Uzyskiwanie przychodów w Polsce przez cudzoziemców wiąże się z konkretnymi obowiązkami podatkowymi. Kluczowe jest prawidłowe rozliczenie, ponieważ dochody nierezydentów w Polsce podlegają szczególnym zasadom opodatkowania. Wyjaśniamy, jak uniknąć problemów z fiskusem i poprawnie rozliczyć wynagrodzenie z umowy o pracę, gdy pracownik nie jest polskim rezydentem podatkowym.
Pojęcie nierezydenta podatkowego
Proces rozliczania podatkowego w przypadku osiągania zagranicznych dochodów wymaga w przede wszystkim wyjaśnienia pojęcia rezydenta i nierezydenta. W tym pierwszym przypadku mamy do czynienia z osobą fizyczną, która ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jej dochody podlegają opodatkowaniu w Polsce niezależnie od miejsca ich uzyskania (jest to tzw. zasada rezydencji). Z kolei nierezydent to osoba fizyczna nieposiadająca miejsca zamieszkania w Polsce. Podlega ona opodatkowaniu wyłącznie od dochodów uzyskanych na terenie RP (jest to tzw. zasada źródła). W przypadku rezydentów mówimy o nieograniczonym obowiązku podatkowym, w odróżnieniu od nierezydentów, których obowiązek jest ograniczony.
O tym, czy dana osoba ma miejsce zamieszkania w Polsce, decyduje spełnienie jednego z dwóch warunków określonych w art. 3 ust. 1a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT):
posiadanie na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), lub
przebywanie na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w danym roku podatkowym.
Ustalenie statusu rezydencji jest kluczowe, ponieważ to od niego zależy sposób rozliczania, rodzaj składanych deklaracji oraz wysokość należnego podatku.
Dochody nierezydentów w Polsce
Dopóki nierezydent nie przekroczy 183 dni pobytu w Polsce i nie posiada na terytorium RP centrum interesów życiowych, jego dochody z tytułu umowy o pracę są opodatkowane w sposób zryczałtowany. W praktyce powoduje to, że pracodawca, jako płatnik, ma obowiązek pobrać od wynagrodzenia nierezydenta zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20% od przychodu brutto. W tym przypadku nie dochodzi do potrącenia kosztów uzyskania przychodu ani nie stosuje się ulg podatkowych. Jest to ostateczny podatek, a pracownik nie ma obowiązku składania rocznego zeznania podatkowego (PIT-37 lub PIT-36). Pobrany podatek zamyka kwestię rozliczenia z polskim fiskusem.
Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca (płatnik) jest zobowiązany do wystawienia nierezydentowi informacji podatkowej na formularzu IFT-1R (informacja o wysokości przychodu – dochodu – uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania). Dokument ten zawiera dane pracownika, pracodawcy oraz informacje o wysokości przychodu i pobranego zryczałtowanego podatku. Kopia tego dokumentu jest przekazywana do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych:
w województwie dolnośląskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Wrocław-Psie Pole,
w województwie kujawsko-pomorskim – do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy,
w województwie lubelskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie,
w województwie lubuskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze,
w województwie łódzkim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście,
w województwie małopolskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Śródmieście,
w województwie mazowieckim – do Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście,
w województwie opolskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu,
w województwie podkarpackim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie,
w województwie podlaskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku,
w województwie pomorskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku,
w województwie śląskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach,
w województwie świętokrzyskim – do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach,
w województwie warmińsko-mazurskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Olsztynie,
w województwie wielkopolskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Poznań-Nowe Miasto,
w województwie zachodniopomorskim – do Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie.
Pamiętajmy także, że obowiązek sporządzenia i złożenia druku IFT-1R spoczywa na płatniku, a nie na samym podatniku. Musi on przekazać jego kopię także nierezydentowi, co może nastąpić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Termin przekazania wskazanej deklaracji to koniec lutego roku następującego po danym roku podatkowym.
Przykład 1.
Pani Anna, obywatelka Ukrainy, pracuje w Polsce na podstawie umowy o pracę przez 5 miesięcy. W tym czasie nie ma w Polsce ośrodka interesów życiowych. Jej wynagrodzenie brutto wynosi 6000 zł miesięcznie. Jak powinno wyglądać rozliczenie podatkowe kobiety? Pracodawca od każdej wypłaty pobiera 20% zryczałtowanego podatku, czyli 1200 zł. Po zakończeniu roku podatkowego wystawia jej informację IFT-1R. Pani Anna nie ma jednak obowiązku składania żadnej dodatkowej deklaracji w Polsce.
Zmiana statusu rezydencji – rozliczenie na zasadach ogólnych
Sytuacja ulega zmianie, gdy pobyt nierezydenta w Polsce przekroczy 183 dni w danym roku podatkowym lub gdy przeniesie on do Polski swoje centrum interesów życiowych. Taka osoba uzyskuje wówczas status polskiego rezydenta podatkowego. Wiąże się to ze zmianą sposobu jej opodatkowania. Od momentu uzyskania statusu rezydenta dochody pracownika z umowy o pracę nie są już opodatkowane ryczałtem. Pracodawca ma obowiązek pobierać od wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych, zgodnie ze skalą podatkową, tj. w stawce 12% i 32%). Uwzględniane są wówczas koszty uzyskania przychodu i kwota wolna od podatku.
Przejście na status rezydenta wymaga od pracodawcy wystawienia dwóch różnych dokumentów na koniec roku podatkowego, co często sprawia najwięcej problemów.
IFT-1R – pracodawca wystawia ten formularz za okres, w którym pracownik był nierezydentem, a jego wynagrodzenie było opodatkowane ryczałtem. Na tym formularzu wykazany jest przychód oraz pobrany 20% podatek;
PIT-11 – po zakończeniu roku podatkowego (w formie pisemnej do końca stycznia, a elektronicznej do końca lutego kolejnego roku) pracodawca ma obowiązek wystawić pracownikowi informację PIT-11. Ten dokument musi zawierać podsumowanie dochodów z całego roku podatkowego, czyli zarówno tych opodatkowanych ryczałtem, jak i tych, od których pobierano zaliczki na zasadach ogólnych. W PIT-11 wykazuje się łączną kwotę przychodu i łącznie pobrane zaliczki na podatek. W sekcji przeznaczonej na wykazanie dochodów z umowy o pracę pracodawca powinien zsumować przychód z całego roku, a także sumę pobranego podatku (zarówno zryczałtowanego, jak i zaliczek).
Pracownik, który stał się polskim rezydentem, ma obowiązek złożyć roczne zeznanie podatkowe w Polsce. Obowiązek ten należy wykonać do 30 kwietnia kolejnego roku. Co do zasady zgłoszenie następuje poprzez złożenie formularza PIT-37 – przy założeniu, że wszystkie dochody danej osoby pochodziły z pracy u polskiego pracodawcy. W zeznaniu PIT-37 pracownik sumuje wszystkie dochody z Polski i odlicza od nich zapłacone zaliczki, które obejmują zarówno zaliczki na zasadach ogólnych, jak i wcześniej pobrany zryczałtowany podatek. Jest to kluczowy moment, w którym ryczałt przestaje mieć charakter ostatecznego rozliczenia i staje się zaliczką na poczet ostatecznego podatku. Pracownik ma również prawo do skorzystania z ulg i odliczeń, np. kwoty wolnej od podatku, ulgi prorodzinnej czy też wspólnego rozliczenia z małżonkiem (jeśli spełnia warunki).
Przykład 2.
Pan Jan, obywatel Białorusi, pracuje w Polsce od 1 stycznia 2024 roku. Jego wynagrodzenie brutto wynosi 7000 zł miesięcznie. Do końca czerwca 2024 roku (181 dni) pracodawca pobierał od niego 20% zryczałtowanego podatku. Od 1 lipca 2024 roku, po przekroczeniu 183 dni, pracodawca zaczyna pobierać zaliczki na zasadach ogólnych. Jakie dokumenty podatkowe należy wystawić panu Janowi i kiedy trzeba to zrobić? Na koniec 2024 roku pracodawca miał obowiązek wystawić mu IFT-1R za okres styczeń-czerwiec, a także deklarację PIT-11 za cały rok (styczeń-grudzień 2024 roku), gdzie w jednej pozycji wykaże dochód i podatek za cały rok. Pan Jan na podstawie otrzymanego PIT-11 ma obowiązek złożyć zeznanie PIT-37, w którym rozliczy swój podatek według skali.
Podsumowanie
Główne zasady rozliczania dochodów z umowy o pracę dla nierezydentów w Polsce zależą od ich statusu rezydencji podatkowej. Rozliczenie przez nierezydentów dochodów z umowy o pracę uzyskanych w Polsce jest obowiązkowe. Proces ten jest ściśle regulowany przez polskie prawo podatkowe oraz ewentualne umowy międzynarodowe. Rozliczenie dochodów z polskiej umowy o pracę dla nierezydenta nie jest skomplikowane. Najważniejsze to ustalić status rezydenta, uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej, odebrać PIT-11 od pracodawcy i złożyć na jego podstawie roczne zeznanie PIT-37 albo PIT-36.
