Zaliczka wypłacana zleceniobiorcy jest częstą praktyką pozwalającą na elastyczne zarządzanie finansami w trakcie wykonywania umowy zlecenia. Ważne, aby zrobić to poprawnie, unikając błędów w rozliczeniach z urzędem skarbowym i ZUS. Jak zatem prawidłowo wygląda rozliczenie zaliczki dla zleceniobiorcy, aby nie trzeba było tłumaczyć się przed urzędnikami?
Zaliczka na umowie zlecenie
Zacznijmy od tego, że zaliczka nie stanowi odrębnego wynagrodzenia należnego zleceniobiorcy, lecz jedynie część jego finalnej kwoty. Zaliczki bardzo często spełniają formę przedpłaty, która przeznaczana jest przez zleceniobiorców na poczet wydatków związanych z realizacją zawartej umowy. Zleceniobiorca może poprosić więc o zaliczkę na pokrycie bieżących kosztów związanych z realizacją zlecenia (np. zakup materiałów) lub po prostu na poczet przyszłej pensji, którą przeznaczy na prywatne cele. Zasady wypłaty zaliczki powinny być jasno określone w umowie zlecenia, np. po wykonaniu konkretnego etapu prac albo po nadejściu oznaczonego terminu.
Jeżeli dający zlecenie udzieli zaliczki zleceniobiorcy na wydatki związane z wykonaniem zlecenia, a zaliczka ta zostanie przeznaczona przez przyjmującego zlecenie na wydatki związane z realizacją zlecenia, to dającemu zlecenie nie przysługuje roszczenie o zwrot zaliczki, lecz roszczenie o wydanie wszystkiego tego co przyjmujący zlecenie nabył we własnym imieniu przy wykonywaniu zlecenia albo w razie zaniechania lub nienależytego wykonania tego obowiązku roszczenie odszkodowawcze. Roszczenie o zwrot zaliczki jest aktualne wówczas, gdy nie zostanie ona wydatkowana w całości lub w części na realizację zlecenia przez przyjmującego zlecenie.
Rozliczenie zaliczki dla zleceniobiorcy
Zgodnie z treścią art. 11 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Odnosząc treść powyższej regulacji do kwestii zaliczek wypłacanych zleceniobiorcom, należy uznać, że podlegają one opodatkowaniu już w chwili przekazania ich do rąk wykonawcy. W praktyce powoduje to powstanie obowiązku pobrania odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy przez zleceniodawcę. Dotyczy to także konieczności oskładkowania wypłaconej kwoty, oczywiście o ile umowa ta przewiduje obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Przykład 1.
Paweł podpisał z Piotrem umowę zlecenie, w której umieszczono zapis o prawie do zaliczki na rzecz zleceniobiorcy. Cała wartość umowy została określona przez strony na kwotę 4000 zł, przy czym Paweł w ramach zaliczki ma otrzymać od Piotra kwotę 1500 zł w ciągu 14 dni od chwili podpisania umowy. Zleceniodawca dotrzymał ww. terminu i wypłacił zaliczkę należną Pawłowi. Wypłata końcowa w kwocie 2500 zł została wypłacona zleceniobiorcy 2 miesiące później, po zakończeniu umówionych zadań. Jak wygląda kwestia rozliczenia zaliczki i całego wynagrodzenia w ramach zawartej umowy zlecenia?
Piotr jako zleceniodawca musiał rozliczyć wypłacone wynagrodzenie dwuetapowo – od kwoty 1500 zł wypłaconej w formie zaliczki i później od reszty wypłaconego wynagrodzenia, tj. od kwoty 2500 zł.
Przykład 2.
Maciej jest młodym zleceniobiorcą, który nie ukończył jeszcze 26 lat, i podpisał umowę zlecenia z Iwoną (nie jest studentem i nie uczy się w żadnej szkole). Ustalone wynagrodzenie ma wynosić łącznie 3000 zł. W ramach umowy 5 czerwca 2025 roku otrzymał zaliczkę w wysokości 1000 zł, wypłata końcowa nastąpiła natomiast 30 czerwca 2025 roku i opiewała na kwotę 2000 zł. Zleceniobiorca jest objęty tzw. ulgą dla młodych – czy ma to wpływ na kwestię rozliczenia zaliczki Macieja?
Nie, ponieważ w tym przypadku Iwona musi rozliczyć umowę zlecenia dopiero od całości wypłaconej kwoty już po wykonaniu zadań przez Macieja. W tym przypadku zleceniodawca rozliczy jednak tylko składki należne do ZUS, ponieważ zleceniobiorca jest zwolniony z podatku dochodowego ze względu na swój wiek.
Rozwiązanie umowy zlecenia a rozliczenie wypłaconej zaliczki
Czasami zdarza się, że umowa zlecenia zostanie rozwiązana przed jej finalnym zakończeniem, ale już po wypłacie zaliczki zleceniobiorcy. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być bardzo różne, jednak najczęściej wynika to z winy zleceniobiorcy, który nie chce lub nie może wykonać umówionych zadań. Równie częsty jest brak współpracy po stronie zleceniodawcy, który niejako wymusza na zleceniobiorcy podjęcie decyzji o wcześniejszym rozwiązaniu umowy. W sytuacji, gdy umowa zlecenia zostanie rozwiązana przed terminem, a zaliczka już została wypłacona, zleceniobiorca jest najczęściej zobowiązany do jej zwrotu. Zaliczka nie może być wówczas traktowana jako wynagrodzenie, ponieważ zleceniobiorca nie wykonał wszystkich umówionych zadań. Idealnym rozwiązaniem byłoby uregulowanie, co dzieje się w takiej sytuacji – jeśli zaliczka zostanie zwrócona w całości, nie trzeba martwić się jej rozliczaniem.
Przykład 3.
Jan jest copywriterem, który otrzymał 1000 zł zaliczki za napisanie 10 artykułów. Po napisaniu 3 artykułów zdecydował, że nie będzie kontynuować zlecenia i zerwał umowę ze swoim zleceniodawcą. W umowie znajdował się jednak zapis, zgodnie z którym niedokończenie zlecenia oznacza konieczność zwrotu zaliczki i proporcjonalne pomniejszenie wynagrodzenia należnego zleceniobiorcy. W jaki sposób będzie wyglądało rozliczenie tej umowy?
Zakładając, że wynagrodzenie za jeden artykuł to 200 zł, Jan ma prawo do 600 zł (3 artykuły × 200 zł). Z 1000 zł zaliczki powinien więc zwrócić 400 zł (1000 zł - 600 zł). Finalnie wypłacona kwota należna wykonawcy (600 zł) powinna być rozliczona podatkowo i składkowo.
Przykład 4.
Ewa jest graficzką, która otrzymała 800 zł zaliczki za projekt strony internetowej. Zleceniodawca przez 2 miesiące nie dostarczył jej niezbędnych materiałów, uniemożliwiając dokończenie pracy. Ewa, zmuszona do zerwania umowy, wykonała jedynie szkic i logo, co wyceniła na 300 zł. Jak powinno wyglądać rozliczenie zaliczki?
Mimo że wina leżała po stronie zleceniodawcy, Ewa i tak rozlicza się z zaliczki. Z kwoty 800 zł może zatrzymać 300 zł za wykonane prace, pozostałe 500 zł musi zwrócić zleceniodawcy. Rozliczenie podatkowe i składkowe będzie dokonywane od wartości 300 zł, czyli od faktycznego wynagrodzenia wypłaconego Ewie. W opisanym przypadku należy jednak dokonać korekty rozliczenia. Od wypłaconej zaliczki w kwocie 800 zł trzeba było bowiem pobrać zaliczkę na podatek dochodowy i składki do ZUS. Ostatecznie kwota wypłacona Ewie została zmniejszona, a więc zmniejszy się także wartość należności podatkowo-składkowych zleceniobiorcy.
Przykład 5.
Anna podpisała umowę zlecenia na prowadzenie kursu językowego. Otrzymała 2000 zł zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia. Na tydzień przed rozpoczęciem kursu strony zgodnie rozwiązały umowę, przy czym nie było tutaj winy ani zleceniodawcy, ani zleceniobiorcy. Jak w tym przypadku wygląda kwestia rozliczenia zaliczki?
Anna nie wykonała żadnej pracy, musi więc zwrócić zleceniodawcy całą otrzymaną kwotę. W momencie wypłaty zaliczki powstał jednak przychód, a więc zleceniodawca miał obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ubezpieczeniowe należne ZUS. Po zwrocie zaliczki konieczne jest dokonanie korekty rozliczeń – zwrócone kwoty należy uwzględnić w księgach i w informacji PIT-11. W praktyce oznacza to, że zleceniodawca powinien dokonać korekty PIT-11 i składek ZUS, aby zleceniobiorca nie został obciążony podatkiem od przychodu, którego ostatecznie nie uzyskał.
W tym miejscu warto wspomnieć, że rozwiązanie umowy zlecenia nastąpi bezzasadnie z winy zleceniodawcy, zleceniobiorca może zatrzymać zaliczkę w części odpowiadającej wykonanej pracy, a w niektórych przypadkach nawet żądać dalszego wynagrodzenia (jeżeli przewidziano je w umowie).
Przykład 6.
Firma X zamówiła u grafika cykl 10 ilustracji za 10 000 zł, płacąc mu 3000 zł zaliczki. Po wykonaniu 3 ilustracji firma zrezygnowała jednak z dalszej współpracy. Czy zleceniobiorca ma prawo do jakiegokolwiek wynagrodzenia, a jeśli tak, to jak wygląda kwestia rozliczenia otrzymanej przez niego zaliczki?
Grafikowi należy się wynagrodzenie proporcjonalne w kwocie 3000 zł. Oznacza to, że cała zaliczka pozostaje u niego, a ponadto mógłby żądać dopłaty, jeśli jego praca była warta więcej. Rozliczenie powinno nastąpić od całej wypłaconej kwoty i to już na etapie wypłacenia zaliczki grafikowi.
Podsumowanie
Rozliczenie zaliczki dla zleceniobiorcy jest stosunkowo proste, o ile pamięta się o kluczowej zasadzie, że zaliczka jest przychodem w rozumieniu prawa podatkowego i rozlicza się ją już w momencie wypłaty. Od zaliczki należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy i co do zasady składki ZUS. Przy rozliczeniu końcowym, zaliczki i wynagrodzenie końcowe sumują się w PIT-11, a zleceniobiorca rozlicza je w PIT-37. W przypadku niewykonania zlecenia i zwrotu zaliczki należy dokonać odpowiednich korekt, aby uniknąć nieuzasadnionego opodatkowania.
