Poradnik Przedsiębiorcy

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - jak rozliczyć koszty?

W ostatnim czasie popularne stało się prowadzenie działalności gospodarczej w prywatnym mieszkaniu, które jest własnością przedsiębiorcy. Jest to jeden ze sposobów na uniknięcie dodatkowych kosztów związanych z wynajmem i utrzymaniem biura. Wyjaśniamy jak funkcjonuje działalność gospodarcza w mieszkaniu.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - o czym należy pamiętać?  

Osoby zamierzające otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą często decydują się na jej rejestrację we własnym mieszkaniu. Wiąże się to przede wszystkim z oszczędnością, ale jest też wygodne. Należy jednak pamiętać, że konieczne jest oddzielenie wydatków prywatnych od tych, które są związane z działalnością, ponieważ tylko te drugie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Najważniejsze jednak jest przygotowanie oświadczenia, w którym przedsiębiorca wykaże jaką cześć mieszkania przeznaczy na potrzeby działalności.

Co do zasady nie trzeba informować wspólnoty mieszkaniowej o zamiarze prowadzenia działalności w mieszkaniu. Jednakże przed rozpoczęciem prowadzenia firmy należy sprawdzić, czy możliwe jest jej prowadzenie w danym budynku.

Uwaga!

Przedsiębiorca musi wystąpić o zgodę wspólnoty mieszkaniowej, gdy planuje założyć w lokalu np. gabinet lekarski czy też salon fryzjerski.

Zmiany w użytkowaniu lokalu

Kolejnym krokiem, jaki powinien podjąć przyszły przedsiębiorca, jest zgłoszenie w starostwie zmiany sposobu użytkowania części bądź całości lokalu, o ile rzeczywiście do takiej zmiany dochodzi. Dzięki temu przedsiębiorca będzie wiedział, czy zmiana przeznaczenia lokalu będzie wymagała dodatkowych działań, związanych z rodzajem wykonywanej działalności. W dokumencie składanym do starostwa właściciel firmy powinien opisać obecny sposób użytkowania lokalu oraz przedstawić prace, które będzie wykonywał po założeniu firmy. Do takiego zgłoszenia należy dołączyć listę zawartą w ust. 2 art. 71 prawa budowlanego:

  • opis i rysunek, który przedstawia lokalizację budynku oraz sąsiadujących obiektów budowlanych,

  • opis techniczny budynku oraz lokalu mieszkalnego, zawierający charakterystykę nieruchomości, dane technologiczne, dane techniczno-użytkowe oraz wielkość i rodzaj obciążeń,

  • oświadczenie, które stanowi że przedsiębiorca ma prawo do dysponowania nieruchomości na cele budowlane,

  • zaświadczenie odpowiedniego organu (wójta lub burmistrza) o tym, że planowany sposób użytkowania lokalu jest zgodny z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego,

  • ekspertyza budowlana, którą musi wykonać osoba, która posiada uprawnienia budowlane,

  • pozwolenia, uzgodnienia i opinie - stosowane do planowanej przez nas działalności.

Ważne!

Należy zwrócić uwagę, że zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorcy zobowiązani są zapłacić wyższą stawkę podatku od nieruchomości od metra kwadratowego, właściwą dla powierzchni przeznaczonej na działalność gospodarczą.

Starosta ma 30 dni na wniesie ewentualnego sprzeciwu. Jeśli przedsiębiorca nie otrzyma w tym czasie żadnych informacji z urzędu, może przyjąć, że wniosek został zaakceptowany i przejść do kolejnego kroku, którym jest rejestracja miejsca prowadzenia działalności w CEIDG.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu a rejestracja w CEIDG

Działalność gospodarcza wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można jej dokonać w następujące sposoby:

  • online z miejsca innego niż odpowiedni urząd (wówczas wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub bezpłatny profil zaufany na platformie ePUAP),

  • online z urzędzie miasta lub gminy  (następnie należy go wydrukować i podpisać) podpisania wydrukowane wniosku,

  • wypełnienie i złożenie papierowego wniosku w urzędzie,

  • wypełnienie papierowego wniosku i przesłanie go listem poleconym z podpisem potwierdzonym notarialnie.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu to niższe podatki?

Wydatki na czynsz

W przypadku czynszu zastosowanie co do zasady będzie miał współczynnik metrażowy. Jeżeli w celu prowadzenia działalności wykorzystywana będzie tylko część mieszkania, należy obliczyć procentowy udział tej części do całości mieszkania i na jego podstawie dokonać przemnożenia przez wartość z faktury w celu ustalenia wysokości kosztu uzyskania przychodu podlegającego ewidencji.

Rozliczanie mediów

Wydatki takie jak ogrzewanie, woda, ścieki, gaz itp. podatnik również może zewidencjonować  w kosztach firmowych. W tym przypadku do kosztów można zaliczyć jedynie te wydatki, które związane są rzeczywiście z prowadzoną działalnością.

Jednym z rozwiązań, które pozwolą na ustalenie faktycznego zużycia mediów w ramach prowadzonej działalności, jest założenie osobnych liczników. W odniesieniu do tego typu wydatków bezsensowne wydaje się stosowanie współczynnika, ponieważ przedsiębiorca może korzystać w mediów w mniejszym stopniu w działalności niż w mieszkaniu. Wielu przedsiębiorców, również przy rozliczaniu mediów, wykorzystuje jednak współczynnik powierzchniowy.

Wydatki na telefon i internet

W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest podzielenie kosztów na podstawie billingu. W takiej sytuacji możliwe jest ustalenie kosztów faktycznie poniesionych na rozmowy służbowe. Na takim potwierdzeniu przedsiębiorca powinien zaznaczyć, które z telefonów były wykonane w celach związanych z prowadzoną działalnością.

Uwaga!  

Przedsiębiorca nie ma prawa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków za abonament prywatnego telefonu, nawet wtedy, gdy telefon wykorzystywany jest w prowadzonej działalności.

Analogicznie do sytuacji z opłacanym abonamentem prywatnego telefonu wygląda sytuacja z internetem.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca osobno założy telefon lub internet w domu, właśnie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w mieszkaniu, może wykorzystywać go do celów związanych z prowadzoną firmą. Ma też prawo zaliczyć wydatek na abonament do kosztów uzyskania przychodu w całości.

Odsetki od kredytu hipotecznego

Jeżeli przedsiębiorca zaciągnął kredyt na zakup mieszkania w celach prywatnych, a następnie postanowił wykorzystać jego część do celów związanych z prowadzoną działalnością, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odsetki od takiego kredytu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Odliczyć można część odsetek, proporcjonalnie przypadających na powierzchnię wykorzystywaną w działalności gospodarczej.

Należy przy tym pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca ma prawo zaliczyć jedynie zapłacone już odsetki od zaciągniętych kredytów.

Jak należy zaksięgować wydatki związane z działalnością gospodarczą w mieszkaniu?

Co do zasady, koszty związane z użytkowaniem części mieszkania w prowadzonej działalności oraz sprzęt zakupiony na potrzeby działalności przedsiębiorca powinien ująć w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki. Koszty ustalane na podstawie współczynników, bilingów itp. powinien natomiast ewidencjonować za pomocą dowodu wewnętrznego, pod który należy podpinać pierwotne dokumenty zakupu z opisem sposobu wyliczeń.