Przedsiębiorca będący osobą fizyczną, który jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, może mieć problem z właściwym rozliczeniem różnego rodzaju wydatków na wyposażenie, które służy zarówno celom prywatnym, jak i firmowym. W poniższym artykule zastanowimy się, czy robot sprzątający jako koszt podatkowy jest zgodny z obowiązującym prawem.
Robot sprzątający jako koszt podatkowy w kontekście ogólnej definicji kosztów podatkowych
Przepisy ustawy PIT nie odnoszą się wprost do kwestii zaliczania wydatku na robota sprzątającego do kosztów podatkowych, jednak zagadnienie to należy przeanalizować w kontekście ogólnej definicji określonej w art. 22 ust. 1 ustawy PIT
Zgodnie z ww. przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.
Jak wynika z powyższego, podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy – pod warunkiem że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów).
Zauważyć należy, że istnieje grupa wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej, gdyż są to wydatki, które ponoszą osoby fizyczne niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też takiej działalności nie prowadzą. Są to typowe wydatki osobiste, konsumpcyjne, np. wydatki dotyczące zapewnienia sobie, na własne potrzeby odpowiednich warunków mieszkaniowych. Wydatki o charakterze osobistym w szczególności mogą dotyczyć funkcjonowania, eksploatacji i utrzymania własnego lub użyczanego mieszkania (lub jednego z jego pomieszczeń) na cele prywatne.
Prywatnego charakteru tego rodzaju wydatków nie zmienia również fakt, że podatnik może korzystać z pomieszczenia (lub znajdujących się w nim rzeczy) przeznaczonego na zaspokojenie własnych potrzeb mieszkaniowych, prowadząc równocześnie w tym pomieszczeniu działalność gospodarczą. W świetle powyższego uznać należy, że do kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków, które dotyczą pomieszczeń w lokalu wykorzystywanym w głównej mierze na własne cele mieszkaniowe. To typowe wydatki o charakterze osobistym, są one bowiem ponoszone przede wszystkim w celu zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie wyłącznie w celu osiągnięcia przychodów czy też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nie mają ścisłego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie występuje więc ścisłe i niebudzące wątpliwości powiązanie kosztów ponoszonych przez podatnika z celem osiągnięcia przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów w postaci pozarolniczej działalności gospodarczej.
Jeżeli jednak ponoszone przez podatnika wydatki, choć związane z lokalem mieszkalnym, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane i nie są ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków, chociażby pośredni, z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Wydatek na robota sprzątającego może być rozliczony proporcjonalnie
Z przedstawionych powyżej regulacji wynika, że związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Konieczne jest również ustalenie, w jakiej części dany wydatek pozostaje w sferze wydatków firmowych, a w jakiej odnosi się do sfery prywatnej.
W interpretacji z 14 marca 2025 roku (nr 0115-KDIT3.4011.56.2025.2.MJ) Dyrektor KIS analizował przypadek podatnika, który prowadził działalność gospodarczą w zakresie udzielania korepetycji w prywatnym mieszkaniu. Podatnik zapytał o możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na wyposażenie w tym m.in. na zakup urządzeń do utrzymania czystości (odkurzacz, mop parowy, środki dezynfekujące).
Dyrektor KIS wskazał, że koszty nabycia wyposażenia do pokoju wyznaczonego na biuro, które będą wykorzystywane wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, podatnik może w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na wyposażenie do pomieszczeń określanych jako „wspólne”, może rozliczyć w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystania mieszkania na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni mieszkania.
Przykład 1.
Pan Emil prowadzi działalność gospodarczą w zakresie udzielania korepetycji. Korepetycji udziela w mieszkaniu własnościowym. Powierzchnia całego mieszkania to 100 m2, podczas gdy korepetycji udziela w jednym pokoju o powierzchni 20 m2. Pan Emil zakupił odkurzacz bezprzewodowy o wartości 2500 zł i poprosił o wystawienie faktury na jego dane firmowe. Czy może zaliczyć do kosztów podatkowych całą wartość robota sprzątającego?
Wydatek na opisane wyposażenie powinien zostać rozliczony w kosztach proporcjonalnie. To oznacza, że do kosztów podatkowych pan Emil może zaliczyć 20% poniesionego wydatku (2500 zł × 20%), co odpowiada powierzchni pomieszczenia wykorzystywanego do działalności gospodarczej w stosunku do całkowitej powierzchni prywatnego mieszkania.
Wydatek na zakup robota sprzątającego nie jest wykluczony z kosztów podatkowych przedsiębiorcy. Nie został bowiem wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy PIT. Jednocześnie trzeba mieć na względzie, że rolą podatnika jest właściwe udokumentowanie i wskazanie związku pomiędzy poniesionych wydatkiem na zakup robota sprzątającego a prowadzoną działalnością gospodarczą.
