Wykonywanie pracy poza granicami Polski wiąże się z koniecznością dopełnienia pewnych obowiązków podatkowych. Prawidłowe rozliczenie dochodów z umowy o pracę jest kluczowe, aby uniknąć problemów z polskim fiskusem. Jak tego dokonać, gdy mamy do czynienia z osobą, która nie ma certyfikatu rezydencji, którego dochody są uzyskiwane w większości z zagranicy? Poniżej odpowiadamy, jak rozliczyć dochody nierezydentów w Polsce.
Pojęcie nierezydenta podatkowego
Proces rozliczania podatkowego w przypadku osiągania zagranicznych dochodów wymaga przede wszystkim wyjaśnienia pojęcia rezydenta i nierezydenta. W tym pierwszym przypadku mamy do czynienia z osobą fizyczną, która ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jej dochody podlegają opodatkowaniu w Polsce niezależnie od miejsca ich uzyskania (jest to tzw. zasada rezydencji). Z kolei nierezydent to osoba fizyczna nieposiadająca miejsca zamieszkania w Polsce. Podlega ona opodatkowaniu wyłącznie od dochodów uzyskanych na terenie RP (jest to tzw. zasada źródła). W przypadku rezydentów mówimy o nieograniczonym obowiązku podatkowym, w odróżnieniu od nierezydentów, których obowiązek jest ograniczony.
O tym, czy dana osoba ma miejsce zamieszkania w Polsce, decyduje spełnienie jednego z dwóch warunków określonych w art. 3 ust. 1a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT):
posiadanie na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), lub
przebywanie na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w danym roku podatkowym.
Ustalenie statusu rezydencji jest kluczowe, ponieważ to od niego zależy sposób rozliczania, rodzaj składanych deklaracji oraz wysokość należnego podatku.
Opodatkowanie dochodów nierezydenta
Dochody z tytułu umowy o pracę wykonywanej na terytorium Polski podlegają opodatkowaniu w Polsce na zasadach ogólnych według skali podatkowej – niezależnie od tego, czy pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, czy nierezydentem. Oznacza to, że do wynagrodzenia stosuje się stawki 12% i 32% (zgodnie z obowiązującą skalą podatkową). Pracodawca, jako płatnik, ma obowiązek:
obliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy od każdej wypłaty wynagrodzenia,
stosować koszty uzyskania przychodu przewidziane dla umowy o pracę,
a po spełnieniu ustawowych warunków – uwzględniać kwotę zmniejszającą podatek (na podstawie oświadczenia pracownika).
Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca wystawia pracownikowi informację PIT-11, w której wykazuje osiągnięte w danym roku przychody z umowy o pracę, koszty uzyskania przychodu oraz pobrane zaliczki na podatek. Na podstawie PIT-11 pracownik dokonuje rocznego rozliczenia podatku w Polsce.
W przypadku umowy o pracę nie stosuje się zryczałtowanego 20% podatku dochodowego ani informacji IFT-1R. Mechanizm opodatkowania ryczałtem dotyczy wyłącznie określonych przychodów nierezydentów, w szczególności z tytułu niektórych umów cywilnoprawnych. Formularz IFT-1R zawiera dane pracownika, pracodawcy oraz informacje o wysokości przychodu i pobranego zryczałtowanego podatku. Kopia tego dokumentu jest przekazywana do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych:
w województwie dolnośląskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Wrocław-Psie Pole,
w województwie kujawsko-pomorskim – do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy,
w województwie lubelskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie,
w województwie lubuskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze,
w województwie łódzkim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście,
w województwie małopolskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Śródmieście,
w województwie mazowieckim – do Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście,
w województwie opolskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu,
w województwie podkarpackim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie,
w województwie podlaskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku,
w województwie pomorskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku,
w województwie śląskim – do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach,
w województwie świętokrzyskim – do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach,
w województwie warmińsko-mazurskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Olsztynie,
w województwie wielkopolskim – do Naczelnika Urzędu Skarbowego Poznań-Nowe Miasto,
w województwie zachodniopomorskim – do Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie.
Pamiętajmy także, że obowiązek sporządzenia i złożenia druku IFT-1R spoczywa na płatniku, a nie na samym podatniku. Musi on przekazać jego kopię także nierezydentowi, co może nastąpić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Termin przekazania wskazanej deklaracji to koniec lutego roku następującego po danym roku podatkowym.
Przykład 1.
Pani Anna, obywatelka Ukrainy, pracuje w Polsce na podstawie umowy o pracę przez 5 miesięcy i nie posiada w Polsce centrum interesów życiowych. Jest polskim nierezydentem podatkowym i podlega w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Jej dochody z umowy o pracę wykonywanej na terytorium Polski podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Pracodawca pobiera zaliczki na podatek dochodowy i wystawia informację PIT-11. Po zakończeniu roku podatkowego Pani Anna co do zasady składa w Polsce zeznanie PIT-37, z uwzględnieniem ewentualnych postanowień właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, o ile wszystkie dochody podlegające opodatkowaniu w Polsce były uzyskiwane za pośrednictwem płatnika
Zmiana statusu rezydencji – rozliczenie na zasadach ogólnych
Wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę – zarówno w okresie, gdy pracownik jest nierezydentem, jak i po uzyskaniu statusu polskiego rezydenta podatkowego – zawsze podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych według skali podatkowej (12% i 32%). Zmiana statusu rezydencji nie zmienia więc samego mechanizmu opodatkowania takiego dochodu.
Pracodawca przez cały okres zatrudnienia ma obowiązek pobierać od wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy, stosować koszty uzyskania przychodu, a po spełnieniu ustawowych warunków również kwotę zmniejszającą podatek. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca wystawia pracownikowi informację PIT-11, w której wykazuje osiągnięte w danym roku przychody z umowy o pracę oraz pobrane zaliczki na podatek.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku niektórych umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło) zawieranych z nierezydentami. W określonych przypadkach przychody takich osób mogą być opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 20%. Wówczas podatek ten ma co do zasady charakter podatku ostatecznego, a płatnik wykazuje te przychody oraz pobrany podatek w informacji IFT-1R. Jeżeli jednak w trakcie roku podatkowego dana osoba uzyska status polskiego rezydenta podatkowego, sytuacja ulega zmianie. Od tego momentu jej dochody podlegają rozliczeniu w Polsce na zasadach ogólnych, a wcześniej pobrany 20% ryczałt może zostać uwzględniony w rocznym zeznaniu podatkowym jako zaliczka na podatek.
Osoba, która w trakcie roku stała się polskim rezydentem podatkowym, ma obowiązek złożyć w Polsce roczne zeznanie podatkowe do 30 kwietnia następnego roku. Co do zasady, jeżeli wszystkie jej dochody były uzyskiwane za pośrednictwem polskich płatników (np. pracodawcy lub zleceniodawcy), właściwym formularzem będzie PIT-37 lub PIT-36.
W zeznaniu rocznym podatnik wykazuje swoje dochody podlegające opodatkowaniu w Polsce oraz odlicza od należnego podatku pobrane w ciągu roku zaliczki. Jeżeli wcześniej część przychodów z umów cywilnoprawnych była opodatkowana 20% ryczałtem, to na etapie składania zeznania rocznego podatek ten przestaje mieć charakter ostateczny i jest traktowany jak zaliczka na poczet podatku obliczanego według skali. Uzyskanie statusu rezydenta podatkowego daje również prawo do skorzystania z ulg i preferencji podatkowych, takich jak kwota wolna od podatku, ulga na dzieci czy wspólne rozliczenie z małżonkiem – o ile spełnione są ustawowe warunki do ich zastosowania.
Przykład 2.
Pan Jan, obywatel Białorusi, pracuje w Polsce od 1 stycznia 2026 r. na podstawie umowy o pracę. Do momentu przekroczenia 183 dni pobytu w Polsce nie posiada on w Polsce centrum interesów życiowych, a zatem w pierwszej części roku jest polskim nierezydentem podatkowym. Po przekroczeniu 183 dni pobytu w 2024 r. uzyskuje status polskiego rezydenta podatkowego.
Niezależnie od statusu rezydencji, dochody Pana Jana z tytułu umowy o pracę wykonywanej w Polsce od początku zatrudnienia podlegają opodatkowaniu w Polsce według skali podatkowej. Pracodawca pobiera zaliczki na podatek oraz wystawia po zakończeniu roku informację PIT-11 obejmującą cały rok podatkowy. Na tej podstawie Pan Jan składa w Polsce roczne zeznanie podatkowe.
Dochody nierezydentów w Polsce – podsumowanie
Rozliczenie dochodów z umowy o pracę wykonywanej w Polsce przez nierezydentów podlega zasadom ogólnym wynikającym z ustawy o PIT oraz – w razie potrzeby – z właściwych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie statusu rezydencji podatkowej, jednak sam mechanizm opodatkowania wynagrodzenia z umowy o pracę nie zmienia się wraz ze zmianą tego statusu. W praktyce najważniejsze obowiązki sprowadzają się do prawidłowego poboru zaliczek przez pracodawcę, wystawienia informacji PIT-11 oraz złożenia przez pracownika rocznego zeznania podatkowego w Polsce.
