Poradnik Przedsiębiorcy

Odwołanie pracownika z urlopu - konsewkencje podatkowe

Podczas urlopu wypoczynkowego pracownik ma prawo swobodnie dysponować swoim czasem i nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy. W pewnych okolicznościach pracodawca może jednak odwołać podwładnego z urlopu. Kiedy odwołanie pracownika z urlopu jest uzasadnione?

Urlop wypoczynkowy

Zgodnie z kodeksem pracy każdemu pracownikowi przysługuje prawo do:

  • corocznego,
  • nieprzerwanego,
  • płatnego

urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od wymiaru czasu pracy oraz okresu zatrudnienia.

Co do zasady udzielenie urlopu wypoczynkowego jest obowiązkiem każdego pracodawcy. W przypadku nieprzestrzegania tego przepisu, pracodawca podlega karze grzywny.

Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Odwołanie pracownika z urlopu przysługuje pracodawcy tylko wtedy, gdy okoliczności, które wymagają obecności podwładnego w pracy, nie były znane w momencie udzielania urlopu. Przedsiębiorca nie może zatem odwołać swojego pracownika z urlopu w celu wykonania przez niego normalnej, zaplanowanej wcześniej pracy. Aby przerwać podwładnemu przysługujące mu wakacje jego obecność w firmie musi być niezbędna. Powodem odwołania pracownika z urlopu może być np. nagła awaria lub choroba pracownika zastępującego.

Uwaga!

Podczas podejmowania decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu pracodawca musi dokonać obiektywnej oceny zaistniałych okoliczności.

Odwołanie pracownika z urlopu 

Pracodawca o swojej decyzji zawiadamia pracownika oraz wyznacza termin, w którym ten ma obowiązek stawić się w pracy. Termin powrotu pracownika do pracy powinien uwzględniać czas potrzebny na jego powrót z miejsca wypoczynku.

Obowiązki pracownika

Odwołanie pracownika z urlopu zobowiązuje go do stawienia się w zakładzie pracy w terminie wyznaczonym przez pracodawcę. Odmowa przerwania wakacji może wiązać się z jedną z kar dyscyplinarnych przewidzianych w Kodeksie pracy, a w pewnych przypadkach nawet z rozwiązaniem umowy o pracę.

Wydatki związane z odwołaniem pracownika z urlopu

Odwołanie pracownika z urlopu w większości przypadków wiązać się będzie z koniecznością poniesienia dodatkowych wydatków. Zgodnie z Kodeksem pracy to pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów, jakie poniósł pracownik w związku z odwołaniem go z urlopu.

Do tego typu kosztów zaliczyć można przede wszystkim wydatki poniesione na podróż powrotną z urlopu (noclegi, bilety na samolot, koszty paliwa itp.).

Dodatkowo pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty wykupionych wcześniej:

  • pobytów w hotelu (wraz z opłaconym z góry wyżywieniem),
  • wycieczek,
  • biletów związanych z zaplanowaną wcześniej podróżą,
  • biletów na różnego rodzaju imprezy itp.

w części, w jakiej pracownik, w związku z odwołaniem z urlopu, nie mógł wykorzystać (pod warunkiem, że pracownik nie otrzymał zwrotu kosztów od organizatora).

Ważne!

Zwrot kosztów obejmuje także bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli również została zmuszona do przerwania odpoczynku w związku z odwołaniem pracownika z urlopu.

Zwrot kosztów związanych z odwołaniem z urlopu a przychody pracownicze

Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem go z urlopu jest dla pracodawcy obligatoryjny, przez co nie powoduje powstania przychodu podatkowego po stronie pracownika. Pracownik nie otrzymuje w tym przypadku korzyści majątkowej, a jedynie zwrot wcześniej poniesionych wydatków.

Inaczej sprawa wygląda w odniesieniu do pozostałych kosztów (niezwiązanych bezpośrednio z odwołaniem pracownika z urlopu), które pracodawca dobrowolnie zgodził się pokryć z własnej kieszeni. Jeśli refinansowane wydatki nie pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu wówczas otrzymana od pracodawcy kwota będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Za koszty niezwiązane bezpośrednio z odwołaniem z urlopu można uznać np. dobrowolną rekompensatę za przerwane wakacje

Zwrot kosztów związanych z odwołaniem z urlopu a koszty pracodawcy

Odwołanie pracownika z urlopu z przyczyn, które zostały przewidziane w kodeksie pracy sprawia, że wydatki bezpośrednio temu towarzyszące są nie tylko obligatoryjne, ale także w pełni uzasadnione. Przedsiębiorca przerywa bowiem urlop pracownika z przyczyn niezbędnych do powiększenia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. W związku z tym wydatki, które obowiązkowo musi pokryć mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Warto zaznaczyć, że sytuacja wygląda inaczej w przypadku kosztów, które pracodawca zwraca pracownikowi zupełnie dobrowolnie. Przykładem mogą być wydatki na lekarstwa wykupione przez pracownika na zagraniczną podróż czy wspomnianą wcześniej dobrowolną rekompensatę. Zwrot tego typu wydatków nie pozostaje w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu, co w konsekwencji powoduje brak możliwości ich rozliczenia w kosztach.