Przedsiębiorca zalegający z płatnościami za towar bądź usługę, zobowiązany jest (w określonym przez ustawę czasie) dokonać zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu zapisanych w KPiR, jednak niezapłaconych. Zapisy w księdze dokonywane są jednak na podstawie dowodu dokumentującego zdarzenie, dlatego w opisanej sytuacji przedsiębiorca musi posiadać dowód korekty kosztu, który musi zawierać przewidziane w ustawie dane.
Dowód korekty kosztu - dane
§ 12 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR:
1a) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów), zawierające co najmniej:
datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiącego podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody),
podpis osoby sporządzającej dokument.
Korekta kosztów
Natomiast art. 24d uopdf w przypadku nieuregulowania faktur na podstawie których dokonano ujęcia kosztu w KPiR zastrzega, do kiedy korekty można dokonać.
W przypadku faktur z terminem płatności do 60 dni - przedsiębiorca musi pomniejszyć koszty (a gdy są one niewystarczające - powiększyć przychody) w okresie, w którym mija 30 dzień od terminu zapłaty uwzględnionym na fakturze/rachunku.
W przypadku faktur z terminem płatności powyżej 60 dni – przedsiębiorca zobowiązany jest do zmniejszenia kosztów w okresie, w którym upływa 90 dzień od daty zaksięgowania nieopłaconego wydatku do kosztów.
Wyżej wymienione terminy wyznaczają zarazem miesiące (okres korekty), w których powinny być sporządzone dowody korekty kosztów. Korektę kosztów przedsiębiorca może zaksięgować z ostatnim dniem miesiące na podstawie zestawienia korekt kosztów z danego okresu.
