Prawidłowe ustalenie czasu przepracowanego przez pracownika ma kluczowe znaczenie dla wywiązania się przez pracodawcę z obowiązku wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę. Zagadnieniem, które może w tym zakresie rodzić spory, jest kwestia czynności przygotowujące do wykonywania pracy – czy należy je wliczać do czasu pracy, czy też przeciwnie – nie powinno się tego robić.
Czas pracy jako podstawowe kryterium oceny wykonywania obowiązków pracowniczych
W myśl art. 22 § 1 Kodeksu pracy (kp) głównym obowiązkiem pracownika, wynikającym z natury stosunku pracy, jest wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Co więcej, w art. 100 § 2 pkt 1 kp wśród obowiązków pracowniczych wymieniono przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.
Przepis art. 128 § 1 kp definiuje czas pracy jako czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Definicja ta nawiązuje do zależności zachodzącej między czasem a miejscem, przy uwzględnieniu stanu określonego jako „pozostawanie w dyspozycji pracodawcy” (wyrok Sądu Najwyższego z 12 stycznia 2022 roku, I PSKP 45/21). Ustawodawca nie wiąże czasu pracy z czasem realnego, efektywnego świadczenia pracy, lecz z czasem pozostawania w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, dlatego na czas pracy składa się nie tylko czas rzeczywistej pracy, lecz także okresy jej nieświadczenia, w których pracownik pozostawał w dyspozycji pracodawcy (postanowienie Sądu Najwyższego z 7 listopada 2019 roku, I PK 21/19).
Z takim rozumieniem czasu pracy koresponduje m.in. art. 81 § 1 kp dotyczący wynagrodzenia za czas przestoju, zgodnie z którym pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania – pozostawał w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy – a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia; w każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.
Przykład 1.
Pracownik działu produkcji zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy ustalającym godziny pracy od 7.00 do 15.00 przybył do zakładu pracy i był gotów do jej wykonywania punktualnie o godz. 7.00. Jednak z przyczyn od siebie niezależnych przez 3 godziny (od 7.00 do 10.00) nie mógł przystąpić go pracy, gdyż współpracujący z pracodawcą dostawca nie dowiózł w wyznaczonym terminie części niezbędnych do montażu produkowanych w zakładzie urządzeń. Pracownik był zatem gotowy do wykonywania pracy i to ma decydujące znaczenie dla ustalenia, że od godziny 7.00 rozpoczął bieg czas pracy uprawniający go do wynagrodzenia za czas przestoju, jaki wystąpił między godzinami 7.00 a 10.00.
Pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy oznacza pełną jego zdolność psychofizyczną i gotowość do wykonywania pracy oraz poleceń kierownictwa pracy, zgodnie z zasadą podporządkowania.
Pracodawca, dokonując oceny wywiązywania się przez pracownika z obowiązków pracowniczych, z reguły w pierwszym rzędzie ustala, czy pracownik przestrzega obowiązującego w zakładzie czasu pracy (czy się nie spóźnia, czy nie opuszcza miejsca pracy bez akceptacji przełożonego, czy wszystkie nieobecności pracownika są usprawiedliwione). Ocena merytoryczna wykonywanej pracy i jej rezultatów jest zwykle dokonywana w drugiej kolejności, choć wyniki tej oceny nierzadko uznawane są przez pracodawcę za istotniejsze niż bardzo skrupulatne przestrzeganie przez pracownika godzin pracy.
„Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy” w praktyce
Ustalenie, czy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, gdy praca ma ścisły związek z jednym, wyraźnie określonym miejscem, jest dosyć proste: jeżeli pracownik o wyznaczonej godzinie jest obecny w tym miejscu i jest zdolny do świadczenia pracy, to taki stan (nawet gdy pracownik faktycznie nie wykonuje pracy) zalicza się do jego czasu pracy.
Istnieją jednak przypadki, w których stwierdzenie, czy czas wykonywania przez pracownika pewnych czynności/działań podlega zaliczeniu do czasu pracy rodzić może wątpliwości. Warto zatem poglądowo wskazać, jak sądy rozstrzygały niektóre z nich.
Co do zasady dojazd pracownika z domu do miejsca wykonywania obowiązków i z powrotem nie jest wliczany do czasu pracy. Jednak w przypadku wykonywania obowiązków pracowniczych na określonym obszarze, do czego konieczne jest stałe przemieszczanie się, pracownik pozostaje w czasie niezbędnych przejazdów w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na wspomnianym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Czas przemieszczania się jest zatem w takich przypadkach czasem pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 26 października 2022 roku, II PSKP 11/22);
Prawo pracownika do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut wliczanej do czasu pracy powinno być realizowane z poszanowaniem pracowniczego obowiązku przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku. Oznacza to, że organizowanie i wykorzystywanie zaliczanej do czasu pracy płatnej przerwy na odpoczynek lub spożycie posiłku nie zależy od swobodnego uznania uprawnionego pracownika. Nie może on dowolnie decydować o miejscu wykorzystania płatnej przerwy w pracy poza siedzibą pracodawcy lub poza innym wyznaczonym mu miejscem pozostawania do dyspozycji pracodawcy w czasie pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 16 marca 2017 roku, I PK 124/16). Wykroczenie przez pracownika przeciwko tym rygorom może zatem prowadzić do uznania, że nie pozostaje on w dyspozycji pracodawcy, a w konsekwencji, że czas przerwy w pracy, podczas której pracownik oddalił się z wyznaczonego przez pracodawcę miejsca, może nie zostać zaliczony do czasu pracy.
Same przejazdy odbywane podczas podróży służbowej poza „czasem pracy” nie stanowią wykonywania pracy. Może być za nie tylko uważane odbywanie podróży służbowej (przejazdów) w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. W konsekwencji – jeżeli przepis szczególny inaczej nie stanowi – odbywanie wspomnianych przejazdów poza „czasem pracy”, a ściślej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Jeżeli jednak po zużyciu na podróż służbową (na przejazdy) całego swego „czasu pracy” pracownik wykonuje jeszcze jakąś konkretną pracę, wtedy czas jej wykonywania uznawany jest za czas pracy – w godzinach nadliczbowych (wyrok Sądu Najwyższego z 21 września 1982 roku, I PR 85/82).
Czynności przygotowujące do wykonywania pracy
W postanowieniu Sądu Najwyższego z 21 maja 2019 roku (I PK 152/18) wskazano, że czasem pracy, zgodnie z legalną definicją zawartą w art. 128 § 1 Kodeksu pracy, jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W doktrynie przyjmuje się, że czas pracy biegnie od momentu, w którym pracownik rozpoczyna czynności merytoryczne niezbędne do wykonywania pracy. Stąd za pracę należy uznać czynności przygotowawcze związane z przygotowaniem stanowiska pracy lub też sprzątania po zakończeniu pracy. Chodzi o czynności immanentnie związane z wykonywaniem pracy, polegające np. na pobraniu narzędzi i sprzętu, zmianie odzieży na roboczą, zapoznaniu się z raportem z poprzedniej zmiany, braniem udziału w obligatoryjnych odprawach. Takie czynności uznaje się za wykonywane w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 § Kodeksu pracy.
W wyroku Sądu Najwyższego z 22 sierpnia 2019 roku (I PK 96/18) zwrócono uwagę na to, że nie jest możliwe skonstruowanie ogólnej definicji prawnej „czynności przygotowawczych”, a jednie można je określić ad casum (czyli w konkretnych przypadkach), biorąc pod uwagę ustalenia faktyczne co do obowiązków nałożonych na pracownika. W zależności od tych ustaleń czynności te są pomijane albo wliczane do czasu pracy. Wobec tego należy uznać, że o tym, czy pracownik pozostaje w czasie pracy, decyduje merytoryczny charakter wykonywanych czynności niezbędnych do realizacji obowiązków pracowniczych. Jeżeli czynności o charakterze przygotowawczym są integralnie powiązane z wykonywaniem obowiązków w czasie dnia pracy, czas ich wykonywania należy wliczyć do czasu pracy. Poniższe przykłady takich czynności przygotowawczych zaczerpnięto z orzeczeń Sądu Najwyższego: postanowienia z 21 maja 2019 roku (I PK 152/18) i wyroku z 11 sierpnia 2015 roku (III PK 152/14).
Przykład 3.
Czas pracy biegnie od momentu, w którym pracownik rozpoczyna czynności merytoryczne niezbędne do wykonywania pracy. Stąd za pracę należy uznać czynności przygotowawcze związane z przygotowaniem stanowiska pracy lub też sprzątania po zakończeniu pracy.
Przykład 4.
Czas pracy pracownika handlowego rozpoczyna się od wyjazdu z jego mieszkania w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy („biuro”), a praca polega w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdża samochodem z zajmowanego przez siebie lokalu. W konsekwencji czasem pracy objęty jest w tym wypadku również powrót pracownika do miejsca zamieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego. W takiej sytuacji nie można twierdzić, że nie jest wliczany do czasu pracy czas przejazdów pracownika, w tym dojazd do pierwszego klienta, a następnie przejazd od ostatniego klienta do mieszkania pracownika. Pracownik już od momentu opuszczenia mieszkania rozpoczyna bezpośrednie czynności przygotowawcze do wykonania zasadniczego zadania służbowego (wizyty u klientów itp.). Jeżeli zaś po odbyciu wizyty (wizyt) w celach zawodowych powraca on do mieszkania i w nim sporządza dzienny raport oraz dokonuje jeszcze innych czynności, to czas po powrocie do mieszkania, po zakończeniu zasadniczego zadania pracowniczego, jest także czasem pracy. Jeżeli więc immanentną cechą obowiązków pracowniczych jest bezpośredni kontakt z kontrahentem, co wiąże się z obowiązkiem przejazdu pracownika do siedziby tego kontrahenta (innego miejsca spotkania), to nie można uznać, że pracownik (przedstawiciel handlowy), prowadząc samochód służbowy, nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, nie wykonując w tym czasie obowiązków służbowych, gdyż w ramach obowiązków powierzonych pracownikowi mieszczą się tylko czynności ściśle związane z zakresem jego obowiązków.
Czynności przygotowujące do wykonywania pracy podlegają więc wliczeniu do czasu pracy, jeżeli są one immanentnie związane z wykonywaniem pracy – niezbędne do realizacji obowiązków pracowniczych. Chodzi zatem o ścisły związek tych czynności z przydzielonymi pracownikowi zadaniami. Jak wyżej wskazano, rozstrzygnięcie, czy w danym przypadku taki ścisły związek zachodzi, zależy zawsze od konkretnych okoliczności danego przypadku.
