Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy ZUS kontroluje prowadzenie działalności gospodarczej ?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może kontrolować nie tylko prawidłowość korzystania przez pracowników ze zwolnień lekarskich, lecz również prowadzenie działalności gospodarczej. Kontrola prowadzenia działalności gospodarczej może dotyczyć każdego przedsiębiorcy i jest przeprowadzana najczęściej wówczas, gdy ZUS poweźmie wątpliwości odnośnie intencji rzeczywistego prowadzenia przedsiębiorstwa w kontekście pobierania świadczeń z ubezpieczeń społecznych (na przykład zasiłku chorobowego czy zasiłku macierzyńskiego). Kiedy ZUS kontroluje prowadzenie działalności gospodarczej ? 

ZUS kontroluje obowiązki z zakresu ubezpieczeń społecznych

Uprawnienie ZUS do przeprowadzania kontroli wynika z przepisu art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przywołanego poniżej. Z przedmiotowego przepisu wynika, że ZUS kontroluje prowadzenie działalności w zakresie wykonywania zadań i obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Katalog rodzajów kontroli wskazany w ust. 2 przepisu ma charakter przykładowy – ZUS może przeprowadzić kontrolę również w odniesieniu do innych aspektów prowadzenia przedsiębiorstwa, o ile będzie to związane z ubezpieczeniami społecznymi. 

Przepis art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu.
2. Kontrola może obejmować w szczególności:
1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6) dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Jako podstawę wszczęcia kontroli prowadzenia działalności gospodarczej ZUS wskazuje najczęściej „ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych”. ZUS podejmuje tego rodzaju kontrolę na ogół wtedy, kiedy podejrzewa, że rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej zostało upozorowane w celu uzyskania świadczeń z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwłaszcza gdy przedsiębiorca zadeklarował wysoką podstawę wymiaru składek i niezwłocznie po założeniu firmy rozpoczął korzystanie ze świadczeń. 

Prawa kontrolera, obowiązki przedsiębiorcy

Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kontroler ZUS ma prawo do:

  • wstępu i swobodnego poruszania się po pomieszczeniach wykorzystywanych przez przedsiębiorcę do prowadzenia działalności;

  • dostępu i badania wszelkich ksiąg i dokumentów związanych z zakresem kontroli (w tym dokumentów finansowo-księgowych, dokumentów osobowych oraz innych nośników informacji, jednakże wyłącznie dotyczących przeprowadzanej kontroli – kontroler nie powinien mieć dostępu do innych dokumentów, np. zawierających tajemnice przedsiębiorstwa);

  • przeprowadzenia oględzin;

  • zabezpieczenia zebranych dowodów;

  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości (wyłącznie gdy jest to niezbędne dla potrzeb prowadzonej kontroli);

  • przesłuchania świadków;

  • przesłuchania przedsiębiorcy.

Przesłuchanie przedsiębiorcy (płatnika składek) może nastąpić tylko wówczas, gdy po przeprowadzeniu czynności kontrolnych niektóre okoliczności nadal pozostały niewyjaśnione, a mają znaczenie dla przedmiotowej kontroli.

Co do zasady, kontrola ZUS obejmuje dokumenty z ostatnich 5 lat. Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi pamiętać, że powinien przechowywać wszystkie dokumenty związane z podleganiem ubezpieczeniu społecznemu (np. deklaracje czy raporty) przez taki okres.

Obowiązki kontrolowanego przedsiębiorcy korespondują z prawami kontrolera – przedsiębiorca jest zobowiązany do:

  • udostępniania wszelkich ksiąg, dokumentów i nośników informacji związanych z prowadzoną kontrolą (nawet wówczas, gdy są przechowywane przez osoby trzecie – np. biura zapewniające obsługę księgową);

  • udostępnienia składników majątku w celu przeprowadzenia oględzin;

  • nieodpłatnego sporządzania kopii dokumentów;

  • przedstawienia tłumaczeń przedłożonej dokumentacji, sporządzonej w języku obcym;

  • zapewnienia warunków do przeprowadzenia kontroli (np. dostępu do środków łączności);

  • udzielania wyjaśnień.

Obowiązkiem kontrolera przystępującego do czynności kontrolnych jest okazanie legitymacji służbowej oraz upoważnienia. Upoważnienie musi zawierać dane wskazane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, przede wszystkim dane kontrolera, dane oddziału ZUS przeprowadzającego kontrolę, podstawę prawną kontroli, datę jej rozpoczęcia, okres trwania, zakres kontroli i pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy. 

Czynności po przeprowadzeniu kontroli

Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza protokół kontroli, w którym zawiera swoje spostrzeżenia z przeprowadzonych czynności. Protokół powinien zawierać przede wszystkim:

  • opis dokonanych ustaleń;

  • podanie podstaw prawnych;

  • przedstawienie dowodów;

  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń.

Protokół jest sporządzany w dwóch egzemplarzach i jeden z nich jest doręczany przedsiębiorcy. Kontrolowany przedsiębiorca ma prawo do złożenia zastrzeżeń dotyczących treści protokołu. Może uczynić to w terminie 14 dni od daty przekazania protokołu, w formie pisemnej i ze wskazaniem stosownych okoliczności oraz dowodów na ich poparcie.

Kontrolowany przedsiębiorca ma prawo do zgłoszenia zastrzeżeń dotyczących treści protokołu kontroli w terminie 14 dni od daty doręczenia dokumentu.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zgłoszenie zastrzeżeń, obowiązkiem kontrolera jest ich rozpatrzenie i podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych w przypadku, w którym uzna je za uzasadnione. Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania przez ZUS decyzji dotyczącej ubezpieczenia społecznego przedsiębiorcy. 

Kiedy ZUS zakwestionuje autentyczność prowadzenia działalności gospodarczej?

Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby prowadzące działalność gospodarczą podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym (tj. ubezpieczeniom emerytalnym, rentowym i wypadkowym) w okresie od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności. Obowiązek ten powstaje automatycznie, z mocy prawa – zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczenia ma charakter wyłącznie ewidencyjny. Jak wskazano w wyroku Sądu Apelacyjnego w Rzeszowie z 12 grudnia 2017 roku, III AUa 260/17: „Podstawowe znaczenie dla objęcia ubezpieczeniem społecznym ma zatem fakt rzeczywistego wykonywania – lub niewykonywania – działalności, na dodatek w sposób ciągły i o charakterze zarobkowym. [...] ocena, czy działalność gospodarcza jest wykonywana, należy przede wszystkim do sfery ustaleń faktycznych, a dopiero w następnej kolejności – do ich kwalifikacji prawnej. Działalność gospodarcza to prawnie określona sytuacja, którą trzeba oceniać na podstawie zbadania konkretnych okoliczności faktycznych, wypełniających znamiona tej działalności lub ich niewypełniających. Prowadzenie działalności gospodarczej jest zatem kategorią obiektywną, niezależnie od tego, jak działalność tę ocenia sam prowadzący ją podmiot i jak ją nazywa oraz czy dopełnia ciążących na nim obowiązków z tą działalnością związanych, czy też nie”. Jeżeli przedsiębiorca faktycznie wykonuje działalność gospodarczą, czyni to w sposób ciągły i zarobkowy, wówczas nie ma powodów do obaw – kontrola ZUS będzie wyłącznie formalnością.