10 czerwca 2022 roku Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał decyzję dotyczącą kopiowania dowodów osobistych przez bank. Decyzja wzbudziła kontrowersje, ponieważ PUODO nie zakwestionował kopiowania dowodu w przedmiotowej sprawie, a sprawa dotyczyła skanowania dowodu przy prostych czynnościach bankowych. Jakie jest obecne stanowisko PUODO w zakresie skanowania dowodów tożsamości? Jakie regulacje prawne legły u podstaw tego stanowiska? Sprawdź w poniższym artykule, czy możliwe jest kopiowanie dowodów osobistych przez instytucje finansowe!
Kopiowanie dowodów osobistych a regulacje prawne dotyczące weryfikacji klientów
Zgodnie z art. 112b ustawy Prawo bankowe banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych.
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu uprawnia z kolei instytucje zobowiązane, którymi są również banki i inne instytucje finansowe, do stosowania środków bezpieczeństwa.
Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:
- identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości,
- identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości, ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem,
- ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy, a także finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
- badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
- zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
Instytucje obowiązane, stosując środki bezpieczeństwa finansowego, identyfikują osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikują jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta.
Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie:
- dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej,
- dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru,
- innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła, w tym, o ile są dostępne, ze środków identyfikacji elektronicznej lub z odpowiednich usług zaufania.
Przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej instytucje obowiązane informują klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach instytucji obowiązanej wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych.
Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa jako podstawa do kopiowania dowodu osobistego
Należy podkreślić, że przepisy szczegółowo regulują, kiedy instytucja obowiązana powinna podejmować środki bezpieczeństwa, które mogą uzasadniać kopiowanie dokumentów tożsamości, celem identyfikacji i weryfikacji tożsamości.
Środki bezpieczeństwa finansowego są niezbędne m.in. w razie:
- nawiązywania stosunków gospodarczych,
- przeprowadzania transakcji okazjonalnej o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane,
- przeprowadzania transakcji okazjonalnej, która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro,
- przeprowadzania transakcji okazjonalnej z wykorzystaniem waluty wirtualnej o równowartości 1000 euro lub większej – w przypadku instytucji obowiązanych – podmiotów prowadzących działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi, wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi, pośrednictwa w takiej wymianie, prowadzenia rachunków, o których mowa w ust. 2 pkt 17 lit. e ustawy AML,
- przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – w przypadku wskazanych w ustawie instytucji obowiązanych, w tym przedsiębiorców w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej bądź przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane,
- podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
- wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.
Kopiowanie dowodów osobistych przez instytucje finansowe - stanowisko PUODO
Zagadnienie kopiowania dokumentów tożsamości przez instytucje finansowe zostało poruszone przez Prezesa UODO m.in. w piśmie z sierpnia 2019 roku do Związku Banków Polskich. Prezes UODO wskazuje w tym piśmie m.in., że:
- ustawa Prawo bankowe nie stanowi wprost, że banki mają prawo sporządzać kopie dowodów tożsamości,
- zdaniem PUODO sporządzanie kopii dowodu tożsamości jest legalne tylko, gdy zezwala na to ustawa,
- kopiowanie dowodów tożsamości przez instytucje finansowe może znajdować podstawę w ustawie AML,
- kopiowanie dowodów tożsamości na podstawie ustawy AML tylko wtedy będzie uzasadnione, gdy instytucja finansowa będzie na gruncie tej ustawy zobowiązana do zastosowania środka bezpieczeństwa,
- kopiowanie dowodów tożsamości na potrzeby stosowania środka bezpieczeństwa w postaci identyfikacji i weryfikacji osób musi być niezbędne do tego celu, aby było zgodne z prawem.
Podsumowując swoje stanowisko, Prezes UODO wskazał, że: „[…] Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie twierdzi, że banki nie mogą w ogóle kopiować dokumentu tożsamości. Organ nadzorczy stoi na stanowisku, że kopiowanie można uznać za legalne, jeżeli wymagają tego względy bezpieczeństwa określone w art. 35 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (przesłanki stosowania środków bezpieczeństwa)”.
Najnowsza decyzja Prezesa UODO z 10 czerwca 2022 roku dotycząca kopiowania dowodów tożsamości budzi kontrowersje komentatorów z tego względu, że sprawa dotyczyła kopiowania dowodu w przypadku osoby zawierającej z bankiem umowę o prowadzenie rachunku bankowego. Przesłanką do zastosowania środków bezpieczeństwa wynikających z ustawy AML był sam fakt zawarcia takiej umowy i zdaniem banku skopiowanie dowodu tożsamości do tego celu było niezbędne.
Odnosząc się do komentarzy, Prezes PUODO podkreślił natomiast, że stanowisko UODO w zakresie kopiowania dowodów tożsamości jest niezmienne. PUODO podkreśla, że skan dowodu jest dopuszczalny w przypadku zaistnienia obowiązku zastosowania środka bezpieczeństwa z ustawy AML oraz gdy do tego celu jest niezbędne sporządzenie kopii takiego dokumentu.
Nadal zatem PUODO stoi na stanowisku, że: „[…] nie kwestionuje legalności kopiowania dokumentów tożsamości w ogóle, podkreśla jednak, że jako organ nadzorczy czuwający nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych nie może zaakceptować praktyk podmiotów polegających na gromadzeniu kopii dokumentów tożsamości nie zawsze niezbędnych do osiągnięcia danego celu. Każdy przypadek kopiowania dokumentu tożsamości przez bank powinien być poddany indywidualnej ocenie i nie w każdym przypadku będzie przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych uznawany za nielegalny” (pismo PUODO do Związku Banków Polskich z sierpnia 2019 roku).
