Czy karta podarunkowa – elegancki, niekiedy plastikowy, dziś częściej cyfrowy bon – może być dla pracodawcy równie bezpieczna podatkowo, jak paczka świąteczna sfinansowana z funduszu socjalnego? Odpowiedź nie jest tak oczywista, jak chcieliby specjaliści od benefitów. Na styku ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek ZUS granica między świadczeniem rzeczowym zwolnionym z opodatkowania a pieniężnym przychodem bywa płynna. W ostatnich dwóch latach, wraz ze wzrostem limitu zwolnienia podatkowego do 1000 zł rocznie na pracownika, coraz więcej firm sięga po karty podarunkowe, jednak równolegle Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach z 2024 i 2025 roku przypomniał, że bonu, talonu ani karty nie można utożsamiać z „rzeczowym świadczeniem” w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy PIT.
Czym w ogóle jest karta podarunkowa w świetle prawa pracy i podatków?
W języku potocznym karta podarunkowa bywa stawiana obok bonu towarowego lub vouchera. Z punktu widzenia prawa podatkowego i składkowego liczy się jednak możliwość wymiany na każdy towar lub usługę, czyli to, czy świadczenie ma charakter pieniężny. Zarówno Ministerstwo Finansów, jak i ZUS przyjmują, że uprawnienie do wymiany karty na dowolne dobra oznacza de facto przekazanie ekwiwalentu pieniężnego. Skutkiem jest wyłączenie z definicji świadczeń rzeczowych, które mogłyby korzystać z preferencji podatkowej, chyba że spełnione są rygorystyczne warunki źródła finansowania i limitów kwotowych.
Źródło finansowania: socjalny fundusz a środki obrotowe
Pierwszym filtrem przy ocenie skutków podatkowych i składkowych jest pytanie, jak firma finansuje karty. Jeżeli środki pochodzą z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, świadczenie – nawet jeśli przyjmuje formę karty – może korzystać z preferencji pod warunkiem ustalenia prawa do niego według kryterium socjalnego i zachowania rocznego limitu 1000 zł. Limit ten obowiązuje od 1 lipca 2023 roku (wcześniej wynosił 2000 zł w okresie pandemii, a przedtem 1000 zł), jednak ustawodawca nie zmienił zamkniętego katalogu świadczeń rzeczowych, z którego bony i karty są wyłączone. Dlatego w praktyce dyspensa dotyczy jedynie kart o ściśle określonym przeznaczeniu – na przykład kart książkowych lub kart ograniczonych branżowo, których ramy pozwalają zakwalifikować je raczej jako świadczenie rzeczowe niż pieniężne.
Gdy finansowanie odbywa się z bieżących środków obrotowych, nominalna wartość karty staje się częścią przychodu ze stosunku pracy, zwiększa podstawę opodatkowania oraz podstawę wymiaru wszystkich składek społecznych i zdrowotnej dla pracownika oraz odpowiednich składek finansowanych przez pracodawcę. ZUS potwierdza to konsekwentnie w opracowaniach poświęconych dodatkom pracowniczym od kilkunastu lat.
Zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy PIT: dlaczego nie obejmuje kart?
Przepis pozwalający uniknąć zaliczki PIT przy świadczeniach z ZFŚS wymaga, by świadczenie było „rzeczowe”. W 2015 roku wprowadzono wprost wyłączenie bonów, talonów oraz innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi. Ustawodawca utrzymał tę redakcję w kolejnych nowelizacjach, w tym w czasie Polskiego Ładu i poprawek z 2023 roku, podwyższając limit, ale nie zmieniając katalogu wyłączeń. Najnowsze orzecznictwo – na przykład interpretacja indywidualna z 5 lutego 2025 roku, sygn. 0113‑KDIPT2‑2.4011.893.2024.2.SM, konsekwentnie potwierdza, że karta wielobranżowa nie skorzysta z ulgi podatkowej, choćby była sfinansowana z funduszu socjalnego i nawet jeśli jej wartość mieści się w limicie.
Przykład 1.
Pracodawca w przepisach zakładowych wprowadził prezent z okazji narodzin dziecka pracownika. Gdy któryś z pracowników zostanie rodzicem, otrzymuje kartę podarunkową (przedpłacową) w wysokości 750 zł. Pracodawca finansuje zakup kart ze środków ZFŚS. Wysokość przekazanej karty podlega opodatkowaniu, ponieważ nie korzysta ze zwolnienia (szeroki zakres płatności traktowany jako świadczenie pieniężne, a nie rzeczowe), a także brak kryterium socjalnego – karta przyznawana wszystkim pracownikom, w tej samej wysokości.
Gdyby w przykładzie pierwszym pracodawca przyznawał karty w różnej wysokości, zróżnicowane ze względu na sytuację socjalną pracownika, karta mieściłaby się w limicie 1000 zł i była przeznaczona np. tylko do sklepu z artykułami dla dzieci – wtedy kwota przekazanego świadczenia mogłaby korzystać ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania.
Rozporządzenie składkowe z 18 grudnia 1998 roku i § 2 ust. 1 pkt 19 – klucz do braku ZUS
W sferze ubezpieczeń społecznych podstawowym aktem jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku. Tam, w § 2 ust. 1 pkt 19, wyłączono z podstawy wymiaru składek świadczenia finansowane ze środków socjalnych. Co istotne, rozporządzenie nie różnicuje świadczeń rzeczowych i pieniężnych tak szczegółowo jak ustawa PIT; kluczowe jest jedynie źródło finansowania i socjalny charakter przyznawania. W efekcie karta opłacona z ZFŚS, przyznana na podstawie oceny sytuacji rodzinnej i majątkowej, nie podlega składkom, nawet jeżeli fiskus uzna ją za przychód opodatkowany.
Gdy przestanie działać parasol funduszu, karta sfinansowana z kosztów działalności przedsiębiorstwa automatycznie staje się elementem wynagrodzenia, a stąd już krok do obowiązku naliczenia daniny składkowej (pracownik + pracodawca) oraz zaliczki PIT. Przepisy nie przewidują wyjątków sezonowych ani okazjonalnych.
Przykład 2.
Pracodawca postanowił z okazji zbliżających się świąt obdarować pracowników kartami podarunkowymi. Kobiety otrzymały karty do jednej z sieci drogerii, natomiast mężczyźni do jednego ze sklepów ze sprzętem RTV i AGD. Wszyscy pracownicy otrzymali karty w jednakowej wysokości 1200,00 zł. Mimo że pracodawca sfinansował zakup kart z ZFŚS, ich wartość podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, ponieważ po pierwsze przekroczyła limit zwolniony z podatku w ramach finansowania z ZFŚS (1000 zł), po drugie nie zastosowano kryterium socjalnego.
Najnowsze interpretacje KIS oraz stanowisko ZUS z lat 2024–2025
W 2024 roku Dyrektor KIS kilkukrotnie analizował programy motywacyjne oparte na kartach przedpłaconych Mastercard i Visa. We wszystkich przypadkach wskazał, że jeśli karta ma charakter wielofunkcyjnego instrumentu płatniczego, świadczenie nie spełnia definicji niepieniężnego i nie korzysta ze zwolnienia. Analogicznie wypowiedziały się oddziały ZUS, uznając, że brak podstawy składkowej dotyczy wyłącznie kart przyznawanych z ZFŚS przy zachowaniu kryterium socjalnego. W stanowisku Departamentu Ubezpieczeń i Składek ZUS z 21 grudnia 2024 roku (DI/100000/43/1268/2024) podkreślono, że wewnętrzny regulamin funduszu musi wprost przewidywać kryteria przyznawania, a praktyka ich stosowania powinna być udokumentowana, inaczej organy mogą zakwestionować brak oskładkowania.
Kiedy karta jest świadczeniem pieniężnym, a kiedy rzeczowym?
Granica bywa cienka. Jeżeli karta umożliwia zakup dowolnych produktów w sieci partnerów lub w sklepie internetowym, fiskus i ZUS uznają ją za świadczenie pieniężne. Jeśli natomiast karta jest ograniczona do zakupu, dajmy na to, konkretnej kategorii książek, towarów sportowych albo do wybranych wydarzeń kulturalnych, można bronić stanowiska, że świadczenie ma charakter rzeczowy. Przyjęła to m.in. interpretacja KIS z 27 września 2024 roku (0115‑KDWT.4011.524.2024.2.KB), analizując kartę elektroniczną przeznaczoną wyłącznie na spektakle teatralne. Decydujący okazał się zamknięty katalog usług. W praktyce to właśnie konstrukcja karty, nie jej nośnik, determinuje skutki podatkowe.
Praktyczne rozliczenia i księgowanie
W momencie przekazania karty finansowanej z ZFŚS pracodawca powinien ująć wydatek w kosztach działalności pozostałej i zaksięgować go. Pracownik otrzymuje informację o świadczeniu, a wartość pozostaje neutralna składkowo; podatkowo – jeśli karta nie mieści się w zwolnieniu – jej wartość pracodawca dolicza do listy płac w miesiącu udostępnienia i odprowadza zaliczkę PIT, ale bez składek. Jeżeli karta pochodzi ze środków obrotowych, księgowanie przebiega identycznie jak w przypadku np. premii uznaniowej – ujęcie w kosztach płacowych, naliczenie pełnego pakietu składek i podatku.
Ryzyka podatkowe i składkowe najczęściej kwestionowane podczas kontroli
Organy podatkowe i ZUS kontrolują głównie trzy obszary: źródło finansowania, kryterium socjalne i charakter karty. Jeżeli firma kupuje karty za środki obrotowe, a następnie księguje je jako świadczenie socjalne, w razie kontroli musi liczyć się z doszacowaniem zaległych składek i podstawy opodatkowania za 5 lat wstecz. Podobnie, gdy regulamin ZFŚS nie różnicuje kryteriów dochodowych, przekazanie identycznych kart wszystkim pracownikom jest traktowane jak premia, a nie świadczenie socjalne. Trzecim ryzykiem pozostaje zbyt szerokie spektrum wykorzystania karty, które może przechylić interpretację w stronę świadczenia pieniężnego.
Podsumowanie - karty podarunkowe dla pracownika a PIT i ZUS
Aby uniknąć sporów z fiskusem i ZUS, pracodawca powinien w pierwszej kolejności wybrać źródło finansowania. Jeżeli dostępne są środki ZFŚS i istnieje chęć skorzystania ze zwolnienia składkowego, należy precyzyjnie określić kryteria socjalne w regulaminie i prowadzić dokumentację potwierdzającą ich stosowanie. Warto rozważyć kartę branżową – na przykład sportową, kulturalną lub książkową – która ma większe szanse zostać uznana za świadczenie rzeczowe także w PIT. Gdy firma finansuje karty ze środków obrotowych, powinna przyjąć, że wartość kart zwiększy podstawę wynagrodzenia i obciąży wszystkie składki oraz podatek. Pamiętając o tych zasadach, karta podarunkowa może pozostać atrakcyjnym benefitem, który realnie wspiera motywację, a którego rozliczenie nie stanie się nieprzyjemną niespodzianką przy kolejnej kontroli.
