Kontrola sanepidu w biurze rachunkowym – kiedy jest możliwa?

Choć działalność biur rachunkowych nie jest kojarzona z rygorystycznymi wymogami sanitarnymi, jak gastronomia czy medycyna, kontrola sanepidu w biurze rachunkowym jest możliwa. Zazwyczaj nie ma ona charakteru rutynowego, lecz może zostać wszczęta na skutek skargi pracownika lub weryfikacji warunków higieny w środowisku pracy. Warto zatem wiedzieć, jakie uprawnienia ma inspektor i jak przebiega procedura kontrolna, aby odpowiednio się do niej przygotować.

Biura rachunkowe

Biura rachunkowe zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców – czyli zorganizowaną działalnością zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły – polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności:

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
• sporządzania sprawozdań finansowych;
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Działalność tę mogą wykonywać przedsiębiorcy (czyli osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonujące działalność gospodarczą, a także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej) pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą realizowane przez osoby, które:

• mają pełną zdolność do czynności prawnych;
• nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. dotyczące naruszenia obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych.

Państwowa Inspekcja Sanitarna

Państwowa Inspekcja Sanitarna (nazwa potoczna – „sanepid”) jest powołana do realizacji zadań z zakresu zdrowia publicznego, w szczególności poprzez sprawowanie nadzoru nad warunkami:

• higieny środowiska;
• higieny pracy w zakładach pracy;
• higieny radiacyjnej;
• higieny procesów nauczania i wychowania;
• higieny wypoczynku i rekreacji;
• zdrowotnymi żywności, żywienia i produktów kosmetycznych;
• higieniczno-sanitarnymi, jakie powinien spełniać personel medyczny, sprzęt oraz pomieszczenia, w których są udzielane świadczenia zdrowotne

– w celu ochrony zdrowia ludzkiego przed niekorzystnym wpływem szkodliwości i uciążliwości środowiskowych, zapobiegania powstawaniu chorób, w tym chorób zakaźnych i zawodowych.

Państwowa Inspekcja Sanitarna podlega ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, a kieruje nią Główny Inspektor Sanitarny jako centralny organ administracji rządowej.

Aktem prawnym, który reguluje funkcjonowanie sanepidu, jest Ustawa z dnia 14 marca 1985 roku o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Kontrola sanepidu w biurze rachunkowym - uprawnienia

Państwowi inspektorzy sanitarni, działający przy pomocy podległych im, lokalnie działających stacji sanitarno-epidemiologicznych, w związku z wykonywaną kontrolą mają prawo:

• wstępu do wszystkich pomieszczeń biura rachunkowego, jako zakładu pracy;
• żądania pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywania i przesłuchiwania osób;
• żądania okazania dokumentów i udostępniania wszelkich danych;
• pobierania próbek do badań laboratoryjnych.

Istnieje również prawo wstępu do mieszkań w razie podejrzenia lub stwierdzenia choroby zakaźnej, zagrożenia zdrowia czynnikami środowiskowymi, a także jeżeli w mieszkaniu jest lub ma być prowadzona działalność produkcyjna lub usługowa (np. prowadzenie biura rachunkowego).

W razie stwierdzenia naruszenia wymagań higienicznych i zdrowotnych państwowy inspektor sanitarny nakazuje, w drodze decyzji, usunięcie w ustalonym terminie stwierdzonych uchybień. Jeżeli naruszenie wymagań spowodowało bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, państwowy inspektor sanitarny nakazuje unieruchomienie zakładu pracy lub jego części (stanowiska pracy, maszyny lub innego urządzenia), zamknięcie obiektu użyteczności publicznej, wyłączenie z eksploatacji środka transportu, wycofanie z obrotu środka spożywczego, materiału i wyrobu przeznaczonego do kontaktu z żywnością, produktu kosmetycznego lub innego wyrobu mogącego mieć wpływ na zdrowie ludzi albo podjęcie lub zaprzestanie innych działań; decyzje w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Ponadto wiele naruszeń wymagań higienicznych i zdrowotnych jest uznawane za wykroczenia, a czasem przestępstwa zagrożone karami przewidzianymi prawem.

Przykład 1.

Biuro rachunkowe zatrudnia 9 osób, a jego lokal mieści się na parterze kamienicy. Pracownicy od dłuższego czasu skarżyli się na brak sprawnej wentylacji (okna się nie otwierają, klimatyzacja od lat nieserwisowana), duże zawilgocenie i widoczny grzyb na ścianach. Jeden z pracowników zgłosił tę sprawę do sanepidu. W ramach wszczętej kontroli sanepid sprawdził stan sanitarny pomieszczeń, jakość powietrza i wentylacji, stan urządzeń sanitarnych. Stwierdzono widoczny rozwój grzyba na ścianach w pomieszczeniach biurowych, brak okresowych przeglądów i serwisu klimatyzacji. W drodze decyzji wydano nakaz usunięcia grzyba i przeprowadzenia odgrzybiania lokalu, zobowiązano właściciela biura do zapewnienia sprawnej wentylacji. Na właściciela biura nałożono karę grzywny.

Kontrola sanepidu w biurze rachunkowym - tryb kontroli

Do kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy stosuje się przepisy rozdziału 5 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców. Poniżej wskazano najistotniejsze zasady wynikające z tych przepisów.

Organ kontroli (państwowy inspektor sanitarny) zawiadamia przedsiębiorcę (biuro rachunkowe) o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się m.in. w przypadku gdy:

• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska;
• przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników Sanepidu po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

Czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Czynności kontrolne wykonuje się w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą przedsiębiorcy, konieczność podjęcia takich czynności uzasadnia się w protokole kontroli. Ustalenia kontroli zamieszcza się w protokole kontroli.

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym, poza przypadkami szczególnymi, nie może przekraczać w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców – 6 dni roboczych,
• małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
• średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
• pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem przepisów prawa. Sprzeciw wymaga uzasadnienia i wnosi się go do organu kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego. Sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. Wniesienie sprzeciwu, poza przypadkami szczególnymi, powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych przez organ kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy – z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu. Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatruje sprzeciw oraz wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo kontynuowaniu czynności kontrolnych. Na to postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia.

Biura rachunkowe, z uwagi na przedmiot ich działalności, nie są standardowo kontrolowane przez sanepid. Zakres ewentualnej kontroli może ograniczać się zwykle do ogólnych warunków higieniczno-sanitarnych pomieszczeń biurowych.