Poradnik Przedsiębiorcy

Spotkanie z kontrahentem w restauracji w kosztach firmowych

Biznes rządzi się swoimi prawami. Prowadzenie działalności wymaga stałego nawiązywania kontaktów biznesowych, zawierania umów, prowadzenia negocjacji z kontrahentami i wiele innych. Jak się to ma do kwestii podatkowych? Czy spotkanie z kontrahentem w restauracji, lunch lub poczęstunek mogą być kosztem uzyskania przychodu? Czy podatnik może odliczyć VAT od takich wydatków?

Co jest kosztem uzyskania przychodu?

Definicję kosztu uzyskania przychodu powinien znać każdy przedsiębiorca i jest ona uregulowana w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W świetle tego przepisu kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Co to oznacza? Kosztem podatkowym może być koszt, który pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, został poniesiony w wyniku jej prowadzenia. Wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 23 ustawy - w tym przypadku definitywnie nie mogą one być kosztami podatkowymi i obniżać podstawy do opodatkowania.

Jak w świetle tej definicji można określić wydatek poniesiony na spotkanie z kontrahentem w restauracji, lunch lub inny poczęstunek? Niestety, nie jest to tak jednoznaczne i istnieje ryzyko, że taki koszt zostanie uznany za reprezentację.

Wydatki na reprezentację a koszty uzyskania przychodu

Wydatki na reprezentację na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostały wyłączone z katalogu wydatków, które mogą być kosztem uzyskania przychodu. Główny problem przedsiębiorców polega na tym, że ani ustawa o PIT, ani jakikolwiek inny akt prawny nie wyjaśnia jednoznacznie, czym taka reprezentacja jest. Spór w definiowaniu pojęcia reprezentacji powoli ustępuje, po tym jak sprawą zajął się Naczelny Sąd Administracyjny. Zgodnie z wyrokiem sądu z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11), aby stwierdzić, czy dany wydatek to reprezentacja, należy określić cel jego poniesienia.

Uwaga!

Reprezentacja to działanie, które ma na celu wykreowanie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Są to więc koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu.

Nie jest możliwe jednoznaczne stwierdzenie, czy dane działanie podatnika to reprezentacja. Dla takiej oceny konieczna jest analiza całokształtu okoliczności konkretnej sprawy, zwłaszcza wobec braku ustawowej definicji tego pojęcia.

Jak pojęcie reprezentacji odnosi się do spotkania w restauracji? Czy spotkanie z kontrahentem w restauracji, a nawet sam lunch czy poczęstunek może być kosztem uzyskania przychodu?

Spotkanie z kontrahentem w restauracji, lunch, poczęstunek w kosztach podatkowych

Zaksięgowanie wydatku związanego ze spotkaniem z kontrahentem w restauracji, kosztu lunchu lub innego poczęstunku do kosztów uzyskania przychodów jest kwestią kontrowersyjną i niejednoznaczną. Sprawę komplikuje fakt, iż pojęcie reprezentacji nie jest zdefiniowane wprost i mimo wyroku sądu - może być ono różnie interpretowane.

Jeżeli posiłek służbowy jest związany ze spotkaniem z kontrahentem/podwykonawcą, to może zostać uznany przez organy skarbowe jako działanie mające na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy bądź wytworzenie go w celu ułatwienia zawarcia umowy, czyli wydatek o charakterze reprezentacji, który jak wiadomo definitywnie nie może być kosztem firmowym. Jeżeli głównym celem takiego spotkania była budowa wizerunku firmy czy wywarcie dobrego wrażenia na kontrahencie/podwykonawcy, to spotkanie w restauracji nie może zostać zaksięgowane w kosztach firmowych.

Inaczej jednak będzie, jeśli cel spotkania jest stricte firmowy i dotyczy przykładowo omówienia szczegółów współpracy. Wówczas taki wydatek zasadniczo może być kosztem uzyskania przychodu.

Uwaga!

Możliwość zaksięgowania kosztu spotkania z kontrahentem w kosztach podatkowych zależy od powodu z jakiego został poniesiony. Z całą pewnością celem takiego spotkania powinny być sprawy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na ujęcie takiego kosztu w ewidencji, to w razie zakwestionowania go przez urząd skarbowy, na nim spoczywa odpowiedzialność za racjonalne uzasadnienie poniesienia takiego wydatku i jego związku z działalnością.

Spotkanie z kontrahentem w restauracji a interpretacja indywidualna

Przedsiębiorca, któremu zależy na tym, aby koszt spotkania z kontrahentem w restauracji, lunchu lub posiłku służbowego ująć w kosztach uzyskania przychodu, ma prawo skorzystać z możliwości złożenia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej konkretnie jego przypadku. Wydana interpretacja jest dla niego wiążąca, co jednocześnie może uchronić go przed zakwestionowaniem kosztu przez urząd skarbowy.

Spotkanie z kontrahentem a VAT

Kolejnym problemem, przed którym mogą stanąć przedsiębiorcy, jest odliczenie VAT od kosztu posiłku w restauracji, lunchu lub poczęstunku. Ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza kolejne ograniczenie w tym zakresie, a mianowicie zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych.

Przyjęte orzecznictwo stanowi, że usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, np. w restauracji. Co to oznacza? Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na to, aby zaksięgować spotkanie z kontrahentem w restauracji lub lunch w kosztach uzyskania przychodu - nie ma prawa do odliczenia VAT od takiego wydatku. Wówczas koszt na podstawie faktury księguje się w kwocie brutto.

Inaczej niż usługę gastronomiczną przepisy regulują usługę cateringową. W tym przypadku bowiem podatnik ma prawo do odliczenia VAT. Stanowisko to jest potwierdzane w licznych interpretacjach podatkowych (m.in. Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi IPTPP2/443-7/14-4/JN z 19 marca 2014 r.).

Uwaga!

Usługi cateringowe polegają na:

  • dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności albo napojów,

  • dostarczaniu żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi, pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie.

Dostarczanie żywności lub napojów bądź jednocześnie żywności i napojów stanowi jedynie element większej całości, w której muszą przeważać usługi. Usługi cateringowe polegają zatem na świadczeniu takich usług poza lokalem usługodawcy. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca poniesie koszt innego poczęstunku, który definiowany byłby jako usługa cateringowa - ma prawo odliczyć VAT z faktury.