Biuro rachunkowe, działając na zlecenie klienta, prowadzi jego księgi podatkowe. Księguje dokumenty sprzedażowe i kosztowe, sporządza deklaracje i zeznania, a także może być odpowiedzialne za płatność podatków. Co więcej, biuro przechowuje aktualną dokumentację rachunkową przez okres wymagany przepisami prawa. Zachodzi więc możliwość, że w czasie trwania postępowania kontrolnego organ skarbowy wezwie księgowego do przekazania określonych informacji o rachunkowości obsługiwanego podatnika. Czy w takiej sytuacji biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania dokumentów klienta urzędowi skarbowemu?
Czy biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania dokumentów klienta urzędowi skarbowemu?
Zajmijmy się na początku sprawą kluczową, a zarazem najbardziej ogólną – odpowiedzmy na pytanie, czy biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania dokumentów klienta urzędowi skarbowemu. Tak, wynika to wprost z art. 155 § 1 w zw. z art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 155 organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań, przedłożenia dokumentów lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy. Z kolei art. 286 § 1 pkt 4 mówi, że kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej.
Z powyższego wynika nie tylko, że biuro rachunkowe może być zobowiązane do przekazania odpowiedniej dokumentacji podatkowej, ale jest możliwe również przeprowadzenie kontroli skarbowej w siedzibie biura rachunkowego. Jak mówi art. 285a Ordynacji podatkowej, kontrola może być przeprowadzona w siedzibie podatnika, w miejscach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz w innym miejscu przechowywania dokumentacji. Stąd też organy skarbowe mają prawo stawić się w siedzibie biura rachunkowego i zażądać wydania dokumentów podatkowych klienta.
Obowiązek przekazania dokumentów klienta – jaki jest jego zakres?
Wzywając biuro rachunkowe do przekazania dokumentacji czy przeprowadzając kontrolę w siedzibie biura, organ podatkowy nie ma prawa do żądania przekazania mu całej dostępnej dokumentacji podatnika, zarchiwizowanej przez księgowego.
Warto wyjaśnić, że kontrola podatkowa ma na celu wykrycie nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych podatnika, z kolei postępowanie podatkowe ma za zadanie wyeliminować te nieprawidłowości. W obu przypadkach organ skarbowy ma prawo żądać wydania dokumentacji podatnika.
Kontrola podatkowa oraz postępowanie podatkowe dotyczy wybranego wycinka historii podatkowej przedsiębiorcy, w którym organ dopatruje się lub już dopatrzył nieprawidłowości. Dla przykładu, jeżeli organ dopatrzył się błędów w podatku dochodowym, postępowanie dowodowe będzie skupiało się na dokumentacji dotyczącej PIT i CIT, za okres, w którym mogło dojść lub doszło do nieprawidłowości.
Organ, wszczynając postępowanie skarbowe, ma obowiązek wskazać dokładnie, jakiego zdarzenia będzie ono dotyczyć. Jeżeli zatem urząd skarbowy swoją decyzją obejmie 2023 rok, to wzywanie do wydania ksiąg podatkowych za lata wcześniejsze będzie nieuprawnione. W takiej sytuacji księgowy może odmówić przedstawienia organowi dokumentów klienta.
Co, gdy biuro rachunkowe nie prowadzi już ksiąg klienta?
Nie jest niczym niespotykanym, że niekiedy księgowy nie może dojść do porozumienia z klientem i wówczas umowa zawarta między nimi ulega rozwiązaniu. Jest to zwykła sytuacja, jakich jest wiele w czasie prowadzenia działalności gospodarczej.
Co dzieje się z dokumentacją podatkową klienta w razie zerwania umowy dot. prowadzenia ksiąg rachunkowych? Biuro rachunkowe co do zasady ma obowiązek przechowywać dokumentację księgową klientów wyłącznie w czasie trwania umowy między stronami. Nie oznacza to jednak, że po zakończeniu współpracy księgowy może wszystkie dokumenty wrzucić do niszczarki albo usunąć pliki z serwera. Księgi podatkowe muszą wrócić do podatnika. Jest to bezwzględnie wymagane przez prawo.
Może zatem dojść do sytuacji, w której – mimo wezwania do odbioru dokumentacji – były klient nie śpieszy się z odbiorem lub deklaruje, że ksiąg podatkowych nie odbierze. W tym czasie natomiast możliwe jest wszczęcie kontroli wobec tego klienta i wystosowanie wezwania przez organ skarbowy do przesłania odpowiednich dokumentów podatkowych. Czy w takim wypadku biuro rachunkowe może odmówić organowi, uzasadniając swoją decyzję faktem rozwiązania umowy z podatnikiem?
Jak zdecydował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 sierpnia 2019 roku (sygn. akt: II FSK 2746/17), biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji księgowej byłego klienta, który pozostawił taką dokumentację w biurze. Biuro nie może również żądać od pracowników organu podatkowego, którzy zwrócili się o wydanie dokumentów, pełnomocnictwa od byłego klienta biura. Wymóg taki nie wynika z przepisów o postępowaniu podatkowym. W ocenie sądu niezależnie od okoliczności sprawy biuro rachunkowe ma obowiązek wydać na żądanie organu podatkowego dokumentację podatnika, nawet jeśli stron nie łączy już żadna umowa.
NSA podkreślił, że między rachunkowością a prawem podatkowym istnieje jedynie związek techniczno-formalny, sprowadzający się do korzystania przez te 2 systemy prawa z tej samej ewidencji, tj. ksiąg rachunkowych. Bez znaczenia jest zatem formalne (wynikające z dokumentów zgłoszeniowych) miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Bez znaczenia jest również fakt zdekompletowania przedmiotowej dokumentacji (np. część została wydana już klientowi). Biuro rachunkowe powinno – na wezwanie organu – wydać żądaną dokumentację w takim stanie, w jakim ją ma.
Postępowanie prowadzone wobec kontrahenta klienta a obowiązek przekazania dokumentów klienta
Wielu podatników oraz księgowych może zaskoczyć istnienie obowiązku przekazania dokumentów klienta organowi podatkowemu także w przypadku prowadzenia postępowania podatkowego wobec kontrahenta tego klienta. Wynika to z art. 274c § 1 Ordynacji podatkowej. Organ podatkowy, w związku z postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową, może zażądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą:
- przedstawienia dokumentów w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności;
- przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanego w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, jeżeli kontrahent podatnika prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.
Powyższe wynika z faktu, że prawodawca do Ordynacji podatkowej wprowadził instytucję „kontroli krzyżowej”. Polega ona m.in. na sprawdzeniu, czy zapisy w dokumentacji, rejestrach VAT oraz umowach przedsiębiorcy mają odzwierciedlenie w materiałach posiadanych przez inne podmioty, z którymi łączą go wspólne transakcje. Celem kontroli podatkowej jest gromadzenie dokumentów, które służą ustaleniu stanu faktycznego. Czasami, aby takie ustalenie było możliwe, konieczne jest sprawdzenie ksiąg podatkowych kontrahentów kontrolowanego podatnika.
W przypadku kontroli krzyżowej organ skarbowy może zażądać od kontrahentów podatnika przedstawienia jedynie tych dokumentów, które znajdują się w zakresie objętym prowadzonym postępowaniem podatkowym lub kontrolą u podatnika. Co bardzo istotne, organ może zażądać od kontrahenta podatnika jedynie przedstawienia dokumentów tylko w zakresie transakcji dokonanych z podatnikiem.
Przykład 1.
W związku z prowadzoną kontrolą krzyżową u kontrahenta klienta biura rachunkowego klient ten otrzymał wezwanie do przedstawienia wszystkich faktur sprzedażowych za okres objęty kontrolą podatkową. Czy biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania dokumentów klienta urzędowi skarbowemu zgodnie z wezwaniem?
W tej sytuacji biuro rachunkowe powinno przesłać organowi skarbowemu wyłącznie faktury sprzedażowe wystawione na przedsiębiorstwo kontrolowanego podatnika oraz odmówić wydania pozostałych faktur. Kontrola krzyżowa nie może bowiem dotyczyć innych dokumentów niż te dotyczące transakcji dokonanych między kontrolowanym podatnikiem a kontrahentem.
Niewywiązanie się z obowiązku przekazania dokumentów klienta a kara administracyjna
W każdej z opisanych wcześniej sytuacji biuro rachunkowe ma obowiązek wydać organowi skarbowemu dokumentację podatkową swojego klienta. Niewywiązanie się z obowiązku przekazania dokumentów klienta jest zagrożone nałożeniem kary na biuro rachunkowe.
Jak stanowi art. 262 § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej, osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), mogą zostać ukarane karą pieniężną, jeżeli bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach. Zgodnie z Obwieszczeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 14 sierpnia 2023 roku w sprawie wysokości kwoty wymienionej w art. 262 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa na rok 2024 wysokość kary wynosi 3700 zł.
