Dane kontaktowe uzyskane w procesie rekrutacji

Obecnie, składając CV do przedsiębiorstw, w których osoba planuje podjąć zatrudnienie, powszechną praktyką jest podawanie numeru telefonu oraz adresu e-mail, aby ułatwić kontakt zespołowi HR, osobom zajmującym się rekrutacją lub samemu przedsiębiorcy, w przypadku mniejszych zakładów pracy. Czy jednak dane kontaktowe są konieczne? Jakich danych może żądać pracodawca w procesie rekrutacyjnym, a jakich po zatrudnieniu? Czy w przypadku nawiązania stosunku pracy pracodawca i osoby działające w jego imieniu mogą wykorzystywać podany przy rekrutacji numer telefonu lub adres e-mail? Na te pytania odpowiedź zostanie udzielona w niniejszym opracowaniu.

Dane kontaktowe w procesie rekrutacji

Biorąc udział w rekrutacji na stanowisko pracy, bardzo często potencjalny pracodawca narzuca kandydatom to, jakie informacje, inne niż wymagane w Kodeksie pracy, powinny znaleźć się w CV czy życiorysie (od tego drugiego obecnie się odchodzi).

Zgodnie z przepisami kp pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych, obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. datę urodzenia,
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
4. wykształcenie,
5. kwalifikacje zawodowe,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane kontaktowe mają być zatem wskazane przez osobę, która ubiega się o zatrudnienie.

Trudno wyobrazić sobie, aby podanie adresu e-mail było wymagane od osoby ubiegającej się o stanowisko np. pomocnika budowlanego.

W tej branży kontakt z potencjalnymi pracownikami jest albo bezpośredni, osobisty (zazwyczaj w chwili zgłaszania zainteresowania podjęciem pracy), albo telefoniczny. Nie wydaje się zasadne podawanie adresu e-mail, zwłaszcza jeżeli pracodawcą jest osoba prowadząca niewielkie przedsiębiorstwo budowlane.

Należy jednak poinformować potencjalnego kandydata, że te wszystkie dane będą przetwarzane przez pracodawcę na potrzeby procesu rekrutacyjnego.

Przykład 1.

Pan Piotr prowadzący wydawnictwo zamieścił ogłoszenie o poszukiwaniu pracownika na stanowisko korektora tekstów. W ogłoszeniu podano, że praca jest przede wszystkim zdalna, z uwagi na specyfikę autorów tekstów. W takim przypadku kandydat niewątpliwie powinien wskazać swój adres e-mail, także z uwagi na to, że komunikowanie się w ten sposób będzie standardem w miejscu pracy. Pracodawca poinformował, że dane kontaktowe będą przetwarzane na potrzeby rekrutacji, natomiast jednym z założeń dla osoby wybranej na stanowisko było posiadanie firmowego adresu e-mail do kontaktu z pracodawcą i innymi osobami, w sprawach związanych z pracą.

Jakie informacja pracodawca może pozyskać po zatrudnieniu pracownika?

Po zatrudnieniu osoby na stanowisko w zakładzie pracy pracodawca żąda podania, poza tymi danymi, które były podane w procesie rekrutacyjnym:

1. adresu zamieszkania,
2. numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
3. innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
4. wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
5. numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Ponadto można żądać innych danych lub dokumentów, które są niezbędne dla świadczenia pracy przez pracownika, gdy jest to uzasadnione specyfiką pracy.

Przykład 2.

Pan Marcin złożył swoją aplikację do zakładu pracy na stanowisko operatora wózka widłowego. W procesie rekrutacyjnym przedstawił swoje wykształcenie i doświadczenie. Został przyjęty do pracy i wówczas pracodawca zażądał od niego dokumentu potwierdzającego uprawnienie do obsługi wózka widłowego. W tej sytuacji pan Marcin musi okazać ważny dokument potwierdzający tę umiejętność.

Pracodawca może zatem nadal posiadać dane kontaktowe, podane przez taką osobę na etapie procesu rekrutacyjnego.

Nie musi być to jednak ani adres poczty elektronicznej, ani numer telefonu. Danymi kontaktowymi są też np. miejsce zamieszkania, i co do zasady kandydat na stanowisko pracownika może podać wyłącznie tę informację.

Kp uchwalony w 1974 roku nie został w tym zakresie w żaden sposób zaktualizowany. Nie nakłada na pracowników ani potencjalnych pracowników obowiązku podawania numeru telefonu czy adresu e-mail.

To od kandydata na pracownika zależy, czy je poda, choć niewątpliwie brak takich danych, w wielu przypadkach, mimo że niezgodnie z przepisami, dyskwalifikuje taką osobę. Niemożność bezpośredniego skontaktowania się z potencjalnym pracownikiem rodzi bardzo duże komplikacje, utrudnia szybki proces zatrudniania, zwłaszcza gdy niezbędne jest pilne przyjęcie do pracy nowej osoby.

Opinia Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W tym zakresie wypowiedział się Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Mimo że nie wynika to z przepisów, możliwe jest jednak korzystanie przez pracodawcę z danych, które pracownik wskaże już podczas rekrutacji.

Należy mieć bowiem na uwadze, że nie w każdym zakładzie pracy pracownicy otrzymują telefony służbowe czy służbowe adresy e-mail. W takim przypadku pracodawca często nie ma żadnej innej możliwości skontaktowania się z pracownikiem niż przez jego prywatny numer telefonu czy pocztę elektroniczną.

Jak zrobić to w sposób zgodny z prawem?

Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazał, że aby pracodawca mógł przetwarzać, w celach zawodowych, dane kontaktowe do pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy prywatny numer telefonu, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określającą zasady kontaktu).

Niezbędne jest zatem pozyskanie odrębnej zgody od pracownika, aby móc, w sprawach związanych z zatrudnieniem, korzystać z jego numeru telefonu lub adresu e-mail.

Do tego celu, innego niż proces rekrutacji, potrzebna jest zatem odrębna, pisemna, zgoda pracownika.

Taka zgoda powinna:

• być dobrowolna,
• wskazywać wszystkie cele, dla których dane pracownika – numer telefonu, adres e-mail, inne, będą przetwarzane,
• być jasna, zrozumiała,
• być poprzedzona zapytaniem pracodawcy, w formie łatwej i zrozumiałej dla pracownika.

Zgoda może być też w każdym czasie odwołana.

Pracownik, który nie wyraził zgody na przetwarzanie jego danych prywatnych – numeru telefonu lub adresu e-mail, nie może być przez to traktowany odmiennie od innych zatrudnionych. W szczególności nie może to być przyczyną dyskryminacji w zatrudnieniu.

Równocześnie bez zgody pracownika pracodawca ma obowiązek przetwarzać dane, które są przekazywane do instytucji finansowych.

Instytucje takie zajmują się np. Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Pracodawca ma obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu pracownika, bez wyrażenia jego zgody, do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Podstawą legalizującą te działania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.