Coraz więcej firm decyduje się na elastyczne formy zatrudnienia, takie jak umowa zlecenia, oferując dodatkowe świadczenia pozapłacowe. Jednym z popularniejszych benefitów stają się karty przedpłacone dla zleceniobiorców, które jednak rodzą pytania o prawidłowe rozliczenie podatkowo-składkowe. Zleceniobiorca nie jest traktowany na równi z pracownikiem, dlatego kluczowe jest zrozumienie, jak umowy cywilnoprawne wpływają na opodatkowanie i oskładkowanie tej formy wynagrodzenia.
Czym są karty przedpłacone?
Karty przedpłacone, zwane również kartami prepaid, to rodzaj kart płatniczych, które działają na zasadzie „pay-as-you-go”. Ich użytkownik może wydać tylko tyle środków, ile zostało na nie wcześniej wpłacone. Nie są one jednak powiązane z osobistym kontem bankowym zleceniobiorcy ani linią kredytową. W praktyce tego rodzaju karty działają jak elektroniczny portfel, umożliwiając dokonywanie płatności bezgotówkowych i wypłat z bankomatów do wysokości dostępnych środków. Pozwalają na pełną kontrolę wydatków i są wykorzystywane jako bezpieczny sposób na przekazywanie kieszonkowego, świadczeń lub do anonimowych płatności.
Pieniądze na karcie można wydać w dowolny sposób – na zakupy spożywcze, w sklepach odzieżowych czy na usługi. Ograniczenia dotyczą zwykle jedynie zakupów w konkretnych branżach, np. alkohol czy papierosy. Zleceniobiorca nie ponosi żadnych opłat za otrzymanie i użytkowanie karty. Nie musi też zakładać osobnego konta ani przejmować się skomplikowanymi formalnościami. Karta przedpłacona to także doskonałe narzędzie do zarządzania dodatkowymi środkami. Można ją wykorzystać na wydatki, które nie obciążają domowego budżetu, np. na świąteczne prezenty.
Firmy decydują się na oferowanie kart przedpłaconych z różnych powodów. Na czele wysuwa się elastyczność takiego rozwiązania. Karty umożliwiają bowiem szybkie i łatwe przekazywanie środków na nagrody, premie czy dodatkowe świadczenia (np. dofinansowanie posiłków, karty podarunkowe na święta). Ponadto eliminują konieczność dokonywania przelewów na indywidualne konta bankowe, co jest szczególnie korzystne w przypadku jednorazowych wypłat. Karty przedpłacone to także atrakcyjny element pakietu świadczeń pozapłacowych, który może podnieść morale i lojalność zleceniobiorców. W niektórych przypadkach karty mogą pomóc w zoptymalizowaniu kosztów firmowych (np. w ramach ZFŚS) poprzez formę świadczenia zwolnionego z ZUS lub podatku dochodowego.
Karty przedpłacone dla zleceniobiorców – jak je rozliczyć?
Karty przedpłacone mogą być wydawane nie tylko pracownikom, lecz także osobom, które wykonują swoje zadania na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenia i o dzieło. Z racji swojego finansowego charakteru takie karty podlegają rozliczeniu. Kwota doładowania karty przedpłaconej jest traktowana tak samo jak standardowa premia czy nagroda pieniężna. Zgodnie zaś z art. 13 pkt 8 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych wszelkie świadczenia rzeczowe i pieniężne otrzymane przez zleceniobiorcę w związku z wykonywaną umową są uznawane za jego przychód. W świetle prawa podatkowego karty przedpłacone są uznawane za element wynagrodzenia danej osoby.
Przekazanie karty przedpłaconej jest równoznaczne z postawieniem pieniędzy do dyspozycji zleceniobiorcy, co rodzi obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na PIT na zasadach ogólnych (a nie jak w przypadku świadczeń niepieniężnych).
Wyrok TK z 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13)
Za przychód pracownika podlegający opodatkowaniu można uznać wyłącznie te świadczenia, które zostały spełnione dobrowolnie, przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, a korzyść ta jest wymierna i przypisana konkretnemu pracownikowi.
Kwota doładowania karty przedpłaconej doliczana jest do podstawy opodatkowania PIT. Od całości wynagrodzenia (wraz z wartością karty) zleceniodawca musi obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Zaliczkę należy wpłacić do urzędu skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca. Wartość doładowania karty przedpłaconej, przekazanej w ramach wynagrodzenia, stanowi także podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zleceniobiorcy. Kwota ta jest doliczana do miesięcznego przychodu, od którego pobierane są składki ZUS.
Przykład 1.
Maciej jest zleceniobiorcą w firmie X i uzyskuje wynagrodzenie w kwocie 3000 zł brutto miesięcznie. Od swojego zleceniodawcy otrzymał w ramach premii kartę przedpłaconą o wartości 500 zł. Jak będzie wyglądało rozliczenie takiej karty i kto je musi dokonać?
Obowiązek rozliczenia karty przedpłaconej spoczywa na firmie X, ponieważ jest ona zleceniodawcą Macieja. Łączny przychód zleceniobiorcy w miesiącu otrzymania karty wynosi 3500 zł (3000 zł wynagrodzenia + 500 zł premii w formie karty przedpłaconej). Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należy naliczyć od kwoty 3500 zł. Od przychodu po odliczeniu składek ZUS oblicza się zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z obowiązującą stawką podatkową.
Karty przedpłacone mogą być przyznawane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Przyjmuje się, że dla przedsiębiorców taka forma świadczeń jest najkorzystniejsza do rozliczania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 wspomnianej wcześniej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych (w tym doładowania kart przedpłaconych), otrzymanych z ZFŚS, jest zwolniona z opodatkowania do pewnej kwoty w danym roku podatkowym. W 2025 roku świadczenia z ZFŚS są zwolnione z PIT co do zasady do 1000 zł rocznie. Jeśli łączna wartość świadczeń z ZFŚS w ciągu roku przekroczy ten limit, nadwyżka podlega opodatkowaniu PIT. Jeśli chodzi o kwestię rozliczenia składkowego, to zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że od wartości doładowania karty nie trzeba odprowadzać składek ZUS.
Pamiętajmy, że warunkiem zwolnienia z PIT i ZUS jest przyznawanie świadczeń z ZFŚS na podstawie kryterium socjalnego (tj. sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej). Karta przedpłacona przyznawana „z góry” wszystkim zleceniobiorcom, bez względu na ich sytuację, nie spełnia tego kryterium i podlega pełnemu opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. Warunkiem zwolnienia jest zatem przyznawanie świadczeń na podstawie kryterium socjalnego, a nie w sposób jednolity dla wszystkich.
Przykład 2.
Anna jest zleceniobiorcą w firmie X. W okresie świątecznym otrzymała od swojego zleceniodawcy kartę przedpłaconą o wartości 400 zł, która została przyznana w ramach ZFŚS w związku ze złą sytuacją materialną Anny. Jak powinno wyglądać rozliczenie otrzymanego wsparcia finansowego?
W tym przypadku wartość przyznanej karty nie jest doliczana do podstawy opodatkowania PIT i podstawy wymiaru składek ZUS, ponieważ mieści się w rocznym limicie zwolnienia z PIT i jest świadczeniem socjalnym.
Przykład 3.
Firma Tech-Innovate prowadzi ZFŚS. Na spotkaniu świątecznym, zarząd postanawia nagrodzić wszystkich 50 pracowników i 10 zleceniobiorców jednolitym świadczeniem. Wszyscy otrzymują karty przedpłacone o wartości 800 zł, niezależnie od ich sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej. Jak wygląda rozliczenie wydanych kart?
Mimo że karty są finansowane z ZFŚS, świadczenie jest przyznane w jednakowej wysokości dla wszystkich, bez analizy kryterium socjalnego. Wartość 800 zł nie jest objęta zwolnieniem z PIT i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Z tej samej przyczyny (brak kryterium socjalnego) wartość kart nie jest zwolniona ze składek ZUS.
Obowiązki informacyjne przy rozliczaniu kart przedpłaconych
Prawidłowe rozliczenie kart przedpłaconych to nie tylko poprawne wyliczenia, lecz także konieczność zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji. Zleceniodawca musi wydać swojemu zleceniobiorcy informację o przychodach (PIT-11), uwzględniając w niej wartość doładowanej karty przedpłaconej w odpowiedniej pozycji (jeśli podlega opodatkowaniu). Ponadto ma obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej przyznania omawianego świadczenia (np. regulaminów wydawania kart przedpłaconych i wniosków o świadczenia socjalne). W przypadku świadczeń z ZFŚS, w firmie powinien obowiązywać regulamin ZFŚS.
Jeśli chodzi o obowiązki po stronie zleceniobiorcy, to w rzeczywistości nie są one aż tak złożone, jak ma to miejsce w przypadku zleceniodawcy. Na podstawie otrzymanego dokumentu PIT-11 zleceniobiorca ma obowiązek złożyć swoje roczne zeznanie podatkowe (np. PIT-37). Wartość doładowanej karty przedpłaconej, wykazana w PIT-11, jest doliczana do ogólnej kwoty przychodów z umów zlecenia. Zleceniobiorca nie musi już niczego dodatkowo wykazywać, jeśli dane w PIT-11 są poprawne. Ważne jest, aby zleceniobiorca zweryfikował, czy dane wykazane w PIT-11 są zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku błędów należy skontaktować się ze zleceniodawcą w celu ich skorygowania.
Podsumowanie
Karty przedpłacone to elastyczny sposób wynagradzania nie tylko pracowników, lecz także zleceniobiorców. Ich prawidłowe rozliczenie wymaga znajomości przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Dla obu stron, zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy, kluczowe jest upewnienie się, na jakiej podstawie przyznano kartę i czy podlega ona opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. Jasne zasady i transparentność w komunikacji są gwarancją prawidłowego, bezproblemowego rozliczenia.
