Jakie są prawa przedsiębiorcy podczas kontroli w firmie?

Kontrola w firmie może być sprawowana na podstawie kilku ustaw, takich jak np. ustawy Prawo przedsiębiorców, Ordynacji Podatkowej czy ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Wśród wielu obowiązków nałożonych na przedsiębiorcę możemy jednak odnaleźć i prawa przedsiębiorcy podczas kontroli w firmie, z których warto skorzystać.

Prawa przedsiębiorcy podczas kontroli - prawo do wyznaczenia pełnomocnika

Jeśli przedsiębiorca nie chce uczestniczyć w kontroli, ma prawo wyznaczyć pełnomocnika, który będzie go reprezentować przed kontrolerem. Takie prawo wynika z rozdziału 3a Ordynacji Podatkowej (o.p.).

Pełnomocnictwo może być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu. Treść pełnomocnictwa powinna zawierać:

• dane udzielającego pełnomocnictwa – imię, nazwisko, NIP lub PESEL

• dane pełnomocnika – imię, nazwisko, NIP lub PESEL.

Pełnomocnikiem może być każda osoba, która ma pełną zdolność do czynności prawnych.

W zależności od rodzaju pełnomocnictwa umocowana osoba może reprezentować przedsiębiorcę we wszystkich sprawach podatkowych. Do rodzajów pełnomocnictwa zaliczamy:

• pełnomocnictwo ogólne lub

• pełnomocnictwo szczególne – we wskazanej sprawie podatkowej, np. tylko podczas kontroli.

Prawo wglądu do akt

Na podstawie art. 178 o.p. przedsiębiorca ma prawo do wglądu do akt sporządzonych podczas kontroli.

Powyższe czynności, czyli przeglądanie akt i sporządzanie kopii może być wykonywane w urzędzie skarbowym w obecności pracownika urzędu.

Prawo do aktywnego uczestnictwa w czynnościach kontrolnych

Ordynacja Podatkowa w art. 123 mówi, że „organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań”.

Myśl ta jest rozwinięta w art. 285 o.p., w którym czytamy, że „czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych”.

Powyższe artykuły oznaczają, że kontrolowany przedsiębiorca ma prawo do aktywnego uczestnictwa w czynnościach kontrolnych, wypowiadania się co do zgromadzonych materiałów, składania wyjaśnień oraz zastrzeżeń co do kontroli.

Prawo do rezygnacji z uczestnictwa w czynnościach kontrolnych

Przedsiębiorca ma prawo zarówno do aktywnego uczestnictwa w kontroli, jak i do rezygnacji z uczestnictwa. Jeżeli kontrolowany nie chce brać udziału w czynnościach kontrolnych, wystarczy, że napisze oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Oświadczenie to powinno mieć formę pisemną i powinno być dołączone do protokołu kontroli.

Prawo do żądania formy pisemnej składania zapytań

Takie prawo daje art. 126 o.p.: „Sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej”.

Powyższa zasada pisemności jest bardzo przydatna dla przedsiębiorców. Czasami zdarza się, że urzędnik kontrolujący żąda wyjaśnień lub dopytuje o coś przez telefon, lub ustnie. W takiej sytuacji warto zażądać od urzędnika, aby te pytania przedstawił na piśmie. Może zdarzyć się, że pytania przekazane w formie ustnej przekraczają zakres kontroli – wtedy kontroler może powołać się, że kontrolujący sam ze swojej dobrej woli odpowiedział na pytania przekraczające zakres kontroli.

Jeśli pytania będą na piśmie, będzie widać, czy wchodzą one w zakres kontroli, czy urzędnicy przekraczają swoje uprawnienia.

Prawo do sprzeciwu

Przedsiębiorca ma prawo wnieść sprzeciw co do wykonywania kontroli, gdy kontrola wykonywana jest niezgodnie z prawem, np. nie doręczono zawiadomienia o kontroli (jeżeli było wymagane) lub czas kontroli jest dłuższy, niż wynika z przepisów.

Sprzeciw można wnieść w terminie 3 dni od dnia rozpoczęcia kontroli lub od dnia, w którym zaistniał powód do wniesienia sprzeciwu. Sprzeciw należy wnieść do organu kontrolującego, powiadamiając o tym na piśmie osobę kontrolującą.

Prawo do skorygowania deklaracji

O prawie dokonania korekty po zakończeniu kontroli kontrolujący powinien poinformować w protokole kontroli.

Po zakończeniu kontroli przedsiębiorca ma prawo do skorygowania deklaracji – w związku z ustaleniami w protokole. Przedsiębiorca może dokonać korekty częściowej lub całościowej –  w zależności od tego, czy zgadza się ze wszystkimi, czy tylko z niektórymi wnioskami w protokole.

Jeśli przedsiębiorca złoży korektę, uwzględniając w całości nieprawidłowości stwierdzone przez organ to,  jeśli organ podatkowy uzna, że wszystkie nieprawidłowości zostały w związku ze złożoną korektą wyeliminowane, nie wszczyna postępowania podatkowego.

Jeśli przedsiębiorca wniesie korektę częściową, czyli zgodzi się tylko z niektórymi ustaleniami stwierdzonymi w protokole i zgłosi zastrzeżenie co do innych, to dalsze postępowanie zależy od uznania urzędu. Jeśli organ uzna zastrzeżenia przedsiębiorcy, to, co do zasady postępowanie podatkowe nie będzie wszczynane. Natomiast, jeśli urząd nie uzna zastrzeżeń podatnika – wszczynane jest postępowania podatkowe, mimo złożenia korekty deklaracji.

Prawo do zgłoszenia zastrzeżeń co do kontroli

To prawo przyznaje art. 291 o.p., który mówi, że "kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe”.

Jeżeli kontrolowany po zapoznaniu się z protokołem kontroli stwierdzi, że jest on niezgodny ze stanem faktycznym lub nie zgadza się z wynikami kontroli, ma możliwość (w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu z kontroli) przedstawienia zastrzeżeń lub wyjaśnień, z jednoczesnym wskazaniem stosownych wniosków dowodowych.

Różnica pomiędzy zastrzeżeniami a wyjaśnieniami polega na tym, że w pierwszym przypadku kontrolowany kwestionuje faktyczne ustalenia zawarte w protokole kontroli z uwagi na ich błędny charakter albo niekompletność, w tym drugim natomiast kontrolowany przedstawia swoje stanowisko co do meritum sprawy.

Kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć zastrzeżenia i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Przepisy nie mówią, jakie elementy powinny znaleźć się w piśmie – zastrzeżenie co do wyników kontroli. Praktyka zaleca jednak, aby zawierało:

• imię, nazwisko adres oraz NIP zgłaszającego zastrzeżenie;

• datę i miejsce sporządzenia pisma;

• oznaczenie podmiotu właściwego do rozpatrzenia zastrzeżeń (czyli kontrolującego);

• oznaczenie pisma, np. zastrzeżenia do protokołu kontroli podatkowej;

• podstawę prawną sporządzenia zastrzeżeń, czyli art. 291 § 1 o.p.;

• uzasadnienie merytoryczne i prawne powodu złożenia zastrzeżeń do protokołu z kontroli – dlaczego nie zgadzamy się z ustaleniami kontrolnymi;

• podpis osoby sporządzającej zastrzeżenia do protokołu.

W przypadku niezłożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń w terminie określonym w art. 291 § 1 Ordynacji Podatkowej (czyli w ciągu 14 dni od dnia doręczenia protokołu), przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.

Warto wiedzieć, jakie są prawa przedsiębiorcy podczas kontroli. Ich znajomość może uchronić przed nadużywaniem uprawnień przez kontrolujących, a także wykazać inne wyniki kontroli w przypadku nieskorzystania przez przedsiębiorcę z zapewnionych mu praw, np. niezgłoszenia wyjaśnień co do przeprowadzanych czynności.