Poradnik Przedsiębiorcy

7 zasad, które warto znać, jak zaliczyć wpłatę otrzymaną od kontrahenta

Jak prawidłowo zaliczyć otrzymaną wpłatę? Co zrobić, gdy kontrahent zalega z zapłatą za kilka faktur, a przekazana kwota nie wystarcza na cały dług? Czy można zaliczyć wpłatę w pierwszej kolejności na odsetki i czy to się opłaca? Czy kontrahent może się temu sprzeciwić? Jak zaliczyć wpłatę otrzymaną od kontrahenta?

Zasada 1: Najpierw sprawdź, co jest w umowie!

O tym, jak zaliczyć wpłatę, może, ale nie musi decydować umowa. Zdarzają się umowy, w których te zasady są szczegółowo rozpisane (np. że zawsze należy ją zarachować na odsetki od najstarszego długu). Rozbudowane zapisy znaleźć można przykładowo w regulaminach banków czy firm leasingowych.

Jeśli w umowie określono zasady, jak zaliczyć wpłatę, to należy je stosować

Dopiero jeśli w umowie tych zasad nie uregulowano – stosuje się reguły z art. 451 Kodeksu cywilnego.

W dalszej części przedstawiamy zasady tego, jak zaliczyć wpłatę z art. 451 kc, mające zastosowanie wtedy, gdy umowa milczy na ten temat.

Zasada 2:  Kilka długów? To dłużnik decyduje, na który z nich zaliczyć wpłatę

Dłużnik, płacąc, może wskazać, na który z jego kilku długów ma zostać zaliczona wpłata. Powinien to zrobić „przy spełnianiu świadczenia” – czyli np. wpisując w tytule przelewu numer faktury, którą opłaca.

Wola dłużnika, żeby zaliczyć jego wpłatę na konkretny dług, nie musi być wyraźna (np. przez wpisanie numeru faktury). Zdarza się, że sądy interpretują ją z okoliczności sprawy.

Przykład 1.

Dłużnik zalega z zapłatą za trzy faktury:

  • nr 1/01/17 na kwotę 1543,12 zł

  • nr 3/02/17 na kwotę 6432,14

  • nr 6/05/17 na kwotę 989,14 zł.

Wpłaca na konto wierzyciela kwotę 989,14 zł. W tytule wpłaty ani w żaden inny sposób nie podaje numeru faktury. Należy jednak przyjąć, że z okoliczności wynika, iż wpłata dotyczy faktury nr 6/05/17. Otrzymana wpłata dokładnie pokrywa się z wysokością zadłużenia z tej faktury. Zatem to na nią wierzyciel powinien zaliczyć otrzymaną wpłatę. 

Wierzyciel nie może zaliczyć wpłaty na inny dług niż wskazany przez dłużnika. Wyjątkiem jest możliwość zaliczenia wpłaty w pierwszej kolejności na odsetki (piszemy o tym w dalszej części).

Zasada 3: Jak zaliczyć wpłatę - możesz najpierw na odsetki!

Nawet, jeśli dłużnik wskazał, że wpłata ma być zaliczona na konkretny dług, to wierzyciel ma pewne pole manewru. Wierzyciel może (ale nie musi) zaliczyć wpłatę najpierw na odsetki – ale tylko odsetki związane z tym konkretnym długiem. Nie może zaliczać wpłaty na odsetki z innych długów.

Przykład 2.

Dłużnik zalega z zapłatą za fakturę nr 16/05/17 na kwotę 1865 zł. Na dzień otrzymania wpłaty odsetki za opóźnienie od tej faktury wyniosły 55 zł. Dłużnik zrobił przelew na 1865 zł i wskazał w tytule przelewu, że wpłata dotyczy faktury 16/05/17. Wierzyciel ma następujące możliwości zaliczenia wpłaty:

  1. zaliczyć wpłatę najpierw na należność główną; w efekcie należność główna będzie w całości opłacona, a dłużnikowi pozostanie do zapłaty 55 zł odsetek; od tych 55 zł nie może już naliczać dalszych odsetek – zabrania tego Kodeks cywilny;

  2. zaliczyć wpłatę najpierw na odsetki, a to co zostanie – na należność główną; w efekcie odsetki na dzień zaliczenia (55 zł) będą opłacone; pozostała kwota (1810 zł) zostanie zaliczona na należność główną; dłużnik nadal będzie zalegał z zapłatą 55 zł należności głównej (1865 zł - 1810 zł = 55 zł); to oznacza, że od zaległych 55 zł będzie mu można nadal naliczać odsetki za opóźnienie w zapłacie.

Wierzycielowi bardziej opłaca się więc zaliczyć wpłatę najpierw na odsetki, a dopiero to, co zostanie, na należność główną. Dzięki takiemu zaliczeniu nieuregulowana będzie nadal część należności głównej – i od niej będzie można naliczać odsetki za opóźnienie.Gdyby zaliczyć wpłatę w całości na należność główną, to nieuregulowane pozostałyby odsetki. A od odsetek co do zasady nie można naliczać dalszych odsetek za opóźnienie.

Przed podjęciem decyzji o sposobie zaliczenia wpłaty warto też uwzględnić, jaki może mieć to wpływ na relacje z kontrahentem. Często w przypadku stałej współpracy przedsiębiorcy zaliczają wpłaty otrzymane po terminie na należność główną, a w imię „dobrych relacji” nie żądają zapłaty odsetek.

Zasada, że wpłatę można zaliczyć najpierw na odsetki, potem na należność główną, ma zastosowanie również wtedy, gdy dłużnik ma wobec wierzyciela tylko jeden dług.

Zasada 4: Wierzyciel nie musi informować dłużnika o zaliczeniu wpłaty na odsetki

Wiemy już, że po otrzymaniu wpłaty wierzyciel może (ale nie musi) zaliczyć ją najpierw na odsetki. Jeszcze raz podkreślmy – chodzi o odsetki od tego długu, którego dotyczy wpłata, a nie o odsetki od innych długów. Ale czy musi on o tym sposobie zaliczenia poinformować dłużnika?

Wierzyciel nie ma obowiązku zawiadamiania dłużnika o zaliczeniu wpłaty w pierwszej kolejności na poczet zaległych odsetek czy zaległych rat należności głównej. Taki obowiązek nie wynika z przepisów Kodeksu cywilnego – uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 4 listopada 2016 r., sygn. akt I CSK 732/15.

To dłużnik powinien ustalić u wierzyciela, czy czasem nie zaliczył on wpłaty w pierwszej kolejności na odsetki. „Wierzyciel nie jest zobowiązany do wystawienia pokwitowania potwierdzającego zaliczenie długu najpierw na odsetki, jeśli nie otrzyma żądania wystawienia takiego pokwitowania od dłużnika” – uznał Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 23 listopada 2016 r., sygn. akt I ACa 545/16.  Art. 462 § 1 kc daje dłużnikowi uprawnienie do żądania od wierzyciela pokwitowania, ale obowiązek jego wystawienia powstaje dopiero po zgłoszeniu takiego żądania.

Dłużnik może oczywiście poprosić wierzyciela o potwierdzenie, w jaki sposób wierzyciel zaliczył wpłatę. Jeśli potwierdzi on, że zaliczył ją na należność główną (czyli nie skorzystał z prawa zaliczenia wpłaty w pierwszej kolejności na odsetki), to wierzyciel nie może później „zmienić zdania” i skorzystać z prawa zaliczenia wpłaty najpierw na odsetki (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2016 r., sygn. akt I CSK 732/15).

Zasada 5: Dłużnik nie może się sprzeciwić zaliczeniu wpłaty najpierw na odsetki

Jeśli wierzyciel skorzystał z prawa zaliczenia wpłaty najpierw na zaległe odsetki (od długu, którego dotyczy wpłata), to dłużnik nie może się temu sposobowi zaliczenia wpłaty skutecznie sprzeciwić.  Nie może wtedy żądać, żeby jego wpłata została zaliczona najpierw na należność główną. Nie pozwalają na to przepisy.

„Nawet wtedy, gdy dłużnik, spełniając świadczenie, wyraźnie stwierdzi, że spłaca należność główną, wierzyciel nie jest wyborem związany i może zaliczyć wpłatę na należności uboczne” – Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 19 grudnia 2017 r., sygn. akt I ACa 1041/17.

Zasada 6: Dłużnik nie podjął decyzji? O tym, jak zaliczyć wpłatę decyduje wierzyciel

Wiemy już, że jeśli dłużnik wskazuje, na który z kilku jego długów ma zostać zaliczona wpłata, to wierzyciel jest tym wskazaniem związany (nie może zaliczyć wpłaty w inny sposób, wyjątkiem jest tylko możliwość zaliczenia wpłaty najpierw na odsetki lub inne należności uboczne). A co jeśli dłużnik płaci, ale nie wskazuje, jak zaliczyć wpłatę?

Jeśli dłużnik nie wskazał, na który z kilku długów ma zostać zaliczona wpłata, to wierzyciel może zdecydować,  jak zaliczyć wpłatę. Ale żeby wybór wierzyciela był dla dłużnika wiążący, muszą być spełnione następujące warunki:

  • wierzyciel musi wystawić dłużnikowi pokwitowanie, w którym wskaże sposób zaliczenia wpłaty

  • pokwitowanie powinno zostać wystawione niezwłocznie po otrzymaniu wpłaty

  • dłużnik przyjął to pokwitowanie (nie zgłosił wobec niego sprzeciwu).

Zatem dłużnik, któremu nie podoba się wybrany przez wierzyciela sposób zaliczenia wpłaty, może odmówić przyjęcia pokwitowania od wierzyciela (wskazującego sposób zaliczenia) i samemu wskazać, jak wpłata ma zostać zaliczona. Odmowa przyjęcia pokwitowania też powinna zostać dokonana niezwłocznie. Jeśli dłużnik otrzymał pokwitowanie i milczy (nie sprzeciwia się sposobowi zaliczenia wskazanemu w pokwitowaniu) – to należy uznać, że sposób wskazany przez wierzyciela jest wiążący.

Zasada 7:  Brak decyzji dłużnika lub wierzyciela? Zaliczenie na najstarszy dług

Co jeśli ani dłużnik, ani wierzyciel nie wskazali, jak wpłata ma zostać zaliczona? Należy ją zaliczyć najpierw na najstarszy dług (taki, którego termin zapłaty minął najdawniej). Jeśli długi są tak samo przeterminowane – wpłatę zalicza się proporcjonalnie do ich wartości. 

„Jeżeli żadna ze stron nie skorzystała z uprawnień określonych w art. 451 § 1 oraz § 2 k.c. i nie złożyła wskazanych w nim oświadczeń, to wówczas spełnione świadczenie zalicza się przede wszystkim na poczet długu wymagalnego, a jeśli jest ich kilka, to na poczet najwcześniej wymagalnego (decyduje data powstania długu, a nie termin jego zapłaty). W okolicznościach jednakowych zaliczenie następuje stosunkowo na poczet wszystkich długów” – Wyrok Sądu Najwyższego z 27 listopada 2002 r., sygn. akt I CKN 1331/00.

Zaliczanie wpłat – zasady:

1.     Najpierw sprawdź umowę – jej zapisy dotyczące zaliczania wpłat mają pierwszeństwo przed zasadami z Kodeksu cywilnego; jeśli w umowie zaliczania wpłat nie uregulowano – stosuj zasady poniżej

2.     Dłużnik mający kilka długów może przy zapłacie wskazać, na który dług wpłata ma zostać zaliczona; wierzyciel musi się do tego zastosować

3.     Wierzyciel może jednak (ale nie musi) zaliczyć wpłatę najpierw na odsetki, ale tylko związane tym długiem, którego dotyczy wpłata

4. Wierzyciel nie musi informować dłużnika o zaliczeniu wpłaty na odsetki

5. Dłużnik nie może się sprzeciwić zaliczeniu wpłaty najpierw na odsetki

6. Jeśli dłużnik nie wskazał, na który z kilku jego długów wpłata ma zostać zaliczona, to decyzję może podjąć wierzyciel; musi to zrobić niezwłocznie po otrzymaniu wpłaty, wystawiając pokwitowanie dłużnikowi; dłużnik może nie przyjąć tego pokwitowania i może wskazać wierzycielowi inny sposób zaliczenia

7. Jeśli ani dłużnik, ani wierzyciel nie wskazali sposoby zaliczenia wpłaty – należy ją zaliczyć na ten dług, który jest najdłużej wymagalny.