Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura i rachunek - jakie są między nimi różnice?

Zasadą w prawie podatkowym jest obowiązek dokumentowania dokonanych czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W stosunku do osób fizycznych wystawiane są paragony, jednak oprócz tego w przepisach podatkowych występuje pojęcie faktura i rachunek. Kiedy zatem przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury, a kiedy rachunku? 

Czym jest faktura? 

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przepisy ustawy VAT stanowią, że podmiot prowadzący działalność gospodarczą i jednocześnie będący czynnym podatnikiem VAT ma zawsze obowiązek wystawić fakturę na rzecz innego podatnika.

Natomiast podmiot prowadzący działalność gospodarczą będący zwolniony z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo), co do zasady, nie ma obowiązku wystawienia faktury. Powinność taka pojawi się jednak, jeżeli kontrahent zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. 

Termin, w jakim należy wystawić fakturę, jest uzależniony od momentu, w którym żądanie zgłosił nabywca towaru lub usługi.

Jeżeli bowiem podatnik nie miał obowiązku wystawienia faktury, a kontrahent zgłosił takie żądanie, to faktura powinna być wystawiona:

  1. do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła transakcja – w przypadku gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż;

  2. w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – w przypadku gdy nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż.

Przykład 1.

Pan Janusz prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z podatku VAT ze względu na wielkość obrotu. 27 marca wykonał usługę na rzecz innego podmiotu gospodarczego. 28 marca kontrahent zgłosił żądanie wystawienia faktury. Pan Janusz jest zatem zobowiązany taką fakturę wystawić do 15 kwietnia.

Przykład 2.

Pan Janusz prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z podatku VAT ze względu na wielkość obrotu. 27 marca wykonał usługę na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej. 15 maja kontrahent zgłosił żądanie wystawienia faktury. Pan Janusz jest zatem zobowiązany taką fakturę wystawić w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania czyli do 30 maja.

Czym jest rachunek?

Regulacje dotyczące rachunku umieszczone zostały w Ordynacji podatkowej. W myśl art. 87 ustawy, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Z powyższego zatem wynika, że przedsiębiorca ma prawo do wystawienia rachunku, gdy z innej ustawy nie wynika obowiązek wystawienia faktury. Analiza przepisów Ordynacji oraz ustawy VAT prowadzi zatem do wniosku, że przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma możliwości wyboru między wystawieniem rachunku a faktury. Wyboru takiego może dokonać jedynie nabywca towaru lub usługi, rachunek można bowiem wystawić, gdy przedsiębiorca dokonał sprzedaży zwolnionej z VAT, a kupujący nie zgłosił żądania wystawienia faktury, lecz życzenie wystawienia rachunku.

Przykład 3.

Pan Józef prowadzący działalność gospodarczą zwolnioną z VAT dokonał dostawy towaru 29 września. Kontrahent 29 grudnia zażądał wystawienia rachunku. Pan Józef jest zobligowany żądaniem kontrahenta i w ciągu 7 dni ma obowiązek wystawienia rachunku.

Faktura i rachunek - zobacz elementy i poznaj różnice!

Regulacje dotyczące obowiązkowych pozycji, jakie powinny zawierać faktury VAT, faktury VAT zwolnione oraz rachunki umieszczone są w trzech aktach prawnych. Są to ustawa o podatku od towarów i usług, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Faktura VAT powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Faktura VAT zwolniona powinna zawierać:

1) datę wystawienia

2) numer kolejny,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy

4) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

5) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

6) cenę jednostkową towaru lub usługi,

7) kwotę należności ogółem

8) wskazanie przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

Rachunek powinien zawierać:

1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;

2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku;

3) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;

4) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.