Poradnik Przedsiębiorcy

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika lub bez wniosku

Pracownik pracujący ponad obowiązujące normy wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli odbywa się ona przez ponad 8 godzin dziennie lub w przypadku równoważnego czasu pracy ponad 12 godzin dziennie, pracownik nabywa prawo do rekompensaty wypracowanych nadgodzin dobowych. Pracownik może zdecydować się na odbiór czasu wolnego za nadgodziny lub otrzymanie wynagrodzenia w stosownej wysokości.

Dodatki do wynagrodzenia za wypracowanie godzin nadliczbowych

Osoba która wypracowała nadgodziny może zdecydować się na ich odbiór w formie czasu wolnego lub otrzymanie wynagrodzenia powiększonego o 50-procentowy dodatek. Mogą się zdarzyć również przypadki, kiedy praca w godzinach nadliczbowych odbywa się w np. w niedzielę czy święto, pracownikowi przysługuje oprócz normalnego wynagrodzenia dodatek w wysokości 100%. Jedynie za pracę w sobotę lub w inny wolny dzień z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy pracownikowi nie można zapłacić, lecz koniecznie należy udzielić dnia wolnego. Co do zasady bowiem pracownik może pracować przeciętnie przez pięć dni w tygodniu, a więc nieudzielenie dnia wolnego za pracę w sobotę będzie stanowiło wykroczenie przeciwko jego prawom.

Przykład 1.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie brutto w wysokości 4000 zł. 2 listopada br. miał zaplanowane 10 godzin w harmonogramie, ale w związku z potrzebą pracodawcy został dłużej o 2 godziny. Pracownik nie otrzymał czasu wolnego za te 2 godziny do końca okresu rozliczeniowego i pracodawca musiał mu wypłacić następującą kwotę za nadgodziny:

4000 zł / 160 = 25 zł

25 zł x 2 = 50 zł 

50 zł + (50 zł x 50%) = 75 zł

Za dwie godziny niezrekompensowane czasem wolnym temu pracownikowi pracodawca musiałby zapłacić 75 zł. Obowiązek wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem następuje w miesiącu, w którym wystąpiły  nadgodziny dobowe, w odróżnieniu od pozostałych nadgodzin, które pracodawca musi wypłacić po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W sytuacji, gdy w zakładzie pracy obowiązuje np. 6-miesięczny okres rozliczeniowy, który zaczyna się w styczniu, za przyjście pracownika do pracy w wolną sobotę czas wolny może zostać udzielony do końca czerwca. Nieudzielenie czasu wolnego przez pracodawcę będzie skutkować obowiązkiem zapłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem.

Za pracę przez ponad 8 godzin w jednej dobie pracownikowi należy się odbiór czasu wolnego za nadgodziny lub otrzymanie wynagrodzenia powiększonego o 50-procentowy dodatek.. Za dobę w Kodeksie pracy uważa się kolejne 24 godziny od momentu rozpoczęcia pracy. Jeżeli jednego dnia pracownik zacznie pracę o 7.00, a drugiego o 6.00, wówczas powstaną nadgodziny dobowe, które pracownik musi mieć rozliczone do końca miesiąca, w którym wystąpiły.

Planując zatem pracę pracownika, należy koniecznie pamiętać, aby nie planować kolejnego dnia wcześniej niż poprzedniego, gdyż nawet jeżeli pracownik zacznie pracę już w kolejnym dniu, to jeżeli nie upłynęły jeszcze 24 godziny od rozpoczęcia pracy w dniu wcześniejszym, to nadgodziny wystąpią, gdyż pracownik zaczął pracę jeszcze w poprzedniej dobie pracowniczej.

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny poprzez złożenie wniosku przez pracownika – jakie konsekwencje niesie?

Pracodawca może udzielić czasu wolnego na wniosek pracownika lub bez takiego wniosku. Jeżeli wystąpi on z wnioskiem do pracodawcy o udzielenie czasu wolnego w wybranym przez siebie terminie, pracodawca jest zobowiązany udzielić mu go w proporcji 1:1, czyli za dwie godziny nadliczbowe – dwie godziny czasu wolnego. Natomiast gdy odbiór czasu wolnego za nadgodziny został narzucony pracownikowi odgórnie przez pracodawcę to ma on obowiązek udzielić go w proporcji 1:1,5. Oznacza to, że za dwie godziny nadliczbowe pracodawca musi udzielić pracownikowi trzech godzin wolnych do końca okresu rozliczeniowego. Na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na odbiór czasu wolnego za nadgodziny nawet w kolejnym okresie rozliczeniowym. Ważne jest to, aby to pracownik sam wskazał we wniosku, że dany termin mu pasuje jako czas wolny za przepracowane wcześniej nadgodziny.

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny a wynagrodzenie 

Art. 151(2) § 1 kp mówi , że „w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy”. Natomiast § 2  wspomnianego artykułu wskazuje, że „udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy”.

Oznacza to, że w przypadku wniosku pracownika oraz w razie jego braku odmiennie nalicza się wynagrodzenie pracownika. Ilustruje to poniższy przykład.

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika

Wynagrodzenie pracownika wynosi 4000 zł brutto. Okres rozliczeniowy to październik–listopad.

W październiku 2018 r. były do przepracowania 184 godziny. Pracownik przepracował 194 godziny. 

W listopadzie 2018 r. do przepracowania było 160 godzin, pracownik przepracował 150, gdyż pracodawca udzielił pracownikowi na jego wniosek 10 godzin czasu wolnego.

Pracownik otrzymuje następujące wynagrodzenie:

W październiku 

4000 zł / 184 godz. = 21,74 zł

21,74 zł x 194 = 4217,39 zł

W listopadzie 

4000 zł / 160 godz. = 25,00 zł

25,00 zł x 150 = 3750,00 zł

Jak widać na powyższym przykładzie, sprawa komplikuje się, gdy wniosek o czas wolny pracownik złoży w kolejnym miesiącu. W związku z zasadą, że wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną (art. 80 kp), odbiór czasu wolnego za nadgodziny przez pracownika na jego wniosek może spowodować, że w jednym miesiącu otrzyma wyższe wynagrodzenie, a w drugim niższe. Potwierdzenie tego faktu można znaleźć w Stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy z 2005 r. w sprawie czasu wolnego za nadgodziny (GNP-367-4560/05/PE), w którym czytamy: „Za czas wolny udzielony w zamian za pracę nadliczbową wynagrodzenie nie przysługuje, bo pracownik nie świadczy wtedy pracy, a nie ma przepisu, który gwarantowałby zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli zatem odbiór czasu wolnego za nadgodziny miał miejsce na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego”.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku oddania czasu wolnego za przepracowane nadgodziny bez wniosku pracownika.

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika

Jeżeli oddawanie czasu wolnego odbywa się z inicjatywy pracodawcy, rozliczenie wynagrodzenia wygląda następująco.

W październiku 2018 r. były do przepracowania 184 godziny. Pracownik przepracował 194 godziny.

W listopadzie 2018 r. do przepracowania było 160 godzin, pracownik przepracował 145, gdyż pracodawca udzielił pracownikowi z własnej inicjatywy 15 godz. czasu wolnego.

Pracownik otrzymuje następujące wynagrodzenie:

W październiku: 

4000 zł / 184 godz. = 21,74 zł

21,74 zł x 194 = 4217,39 zł

W listopadzie pracodawca nie może obniżyć wynagrodzenia, mimo że pracownik przepracował tylko 145 godz., i musi mu wypłacić 4000 zł.

Jak widać, zrekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych poprzez udzielenie czasu wolnego, na wniosek pracownika lub bez, zwalnia pracodawcę jedynie z obowiązku wypłaty dodatków do wynagrodzenia w wysokości 50 i 100%. Normalne wynagrodzenie nadal jest należne pracownikowi. Na jego wniosek wolne może zostać udzielone nawet w kolejnym okresie rozliczeniowym, podczas gdy udzielenie czasu wolnego bez jego wniosku musi się odbyć do końca okresu rozliczeniowego.

Inaczej się ma kwestia pracy w sobotę. Jak można przeczytać w Stanowisku Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie dnia wolnego w zamian za pracę w sobotę (GPP-501-4560-83-1/10/PE/RP) pracownik, który „wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi w terminie z nim uzgodnionym”. Przepisy jednak nie wskazują, jak owo uzgodnienie miałoby wyglądać, nie została również przewidziana sytuacja, na wypadek gdyby stronom nie udało się dojść do porozumienia. W interesie pracodawcy leży na pewno, aby dogadał się z pracownikiem co do odbioru dnia wolnego, gdyż nieudzielenie go do końca okresu rozliczeniowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika z art. 281 pkt 5 kp i zagrożone jest karą grzywny. Przypomnieć przy tej okazji należy, że pracownikowi nawet za jedną godzinę pracy w sobotę (lub inny ustalony wolny dzień w tygodniu oprócz niedzieli) należy się cały dzień wolny.