Cięcie kosztów lub wprost przeciwnie – rozszerzanie prowadzonej działalności gospodarczej, konflikty, brak porozumienia z biurem rachunkowym, niezadowolenie ze sposobu współpracy, błędy biura przy realizowaniu zadań – takie i inne okoliczności mogą powodować, że przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy duży, czy mały, wyrazi wolę rozwiązania umowy z dotychczasowym biurem oraz zawarcia jej z nowym podmiotem. Oczywiście wielkość przedsiębiorstwa i zakres zadań biura rachunkowego będą determinowały to, jakie dokumenty będzie trzeba przekazać do nowego biura rachunkowego w przypadku zmiany. Nie bez znaczenia będzie również czas prowadzenia działalności gospodarczej i korzystania z usług dotychczasowego biura. Niniejsze opracowanie wskaże, jakie dokumenty trzeba przekazać z poprzedniego do nowego biura rachunkowego oaz kiedy zmiana biura rachunkowego jest najkorzystniejsza.
Zmiana biura rachunkowego – kiedy najlepiej jej dokonać?
Mimo różnych sytuacji czas zmiany biura rachunkowego może mieć duże znaczenie, zwłaszcza w zakresie przekazywanych nowemu podmiotowi dokumentów. Najoptymalniejsze jest zmienianie biura rachunkowego po zakończeniu roku obrotowego, aby nowy podmiot zaczynał z nową kartą wszelkie kwestie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, zwłaszcza w zakresie wyliczania przychodu, dochodu.
Ma to o tyle istotne znaczenie, że nowe biuro nie będzie musiało weryfikować prowadzonej w trakcie roku obrotowego dokumentacji i rozliczeń.
Przykład 1.
Wanda Kowal, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Adwokacka Wanda Kowal, nie była zadowolona ze sposobu prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych przez Biuro Rachunkowe Anny Kisiel. Okazywało się bowiem, że bez informowania o tym klienta pani Anna nie księgowała kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, nie odbierała telefonów, był z nią utrudniony kontakt, a ponadto po dokumenty przychodziła do kancelarii pani Wandy bez wcześniejszego uprzedzenia, co sprawiało, że pani Wanda, w sytuacji gdy danego dnia nie miała przygotowanych dokumentów, musiała następnie samodzielnie wozić dokumenty księgowe pani Annie, gdyż ta nie zgadzała się na ich przekazywanie w formie zdalnej. Stąd pani Wanda zdecydowała się na zmianę biura rachunkowego, ale uznała, że sytuacja nie jest na tyle zaogniona, aby musiało to nastąpić niezwłocznie. Stąd też, po konsultacji z nowym biurem, wypowiedziała umowę w grudniu, natomiast od stycznia zawarła ją z nowym podmiotem, który prowadził jej rachunkowość od nowego roku obrotowego, będącego równocześnie rokiem kalendarzowym.
Oczywiście są sytuacje, które nie pozwalają na czekanie do końca roku obrotowego i wymuszają natychmiastowe zmiany, na przykład z uwagi na:
nierzetelne prowadzenie rozliczeń;
konflikt między biurem a przedsiębiorcą;
nieświadczenie przez biuro zakresu czynności, których oczekuje przedsiębiorstwo, na przykład rozliczeń pracowników w przypadku woli ich zatrudnienia;
nieprawidłowe raportowanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jakie dokumenty należy przekazać do nowego biura rachunkowego?
Ze starego biura rachunkowego do nowego trzeba przekazać następujące dokumenty:
wydruki z księgi przychodów i rozchodów;
rejestry VAT zakupów i sprzedaży;
ewidencje środków trwałych, wyposażenia;
deklaracje rozliczeniowe ZUS;
deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K) wraz z potwierdzeniami ich wysłania;
struktury JPK, wraz z potwierdzeniami ich wysłania;
faktury;
rachunki;
wyciągi bankowe;
potwierdzenia zapłaty należności;
umowy, zwłaszcza związane z najmem lokali, umowy z pracownikami, zleceniodawcami, zleceniobiorcami, bankami, umowy leasingu;
sprawozdania finansowe;
karty wynagrodzeń pracowników z danego roku kalendarzowego oraz ostatnich 12 miesięcy;
karty urlopowe;
karty zasiłkowe;
listy obecności;
bazę programu Płatnik;
akta osobowe pracowników;
informację o terminach wypłat wynagrodzenia dla pracowników.
Oczywiście informacje kadrowe są przekazywane do biura rachunkowego w sytuacji, gdy u pracodawcy nie jest zatrudniona kadrowa, która zajmuje się kwestią urlopów, dba o prawidłowość list obecności, kart zasiłkowych, a także przechowuje akta osobowe. Jednak również wtedy trzeba przekazać do biura rachunkowego karty wynagrodzeń, bazę programu Płatnik, jeżeli tymi czynnościami nie zajmuje się pracownik, a będą to obowiązki zewnętrznego biura rachunkowego.
Wszystkie te dokumenty mają zobrazować sytuację przedsiębiorcy tak, aby nowe biuro rachunkowe mogło przystąpić do swoich obowiązków i zweryfikować, jeżeli taki obowiązek został wprowadzony, działania podejmowane przez poprzednie biuro rachunkowe.
Kto wykona rozliczenie roczne w przypadku zmiany biura rachunkowego z końcem roku podatkowego?
W zawieranych z biurami rachunkowymi umowach jednym z podstawowych obowiązków biura jest sporządzenie rozliczenia rocznego podmiotu, który obsługuje. Stąd też, jeżeli zmiana biura rachunkowego następuje na przełomie roku kalendarzowego, to warto dopytać dotychczasowe biuro, czy wykonają to bezkosztowo w ramach zawartej umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych lub świadczenie usług rachunkowych. Jeżeli należało to do obowiązków biura, to również w sytuacji zakończenia umowy, ale prowadzenia ksiąg rachunkowych przez cały rok, powinien to zrobić właśnie podmiot poprzedni. Jeżeli nie było to wskazane w umowie, wówczas taki obowiązek będzie spoczywał na albo poprzednim biurze, za dodatkową odpłatnością, albo na nowym, również dodatkowo płatnym. Warto ten temat przedyskutować najpierw z dotychczasowym biurem, żeby nie okazało się, że odmówi ono przygotowania rozliczenia, ale klienta poinformuje o tym bardzo późno, co utrudni przesłanie deklaracji do urzędu skarbowego.
Kontakty z ZUS, US
Aby biuro rachunkowe mogło w sposób pełny i profesjonalny realizować swoje obowiązki, niezbędne jest udzielenie przez przedsiębiorcę pełnomocnictw dla księgowych do:
urzędu skarbowego;
Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Pełnomocnictwa składa się na specjalnych formularzach, elektronicznie. Równocześnie można odwołać to, które było udzielone dotychczasowemu biuru rachunkowemu.
Warto o tym pamiętać, bo są to narzędzia, które pozwalają na prawidłowe wykonywanie obowiązków, zwłaszcza w zakresie rozliczeń, składania plików JPK, deklaracji, z których finalnie rozliczany jest przedsiębiorca.
Podsumowanie
Podsumowując, decyzja o zmianie biura rachunkowego powinna każdorazowo być przemyślana i wynikać z potrzeb przedsiębiorcy.
Najoptymalniejszym okresem na zmianę biura rachunkowego jest przełom lat kalendarzowych, aby stare biuro zakończyło rok w przedsiębiorstwie, a nowe go rozpoczęło.
Do nowego biura księgowego należy przekazać wszelkie dokumenty związane z rozliczeniami, księgę przychodów i rozchodów, rejestry VAT, ewidencje środków trwałych, dokumenty związane z ZUS-em, dokumenty kadrowo-płacowe. Mają one na celu to, aby biuro zorientowało się w prowadzonej działalności oraz w sposób spójny prowadziło rozliczenia w kolejnych okresach rozrachunkowych.
Niezbędne jest również zadbanie o to, aby nowemu podmiotowi udzielić pełnomocnictw do komunikowania się z ZUS-em oraz urzędem skarbowym.
