Obowiązek podania numeru identyfikacji podatkowej nabywcy – nowy obowiązek w VAT

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur do ustawy o VAT został dodany nowy przepis określający obowiązek podania numeru NIP nabywcy. W dalszej części artykułu przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu i postaramy się ustalić, czy obowiązek ten ma charakter bezwarunkowy.

Elementy składowe faktury VAT

Obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), zgodnie z którym: podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Faktury są dokumentami o charakterze sformalizowanym. Muszą być one wystawione zatem zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza nabycie określonych towarów lub usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura odgrywa szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury. 

Obowiązkowe elementy faktury zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. W przepisie tym możemy przeczytać, że faktura powinna zawierać m.in.:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27.

Zasadniczo w treści faktury powinien znaleźć się zatem numer NIP nabywcy zarejestrowanego jako podatnik VAT. Jednocześnie ustawa określa trzy wyjątki. Chodzi tutaj o:

• numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego (tj. numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy) – w przypadku nabywców, którym wystawiane są faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy;
• numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP (tj. numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 26 ustawy) – w przypadku posiadających taki numer niezarejestrowanych na potrzeby podatku VAT nabywców będących podatnikami lub osobami prawnymi niebędącymi podatnikami;
• indywidualny numer identyfikacyjny EX (tj. numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 27 ustawy) – w przypadku nabywców posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, którzy w stosunku do Polski korzystają ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, a więc ze zwolnienia w ramach tzw. procedury SME.

Podkreślić jednocześnie należy, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Jeżeli zatem w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które – co prawda – powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 1 września 2022 roku (nr 0112-KDIL1-1.4012.350.2022.1.HW), chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.

Brak wskazania numeru NIP przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Obowiązek podania numeru identyfikacji podatkowej nabywcy

1 lutego 2026 roku do ustawy o VAT wprowadzono art. 106ba. Zgodnie z jego brzmieniem: w przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności. 

Należy zauważyć, że ww. przepis posługuje się zwrotem „jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności”. Chodzi zatem o czynności podlegające pod regulacje ustawy o VAT.

Przykładowo fundacja dokonująca zakupu na cele statutowe (niepodlegające pod ustawę o VAT) nie będzie musiała podawać sprzedawcy swojego numer NIP. 

Podkreślić należy, że powyższe jednak nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia e-faktury. Trzeba bowiem zaznaczyć, że zgodnie z art. 106na ustawy o VAT: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Jednocześnie jak stanowi art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT: w przypadku gdy nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6 – faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Ponadto na mocy art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT: podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1. udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2. użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Przykład 1.

Fundacja zakupiła od podatnika czynnego VAT towar na potrzeby działalności statutowej, ale nie podała swojego numeru NIP. 

W jaki sposób sprzedawca powinien udokumentować dokonaną sprzedaż?

Powinien wystawić e-fakturę w KSeF. Jednocześnie w takiej sytuacji sprzedawca ma obowiązek udostępnić fundacji dokument sprzedaży w sposób z nią uzgodniony (np. w formie papierowej lub elektronicznej). Taka faktura będzie oznaczona kodem QR. W takim przypadku fundacja nie będzie musiała odbierać faktury poprzez ten system.

Podsumowując powyższe, w stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 roku podatnicy podatku VAT dokonujący zakupu towarów i usług na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej mają obowiązek podawania numeru NIP sprzedawcy w zakresie, w jakim posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności podlegającej pod regulacje ustawy o VAT.