Obowiązek dokumentowania sprzedaży wynika bezpośrednio z działu XI ustawy o podatku od towarów i usług. O ile w sytuacji prowadzenia sprzedaży w systemie stacjonarnym ewidencjonowanie obrotu nie stanowi trudności ze względu na jasne przepisy, o tyle ta sama czynność w przypadku sprzedaży wysyłkowej może nastręczać przedsiębiorcy trudności.
Faktura i paragon - zasady ogólne wystawiania
Faktura i paragon są podstawowymi dokumentami służącymi do rejestrowania sprzedaży. Paragon związany jest bardziej ze sprzedażą konsumencką. Sprzedawca-płatnik VAT wystawia go nabywcy, który jest osobą prywatną, nie prowadzi działalności gospodarczej i kupuje towar na swój osobisty użytek. Fakturę natomiast wystawia się w przypadku, gdy sprzedawca i odbiorca są przedsiębiorcami lub gdy nabywca nie jest płatnikiem VAT, ale wybrał taką formę udokumentowania zakupu. Sprzedaż wysyłkowa ma jednak specyficzny charakter i stanowi wyjątek od przepisów ogólnych.
Paragon w sklepie internetowym
Paragon jest dokumentem wystawianym przez osoby prowadzące działalność gospodarczą i rejestrujące transakcje za pomocą kasy fiskalnej. Choć wydawałoby się, że taka forma ewidencjonowania sprzedaży przystaje do działalności sklepów internetowych, w większości właściciele e-sklepów są zwolnieni z konieczności używania kasy rejestrującej. Przyczyny zwolnień znaleźć można w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sprzedawców internetowych dotyczy zwłaszcza zapis, mówiący o tym, że paragonem fiskalnym nie muszą być udokumentowane czynności, za które dokonano zapłaty w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej bezpośrednio na rachunek bankowy podatnika, zaś z ewidencji wynika dokładnie, czego zapłata dotyczyła (dane nabywcy wraz z adresem). Jeżeli nabywca płaci za towar za pomocą przelewu, sprzedający jest zwolniony z konieczności rejestrowania transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Jeżeli natomiast zapłata odbywa się w innej formie, przedsiębiorca ma możliwość korzystania z innego zwolnienia- jeżeli jego obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczył poprzednim roku kwoty 20 tys. zł, również omija go konieczność wystawiania paragonów.
Należy jednak pamiętać, że niezależnie od zwolnień zawartych w rozporządzeniu, do obowiązków każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą, należy rejestrowanie zawieranych transakcji. Podatnicy zwolnieni od obowiązku posiadania kasy fiskalnej powinni prowadzić ewidencję, która zawiera wszystkie dane potrzebne do zidentyfikowania stron transakcji, przedmiotu, wysokości podstawy opodatkowania, czyli wysokości sumy, jaka wpłynęła na konto sprzedawcy w związku z dokonaniem transakcji, a także wszystkie inne informacje niezbędne do uzupełnienia deklaracji podatkowej.
Faktura i paragon - terminy dokumentowania sprzedaży
Termin wystawienia dokumentu, będącego dowodem dokonania transakcji, może nie wydawać się istotny, ale ściśle związany jest z momentem powstania obowiązku podatkowego. W przypadku sprzedaży stacjonarnej termin wystawienia paragonu lub faktury jest oczywisty - zazwyczaj sprzedaż i wydanie rzeczy, dokonanie zapłaty, a także wręczenie klientowi dowodu zakupu zbiegają się w czasie. Inaczej jest w przypadku zawierania umowy na odległość, czyli sprzedaży wysyłkowej. W sprzedaży przez internet termin wystawienia dokumentu sprzedaży jest zależny od zaksięgowania wpłaty nabywcy na koncie sprzedającego. Jeżeli nastąpiła ona przed wysyłką towaru, to jako datę wystawienia dokumentu należy przyjąć dzień wpłynięcia sumy na konto sprzedawcy. Jeśli jest nim faktura, przedsiębiorca może to zrobić najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca. Często zdarza się, że produkty kupione w e-sklepie wysyła się za pobraniem. Wówczas sprzedający otrzymuje zapłatę po dostarczeniu towaru. W takiej sytuacji terminem udokumentowania sprzedaży jest fizyczne doręczenie nabywcy przesyłki. Kupujący dokonują także przelewów na konto sprzedawcy poza godzinami jego funkcjonowania - moment wystawienia faktury może być późniejszy, jednak powinien to być dzień, w którym nabywca dowiedział się o wpłacie lub kolejny dzień roboczy z ograniczeniem do 15 dnia kolejnego miesiąca.
Szczegółowe terminy dotyczące wystawiania faktur zostały opisane a artykule: Terminy wystawiania faktur - kiedy wystawić fakturę?
Faktura do paragonu a nowy JPK_V7
Faktura i paragon czasami idą w parze, szczególnie, gdy do paragonu wystawiana jest faktura. W tym przypadku należy mieć na uwadze, że fakturę do paragonu na rzecz firmy wystawić można tylko i wyłącznie jeśli paragon zawiera NIP. W przeciwnym razie nie należy wystawiać faktury do paragonu. Takie warunki nie mają jednak zastosowania w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, gdzie na paragonie nie będzie numeru NIP.
W nowym pliku JPK_V7 faktura wystawiona do paragonu fiskalnego ujmowana jest w części ewidencyjnej z oznaczeniem symbolu FP i nie ma ona wpływu na wartości. Przychód jest w całości ujmowany na podstawie księgowanego raportu łącznego z kasy fiskalnej dla którego stosuje się symbol RO.
Szczegółowe informacje na temat faktury do paragonu zostały opisane w artykule: NIP na paragonie czyli zmiana zasad wystawiania faktur do paragonu
