Przy konstruowaniu budżetu projektu finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus przedsiębiorców obowiązują pewne zasady przygotowania budżetu, którymi powinni kierować się ściśle określonymi zasadami wynikającymi przede wszystkim z regulaminu konkursu oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. W ramach opracowania przedstawimy najważniejsze, uniwersalne reguły, których znajomość na pewno pomoże przy określaniu wydatków niezbędnych do osiągnięcia celów projektu.
Zasady przygotowania budżetu - jakie są rodzaje kosztów?
Na początek warto uświadomić wszystkich przedsiębiorców, że budżet nie jest osobnym elementem wniosku o dofinansowanie. Wszystkie wydatki w nim ujęte muszą wynikać z części opisowej. Należy pamiętać, że budżet projektu finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus jest konstruowany w formie budżetu zadaniowego. Oznacza to, że wyróżniamy dwie kategorie kosztów:
- bezpośrednie – których poniesienie jest niezbędne do realizacji wskazanych przez wnioskodawcę zadań (tutaj każdy wydatek musi być racjonalny i konieczny do poniesienia, aby osiągnąć założenia projektu, to na wnioskodawcy ciąży obowiązek udowodnienia, że dany koszt jest niezbędny do realizacji wskaźników);
- pośrednie – czyli koszty administracyjne, które są związane z obsługą projektu, zaliczamy do nich: koszty koordynowania i kierowania projektem, koszty zarządu, obsługę kadrową, finansową, administracyjną oraz koszty obsługi księgowej – jak widać, wskazane wydatki nie są związane z konkretnymi zadaniami, ale ich poniesienie jest niezbędne, aby zrealizować całe przedsięwzięcie. Należy pamiętać, że koszty pośrednie są rozliczane tylko i wyłącznie na podstawie jednej ze stawek ryczałtowych określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności:
- 25% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich do 830 tys. zł włącznie,
- 20% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich powyżej 830 tys. zł do 1 740 tys. zł włącznie,
- 15% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich powyżej 1 740 tys. zł do 4 550 tys. zł włącznie,
- 10% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości kosztów bezpośrednich przekraczającej 4 550 tys. zł.
Beneficjenci muszą pamiętać, żeby nie wykazywać żadnego wydatku ujętego w katalogu kosztów pośrednich w ramach kosztów bezpośrednich projektu, ponieważ zostaną one uznane za niekwalifikowalne. Jeśli w ramach kosztów pośrednich beneficjent chce wykazać wkład własny, to będzie to zawsze wkład pieniężny.
W jaki sposób wprowadzać poszczególne wydatki do budżetu?
Wprowadzanie poszczególnych wydatków odbywa się w sekcji Budżet projektu. W celu dodania kosztu należy przy danym zadaniu wybrać przycisk „Dodaj koszt”. Zobaczmy zatem na konkretnych przykładach, jak wygląda wprowadzanie wydatków:
Przykładowe nazwy kosztów:
- wynagrodzenie trenera (0,25 etatu / 10 miesięcy / 1250,00 zł brutto + składki pracodawcy miesięcznie) = 12 500 zł;
- zajęcia językowe grupowe 2 grupy raz w tygodniu po 45 min / 40 tygodni / 100 zł = 80 zajęć × 100 zł = 8000 zł;
- sale na szkolenia językowe 2 grupy / 5 godzin dziennie/ 10 dni, tj. 100 godz. × 50 zł/godz. = 5000 zł;
- materiały szkoleniowe – podręczniki do nauki języka obcego – 30 osób × 100 zł/szt. = 3000 zł.
Z przedstawionego wyliczenia musi jasno wynikać, jaka jest cena jednostkowa oraz ile będzie w ramach projektu godzin lub sztuk.
Jakie wyróżniamy kategorie kosztów?
Określając wydatki bezpośrednie planowane do poniesienia w ramach projektu, należy przypisać każdy z nich do jednej kategorii kosztów zdefiniowanych w systemie (lista rozwijana). Można wybierać spośród:
- personelu projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, wolontariusze oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą będące beneficjentem (należy wskazać formę zaangażowania: stosunek pracy, samozatrudnienie, osoby współpracujące, wolontariat oraz szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu niezbędnego do realizacji zadań merytorycznych);
- usług zewnętrznych – należy przypisać wydatki związane z realizacją usług i innych czynności realizowanych przez wykonawców zewnętrznych na rzecz beneficjenta;
- środków trwałych i dostaw – do tej kategorii wydatków przypisać należy wydatki związane z pozyskaniem (kupnem, leasingiem lub dzierżawą) środków trwałych;
- nieruchomości – w tej kategorii wykazuje się wydatki związane z dysponowaniem nieruchomością; będą to więc zarówno wydatki dotyczące zakupu nieruchomości, nabycie praw do nieruchomości, jak i koszty związane z władaniem nieruchomością na innej podstawie niż własność (dzierżawa lub najem);
- wartości niematerialnych i prawnych – zakup, leasing lub dzierżawa oprogramowania i licencji;
- podatków i opłat – koszty związane z uiszczeniem podatków oraz innych opłat związanych z realizacją i wdrażaniem projektu;
- robót budowlanych – wydatki związane z remontem i adaptacją budynków;
- amortyzacji – wydatki związane z amortyzacją środków trwałych, nieruchomości czy wartości niematerialnych;
- dostaw (innych niż środki trwałe) – ta kategoria dotyczy materiałów oraz środków, których nie możemy zaliczyć do środków trwałych (np. materiały szkoleniowe);
- kosztów wsparcia uczestników projektu – należy przyporządkować wszystkie wydatki związane ze wsparciem uczestników, takie jak: doradztwo, staże, szkolenia, koszty podróży i zakwaterowania, które są realizowane samodzielnie przez beneficjenta i nie są zlecane na zewnątrz.
W przypadku projektów partnerskich należy podać nazwę partnera, który będzie dany koszt ponosił.
Jakie są sposoby rozliczania projektu?
W przypadku projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus nie ma jednego sposobu rozliczania wydatków. Regulamin konkursu może określić, że beneficjent powinien rozliczać poszczególne wydatki na podstawie:
- kosztów rzeczywiście poniesionych wydatków – beneficjent przedstawia faktury lub rachunki (dokumenty księgowe), które potwierdzają, że dana kwota została zapłacona;
- stawek jednostkowych – regulamin konkursu wyraźnie określa, ile wynosi stawka jednostkowa dla danej usługi (np. 900 zł za kurs języka angielskiego trwający 20 godzin dla jednego uczestnika) – należy wówczas w budżecie wybrać z listy rozwijanej nazwę stawki i jej liczbę, a system sam automatycznie wyliczy wartość ogółem;
- kwot ryczałtowych – w projektach rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych w ramach każdego zadania dodaje się wyłącznie jedną pozycję, która stanowi kwotę ryczałtową i do niej dobiera się wskaźniki, które w najlepszym stopniu odzwierciedlają działania w ramach tego zadania. Poszczególne wydatki składające się na daną kwotę ryczałtową, metodologię ich wyliczenia wraz z uzasadnieniem ich wysokości oraz konieczności ich poniesienia, wpisuje się w części Uzasadnienia wydatków. Do każdej kwoty ryczałtowej wymagane jest dodanie co najmniej jednego wskaźnika (maksymalnie można dodać 5 wskaźników dla jednej kwoty ryczałtowej).
Warto również wspomnieć, że budżet projektu może być w całości rozliczany za pomocą metod uproszczonych (stawek jednostkowych lub kwot ryczałtowych), wyłącznie jeśli tak wynika z regulaminu wyboru projektów. Beneficjenci muszą mieć świadomość, że może być taka sytuacja, iż tylko część wydatków projektu rozliczana jest na podstawie uproszczenia (stawki jednostkowe), a cześć – rzeczywiście ponoszonych wydatków. Jeżeli dany wydatek rozliczany jest metodą uproszczoną, powinno się to zaznaczyć we wniosku.
W jaki sposób uzasadnić ponoszenie wydatków?
Beneficjent podczas tworzenia budżetu powinien kierować się zasadą racjonalności i efektywności, co oznacza m.in., że wskazane w zestawieniu wydatki odpowiadają stawkom rynkowym. Ponadto podczas oceny kwalifikowalności badane jest również, czy wskazane koszty odpowiadają opisanym zadaniom oraz etapom realizacji projektu. Ważnym elementem podczas tworzenia budżetu jest natomiast również uzasadnienie wydatków, które dotyczy następujących elementów:
- uzasadnienie wniesienia wkładu własnego (w tym informacje o wkładzie rzeczowym oraz opłatach pobieranych od uczestników – czyli informacje, jaki wkład własny zostanie wniesiony (pieniężny czy rzeczowy) oraz od kogo będzie pochodził;
- uzasadnienie dla kwalifikowalności podatku VAT – dotyczy jedynie projektów powyżej 5 mln euro (w innym wypadku w tym polu należy wpisać „nie dotyczy”);
- uzasadnienie dla cross-financingu – należy wskazać, dlaczego dany wydatek został uznany za cross-financing (np. zakup mebli, sprzętu, pojazdów) i dlaczego jest on niezbędny dla realizacji zadań w projekcie;
- uzasadnienie poszczególnych wydatków wykazanych w budżecie projektu – to pole nie jest obligatoryjne, ale powinno być wypełniane wszędzie tam, gdzie kwalifikowalność wydatku może rodzić wątpliwości na etapie oceny budżetu projektu, w szczególności w przypadku drogich pojedynczych zakupów. Istnieje natomiast konieczność wypełnienia tej części, gdy beneficjent wykazał w budżecie koszty personelu projektu. Należy wówczas uzasadnić wysokość proponowanego wynagrodzenia, odnosząc się do zwyczajowej praktyki wynagradzania w organizacji, przepisów prawa pracy lub statystyki publicznej wskazującej na adekwatność proponowanej wysokości wynagrodzenia.
Beneficjenci powinni pamiętać, że uzasadnienie poszczególnych wydatków może zdecydować, czy dany wydatek zostanie ostatecznie uznany za kwalifikowany.
Podczas konstruowania budżetu należy mieć na uwadze zapisy regulaminu konkursu oraz załączników, a także Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Wszystkie wydatki ujęte w szczegółowym budżecie muszą wynikać z części opisowej wniosku. Beneficjent powinien wiedzieć, czy poszczególne wydatki rozliczane są na podstawie rzeczywistych kosztów, stawek jednostkowych czy kwot ryczałtowych. To, czy część opisowa wniosku oraz budżet projektu zostały dobrze skonstruowane, znajduje odzwierciedlenie w harmonogramie realizacji projektu, który jest generowany automatycznie i przedstawia okres realizacji poszczególnych zadań w ujęciu kwartalnym.