Sposób ustalania zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika jest opisany w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oblicza się ją po pomniejszeniu przychodu ze stosunku pracy o potrącane składki na ubezpieczenia społeczne, a także o koszty uzyskania przychodów. Podatek dochodowy wpływa również na wysokość składki zdrowotnej. Niekiedy konieczne jest obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. W artykule przedstawimy sytuacje, w jakich zabieg taki ma zastosowanie.
Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy
W celu ustalenia kwoty należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczenia trzeba wykonać w ściśle określonej kolejności. Jest to ten sam schemat co wyliczanie wynagrodzenia pracownika od kwoty brutto do kwoty netto. Poniżej opisane zostały kolejne kroki w celu ustalenia zaliczki na podatek dochodowy pracownika.
Od przychodu ze stosunku pracy (wynagrodzenia brutto) należy obliczyć składki na ubezpieczenia społeczne, które stanowią 13,71% podstawy wymiaru. Od wynagrodzenia brutto odejmuje się obliczone składki na ubezpieczenia społeczne, a także kwotę kosztów uzyskania przychodów, która w zależności od tego, czy pracownik mieszka w miejscowości zakładu pracy, czy poza nią, wynosi odpowiednio 250 zł lub 300 zł. Ustalona liczba, zaokrąglona do pełnych złotych, stanowi podstawę do naliczenia podatku dochodowego, którą trzeba przemnożyć przez 12% lub 32%, a następnie pomniejszyć o kwotę wolną od podatku (jeżeli pracownik podpisał oświadczenie PIT-2), która wynosi 300 zł (lub mniej jeśli pracownik rozłożył ją pomiędzy płatników). Z wynagrodzenia pracownika pobiera się składkę zdrowotną w wysokości 9% podstawy wymiaru. Podstawą do obliczenia składki zdrowotnej jest zaś przychód ze stosunku pracy pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne.
Przykład 1.
Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy dla pana Jana, który w 2024 roku osiąga wynagrodzenie 4 500 zł.
Zarobek brutto: 4 500,00 zł brutto
Składki społeczne: 4 500,00 zł x 13,71% = 616,95 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 4 500,00 zł – 616,95 zł = 3 883,05 zł
Składka zdrowotna: 3 883,05 zł x 9% = 349,48 zł
Podstawa do opodatkowania: 4 500,00 zł – 616,95 zł (składki społeczne) – 250,00 zł (KUP) = 3 633,05 zł, w zaokrągleniu 3 633,00 zł
Zaliczka na podatek: 3 633,00 zł x 12% – 300,00 zł (ulga podatkowa) = 135,96 zł, w zaokrągleniu 136,00 zł
Wynagrodzenie netto: 4 500,00 zł – 616,95 zł (składki społeczne) – 349,48 zł (zdrowotna 9%) – 136,00 zł = 3 397,57 zł
Obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne
W przypadku gdy pracownik osiągnął niższe dochody, na przykład z tytułu przepracowania tylko części miesiąca, lub gdy jest zatrudniony na część etatu, może pojawić się sytuacja, gdzie składkę zdrowotną trzeba będzie obniżyć do wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (dalej ustawy zdrowotnej) w momencie gdy składka zdrowotna obliczona przez płatnika jest wyższa od obliczonego podatku, należy zastosować obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. W przypadku obliczania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych przez płatnika od przychodów stanowiących podstawę wymiaru składki, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy zdrowotnej, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości 0 zł.
Podczas naliczania wynagrodzenia wypłacanego od 1.01.2022 roku do poprawnego wyliczenia kwoty składki zdrowotnej 9% ustalane jest jaka byłaby składka zdrowotna, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na dzień 31.12.2021 roku. Zmiany podatkowe obowiązujące od 1 lipca 2022 r. nie zmieniły tego przepisu.
Przykład 2.
Pani Anna jest zatrudniona na ⅕ etatu i co miesiąc osiąga wynagrodzenie w wysokości 1000 zł. Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od niskiego wynagrodzenia wygląda następująco:
Przychód – 1 000,00 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne – 137,10 zł
Podstawa ubezpieczenia zdrowotnego – 862,90 zł
Koszty uzyskania przychodu – 250,00 zł
Kwota wolna od podatku – 425 zł
Podstawa opodatkowania (1.– 2.– 4.) – 613 zł
Zaliczka na podatek - 0 zł
Naliczona zaliczka podatku jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne 31.12.2021 roku:
podstawa opodatkowania: 1000,00 zł – 137,10 zł – 250,00 zł = 613,00 zł (po zaokrągleniu)
należna zaliczka: 613,00 zł x 17% - 43,76 zł (ulga na 31.12.2021) = 60,45 zł – naliczona zaliczka podatku
Składka na ubezpieczenie zdrowotne:
(3. x 9%) = → Składka zdrowotna: 60,45 zł: (naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%: 862,90 podstawa x 9% = 77,66 zł; naliczona zaliczka podatku od 1000 zł gdyby stosować zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 roku byłaby 60,45 zł; 60,45 zł
Zaliczka na podatek dochodowy podlegająca wpłacie do US (7.– 8.b) – 0,00 zł
Kwota netto pracownika: 802,45 zł (1 000,00 zł – 137,10 zł – 0 zł – 60,45 zł)
Obniżenie składki zdrowotnej w przypadku zwolnienia z PIT
Jedna z nietypowych sytuacji, kiedy może wystąpić obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki, wystąpi podczas obliczania wynagrodzenia pracownika korzystającego ze zwolnienia z PIT. Mimo że w tym przypadku pracodawca nie pobiera podatku, ma obowiązek „sztucznego” wyliczenia zaliczki właśnie na cele ustalenia wysokości składki zdrowotnej. Potwierdza to art. 83 ust. 2a ustawy zdrowotnej.
„W przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona od przychodu wolnego od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy [...] o podatku dochodowym od osób fizycznych jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego nie był zwolniony od podatku dochodowego na podstawie tego przepisu, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej zaliczki”.
Obniżenie składki zdrowotnej w przypadku osób niepełnosprawnych
Warto również wspomnieć, że zgodnie z art. 82 ust. 10 ustawy zdrowotnej: „W przypadku gdy osoba zaliczona do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności objęta jedynie tytułem do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, o którym mowa w art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c albo pkt 1a, uzyskuje przychód rozliczany na zasadach określonych w art. 27 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych:
1) miesięczna składka na ubezpieczenie zdrowotne jest opłacana w wysokości nieprzekraczającej kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych należnej za miesiąc, za który opłacana jest składka, począwszy od miesiąca przypadającego po miesiącu, w którym ubezpieczony został zaliczony do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności;
2) roczna składka na ubezpieczenie zdrowotne jest opłacana w wysokości nieprzekraczającej kwoty należnego podatku dochodowego od osób fizycznych za dany rok kalendarzowy, jeżeli ubezpieczony był w tym okresie zaliczony do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności przez co najmniej jeden miesiąc.”
Zapłata obliczonych składek i zaliczki na podatek
Obliczone składki i zaliczki pracodawca wpłaca na konta odpowiednich organów. Składki ZUS są wykazywane na deklaracji ZUS DRA i raportach imiennych powinny zostać opłacone w większości przypadków do 20. dnia kolejnego miesiąca. Kwoty przekazuje się na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast kwotę zaliczki na podatek dochodowy za pracowników należy przekazać do 20. dnia kolejnego miesiąca na konto właściwego dla pracodawcy urzędu skarbowego. W tym wypadku nie ma obowiązku składania comiesięcznych deklaracji PIT-4. Informację o wpłaconych za pracowników zaliczkach składa się rocznie do końca stycznia kolejnego roku podatkowego na deklaracji PIT-4R.
Obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl istnieje możliwość generowania listy płac poprzez KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC, wybierając właściwy rodzaj listy.
Przy niskim wynagrodzeniu składka na ubezpieczenie zdrowotne zostanie automatycznie obniżona do wysokości zaliczki.
Dzięki intuicyjności systemu naliczenie wynagrodzeń przebiega w ekspresowym tempie. Co ważne, do wygenerowanej w wFirma.pl deklaracji DRA zostanie zaczytana wartość składki z listy płac.
Podczas rozliczania wynagrodzeń może na nas czekać kilka pułapek, na które zawsze należy zwracać uwagę. Obniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki jest jednym z takich przypadków. Warto wiedzieć, kiedy taka sytuacja będzie miała miejsce.
