Rachunek uproszczony a faktura - jakie są między nimi różnice?

Zasadą w prawie podatkowym jest obowiązek dokumentowania dokonanych czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W stosunku do osób fizycznych wystawiane są paragony, jednak oprócz tego w przepisach podatkowych występuje pojęcie faktura i rachunek uproszczony. Kiedy zatem przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury, a kiedy rachunku? 

Czym jest faktura? 

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej, formie elektronicznej lub formie ustrukturyzowanej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przepisy ustawy VAT stanowią, że podmiot prowadzący działalność gospodarczą i jednocześnie będący czynnym podatnikiem VAT ma zawsze obowiązek wystawić fakturę na rzecz innego podatnika.

Natomiast podmiot prowadzący działalność gospodarczą będący zwolniony z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo), co do zasady, nie ma obowiązku wystawienia faktury. Powinność taka pojawi się jednak, jeżeli kontrahent zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.

Termin, w jakim należy wystawić fakturę, jest uzależniony od momentu, w którym żądanie zgłosił nabywca towaru lub usługi.

Jeżeli bowiem podatnik nie miał obowiązku wystawienia faktury, a kontrahent zgłosił takie żądanie, to faktura powinna być wystawiona:

1. do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła transakcja – w przypadku gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż;
2. w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – w przypadku gdy nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż.

Przykład 1.

Pan Janusz prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z podatku VAT ze względu na wielkość obrotu. 27 marca wykonał usługę na rzecz innego podmiotu gospodarczego. 28 marca kontrahent zgłosił żądanie wystawienia faktury. W jakim terminie pan Janusz powinien wystawić fakturę?

Pan Janusz jest zobowiązany taką fakturę wystawić do 15 kwietnia.

Przykład 2.

Pan Janusz prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z podatku VAT ze względu na wielkość obrotu. 27 marca wykonał usługę na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej. 15 maja kontrahent zgłosił żądanie wystawienia faktury. W jakim terminie pan Janusz powinien wystawić fakturę?

Pan Janusz jest zobowiązany taką fakturę wystawić w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania czyli do 30 maja.

Przykład 3. 

Pani Józefa wystawiła fakturę 60 dni przed terminem realizacji usługi. Niestety doszło do rozwiązania umowy po miesiącu, więc usługa nie została zrealizować. Pani Józefa zapomniała skorygować fakturę po upłynięciu 60 dni. Czy pani Józefa poniesie z tego tytułu negatywne konsekwencje?

Co do zasady tak, ponieważ faktura dokumentująca nie istniejącą transakcje uznawana jest za pustą fakturę i tym samym pomniejszenie o nią zobowiązań podatkowych powoduje możliwość nałożenia przez organ podatkowy kary.

Czym jest rachunek uproszczony?

Regulacje dotyczące rachunku umieszczone zostały w Ordynacji podatkowej. W myśl art. 87 ustawy, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Z powyższego zatem wynika, że przedsiębiorca ma prawo wystawić rachunek uproszczony, gdy z innej ustawy nie wynika obowiązek wystawienia faktury. Analiza przepisów Ordynacji oraz ustawy VAT prowadzi zatem do wniosku, że przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma możliwości wyboru między wystawieniem rachunku a faktury. Wyboru takiego może dokonać jedynie nabywca towaru lub usługi, rachunek uproszczony można bowiem wystawić, gdy przedsiębiorca dokonał sprzedaży zwolnionej z VAT, a kupujący nie zgłosił żądania wystawienia faktury, lecz życzenie wystawienia rachunku.

Przykład 4.

Pan Józef prowadzący działalność gospodarczą zwolnioną z VAT dokonał dostawy towaru 29 września. Kontrahent 29 grudnia zażądał wystawienia rachunku. Czy pan Józef jest zobowiązany do wystawienia rachunku?

Pan Józef jest zobligowany żądaniem kontrahenta i w ciągu 7 dni ma obowiązek wystawienia rachunku.

Faktura i rachunek uproszczony - zobacz elementy i poznaj różnice!

Regulacje dotyczące obowiązkowych pozycji, jakie powinny zawierać faktury VAT, faktury VAT zwolnione oraz rachunki umieszczone są w trzech aktach prawnych. Są to ustawa o podatku od towarów i usług, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Faktura VAT powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.

Faktura bez VAT powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. numer kolejny;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
5. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
6. cenę jednostkową towaru lub usługi;
7. kwotę należności ogółem;
8. wskazanie przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Rachunek uproszczony powinien zawierać:

1. imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
2. datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
3. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
4. ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Jak wystawić fakturę w systemie wFirma.pl?

W celu wystawienia faktury w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTRUĘ. W systemie możliwe jest wystawienie faktury VAT, faktury bez VAT, faktury VAT marża, faktury zaliczkowej i końcowej a w przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych dowodu sprzedaży bądź paragonu fiskalnego. Dzięki integracji z GUS wystarczy wpisać numer NIP nabywcy aby jego dane zostały automatycznie wprowadzone. Po dodaniu przedmiotów sprzedaży możliwe jest również przypisanie kodów GTU. W pakiecie z modułem magazynu GTU można przypisać do konkretnego towaru lub usługi dzięki czemu będzie on automatycznie nadany w momencie wystawiania faktury.

Faktura może zostać wystawiona również w walucie obcej lub w jednym z dostępnych 9 języków. W tym celu w podzakładce ZAAWANSOWANE należy wybrać walutę i język faktury.

Po zapisaniu, faktura zostanie automatycznie ujęta w kolumnie 7 KPiR - Sprzedaż towarów i usług lub w Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców) oraz w rejestrze VAT sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT). Faktura wystawiona w walucie obcej zostanie automatycznie przeliczona na złotówki.