Krajowy System e-Faktur, tzw. KSeF, w głównej mierze dotknie przedsiębiorców, a nie – jak się przyjęło twierdzić – biura rachunkowe. Spowodowane jest to faktem, że KSeF to systemem do wystawiania faktur, a przy prowadzeniu działalności gospodarczej zazwyczaj to przedsiębiorca jest za to odpowiedzialny. Aby móc nadać uprawnienia do wystawiania faktur osobom trzecim lub by dać dostęp do faktur w KSeF dla biura rachunkowego, musi nastąpić autoryzacja w KSeF. Sprawdźmy, jak przebiega uwierzytelnienie w KSeF, jakie są sposoby autoryzacji i czy możliwy jest dostęp anonimowy do KSeF!
Uwierzytelnienie w KSeF – jakie są sposoby?
KSeF jest zewnętrznym systemem rządowym, w którym należy przeprowadzić proces autoryzacji, aby uzyskać dostęp do jego funkcji i nadać dostęp innym osobom. W przypadku gdy wygenerujemy token do łączenia się z KSeF, który można wgrać np. w systemie księgowym, warto zadbać, aby nie miały do niego dostępu nieuprawnione podmioty trzecie.
Uwierzytelnienie w KSeF może się odbyć na 3 sposoby; za pomocą:
- profilu zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em
– przy czym wybór formy zależy od rodzaju firmy, która będzie dokonywać autoryzacji.
Autoryzacja w KSeF może również nastąpić za pomocą wspomnianego tokena, który jest ciągiem znaków alfanumerycznych generowanym bezpośrednio z poziomu KSeF. Do tokena można przypisać konkretne uprawnienia bez wskazywania konkretnej osoby, jakiej przedsiębiorca daje dostęp do swojego konta, dlatego uznaje się token za uniwersalną metodę autoryzacji w KSeF (ponieważ nie wymaga podania danych osobowych).
Ustawodawca, nakładając na przedsiębiorców nowe obowiązki w zakresie fakturowania, umożliwił przeprowadzenie uwierzytelnienia w KSeF w sposób darmowy lub płatny (np. za pomocą wspomnianego podpisu elektronicznego czy pieczęci) – bez względu na to, czy użytkownikiem KSeF jest osoba fizyczna, czy spółka.
Uwierzytelnienie w KSeF osoby fizycznej
W kontekście autoryzacji w KSeF dla osoby fizycznej mogą wystąpić dwa przypadki, które związane są z tym, kim dany podmiot jest w działalności. Mianowicie możemy mówić o przedsiębiorcy prowadzącym jako osoba fizyczna jednoosobową działalność gospodarczą oraz o osobie trzeciej, np. księgowej z biura rachunkowego lub pracowniku z danej firmy, który odpowiedzialny jest za wystawianie faktur.
Autoryzacja w KSeF przedsiębiorcy
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, to jako osoba fizyczna posiada jednocześnie tzw. uprawnienia właścicielskie w KSeF. Jest to najszerszy zakres uprawnień i dostępu do danych, jakie się tam znajdują, i do zakresu czynności, jakich można wykonać w tym systemie, będąc osobą fizyczną. Uwierzytelnienie w KSeF w tym przypadku może przebiegać na dwa sposoby:
- za pomocą profilu zaufanego – jest to metoda bezpłatna;
- za pomocą podpisu kwalifikowanego – jest to metoda płatna, ponieważ przedsiębiorca musi nabyć taki podpis.
Korzystając z systemu wFirma.pl, przedsiębiorca będący osobą fizyczną może w prosty sposób zintegrować swoje konto w systemie w KSeF bez konieczności każdorazowego logowania się do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeżeli przedsiębiorca posiada bezpłatny profil zaufany, to za jego pomocą podpisze metadane wygenerowane bezpośrednio w systemie, dokonując jednoczesnej autoryzacji w KSeF.
Autoryzacja w KSeF osoby trzeciej
Osoby fizyczne inne niż przedsiębiorca mogą uzyskać dostęp do jego konta w KSeF na trzy sposoby. W celu autoryzacji mogą wykorzystać:
- profil zaufany – jest to metoda bezpłatna;
- własny podpis kwalifikowany – jest to metoda płatna;
- token – jest to metoda bezpłatna.
W systemie wFirma.pl przedsiębiorcy, którzy chcą posługiwać się tokenem w celu nadawania uprawnień w KSeF, muszą wygenerować go bezpośrednio na stronie Krajowego Systemu e-Faktur. Osoba fizyczna, np. pracownik, który otrzymał od przedsiębiorcy token z nadanymi uprawnieniami, wgrywa go w systemie i dzięki temu uzyskuje dostęp do KSeF przedsiębiorcy (w zakresie uprawnień, jakie zostały przypisane do tokena).
Uwierzytelnienie w KSeF podmiotu niebędącego osobą fizyczną
W przypadku spółek nie występuje „przedsiębiorca” posiadający uprawnienia właścicielskie. Dlatego też nie ma możliwości logowania się do KSeF z wykorzystaniem profilu zaufanego.
W takiej sytuacji uwierzytelnienie w KSeF możliwe jest za pomocą:
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em – jest to metoda płatna;
- formularza zgłoszeniowego ZAW-FA – jest to metoda bezpłatna.
W przypadku, gdy spółka chce nadać uprawnienia w KSeF dla osoby fizycznej, składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA. Należy pamiętać, że poprzez ZAW-FA można zgłosić w urzędzie tylko jedną osobę. W uproszczeniu można przyjąć, że taka osoba staje się administratorem spółki w KSeF, ponieważ po nadaniu jej uprawnień do zarządzania uprawnieniami może dowolnie nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF dla kolejnych osób fizycznych lub też generować tokeny dostępu. Przykładowo, jeśli w spółce jest dwóch wspólników, to jeden z nich może być zgłoszony na ZAW-FA i dostać uprawnienia „założycielskie”, a później dokonać nadania uprawnień drugiemu wspólnikowi już wewnątrz KSeF, gdzie on autoryzować się będzie za pomocą np. profilu zaufanego.
W przypadku, gdy spółka lub osoba fizyczna chce nadać dostęp do swojego konta w KSeF innemu podmiotowi, a nie konkretnej osobie fizycznej, to w procesie nadawania uprawnień przypisuje je do NIP-u tego podmiotu. Taka sytuacja może wystąpić w przypadku nadawania uprawnień dla biura rachunkowego jako podmiotu, a nie dla wskazanej osoby fizycznej, np. właściciela biura rachunkowego lub księgowej. W tym przypadku uwierzytelnianie KSeF musi przebiegać z wykorzystaniem NIP-u, a to z kolei wiąże się z tym, że podmiot – np. biuro rachunkowe – musi posługiwać się pieczęcią z NIP-em, aby móc działać na KSeF podmiotu.
Anonimowy dostęp do KSeF
KseF objął nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur, lecz także usprawni obieg dokumentów w obrocie gospodarczym, na koncie podatnika znajdują się bowiem wystawione przez niego faktury sprzedaży i faktury kosztowe, które zostały wystawione na daną firmę. Nie każdy podmiot będzie miał dostęp do KSeF, ponieważ np. jest osobą fizyczną bądź podmiotem zagranicznym. Stąd ustawodawca umożliwił również anonimowy dostęp do pojedynczej e-faktury. Co ważne, nie wymaga on posiadania uprawnień do KSeF. W tym celu na stronie rządowej Krajowego Systemu e-Faktur należy podać dane takie jak:
- numer identyfikujący fakturę w KSeF;
- numer faktury;
- NIP lub numer innego identyfikatora nabywcy albo informacja o jego braku;
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informację o braku tych danych;
- kwotę należności ogółem.
Dzięki temu nabywca bez konieczności logowania się do KSeF może odebrać wystawioną fakturę.
W rezultacie metoda uwierzytelnienia w KSeF zależy od tego, kto ją wykonuje. Poniższa tabela podsumowuje, z jakiej opcji autoryzacji może skorzystać dana osoba / podmiot.
Osoba fizyczna | Podmiot niebędący osobą fizyczną | |
Profil zaufany | tak | nie |
Podpis kwalifikowany | tak | nie |
Kwalifikowana pieczęć z NIP-em | nie | tak |
Zawiadomienie ZAW-FA | tak | nie |
Token* | tak | tak |
*token nadawany jest bezpośrednio po zalogowaniu do Krajowego Systemu e-Faktur. | ||
