodzaj listy.
Przy niskim wynagrodzeniu składka na ubezpieczenie zdrowotne zostanie automatycznie obniżona do wysokości zaliczki.
Dzięki intuicyjności systemu naliczenie wynagrodzeń przebiega w ekspresowym tempie. Co ważne, do wygenerowanej w wFirma.pl deklaracji DRA zostanie zaczytana wartość składki z listy płac.
Podczas rozliczania wynagrodzeń może na nas czekać kilka pułapek, na które zawsze należy zwracać uwagę. Obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki jest jednym z takich przypadków. Warto wiedzieć, kiedy taka sytuacja będzie miała miejsce.
