Poradnik Przedsiębiorcy

Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO?

Co do zasady regulamin pracy obowiązujący u danego pracodawcy powinien regulować nabywanie przez pracowników prawa do urlopu okolicznościowego. Natomiast w firmach, w których pracodawcy nie wprowadzili regulaminów pracy, kwestie urlopu okolicznościowego reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, dalej zwane rozporządzeniem o usprawiedliwianiu. Jak dokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO?

Zasady udzielania urlopu okolicznościowego

Zgodnie z § 15 pkt 1–2 rozporządzenia o usprawiedliwianiu pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

  • 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

  • 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Najczęściej zwolnienie od pracy w celu uczestnictwa na własnym ślubie lub ślubie dziecka, pogrzebie czy w związku z urodzeniem dziecka pracownik uzyskuje na podstawie pisemnego wniosku złożonego pracodawcy. W tym celu pracodawcy mają przygotowane stosowne formularze, na których powinny zostać wypisane przez pracownika takie informacje jak: imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko, data złożenia wniosku, termin urlopu okolicznościowego, powód korzystania z tego urlopu oraz podpis pracownika. Czas urlopu wskazany we wniosku powinien zostać przeznaczony na przygotowania lub uczestnictwo w określonym zdarzeniu rodzinnym. Warto dodać, że dwudniowy urlop okolicznościowy może być wykorzystany w częściach.

Przykład 1. 

Pan Tomasz złożył w dziale kadr w firmie, w której której pracował, wniosek o urlop okolicznościowy z powodu organizacji własnego ślubu. Pracownik złożył pracodawcy stosowne oświadczenie, że 1 grudnia 2018 r. bierze ślub i w związku z tą okolicznością chciałby skorzystać z 1 dnia urlopu, tj. w piątek 30 listopada 2018 r. Natomiast drugą część tego urlopu pracownik chciałby wykorzystać 7 grudnia 2018 r. Pracodawca powinien wyrazić zgodę na korzystanie z urlopu okolicznościowego udzielonego w ten sposób, że będzie rozdzielony na dwie części, ale cały czas w związku ze ślubem pracownika. Pracodawca może oczekiwać od pracownika okazania aktu zawarcia małżeństwa, jednak tylko do wglądu.

Czy zgodnie z RODO pracodawca może żądać dokumentów potwierdzających urlop okolicznościowy?

W przepisach rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy brak szczegółowych uregulowań odnośnie tego, jak dokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO, w razie zgonu członków rodziny czy narodzin dziecka pracownika. Zatem pracodawcy, którzy udzielają urlopów okolicznościowych swoim podwładnym, powinni kierować się ogólnymi zasadami wskazanymi w rozporządzeniu o RODO czy w ustawie o ochronie danych osobowych. Pracodawca nie powinien żądać od pracownika złożenia do akt osobowych dokumentów zawierających szczegółowe dane osobowe swoich bliskich, które nie są w sytuacji potrzeby korzystania z urlopu okolicznościowego niezbędne. Dane osobowe pozyskane w ten sposób nie są adekwatne do celów ich przechowywania. Zatem niedopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii aktu zgonu członka rodziny lub aktu urodzenia dziecka w związku ze skorzystaniem przez niego z urlopu okolicznościowego.

Należy nadmienić, że w § 3 rozporządzenia o usprawiedliwianiu wskazano różne dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, jednak nie zawarto informacji odnośnie do przedkładania dowodów dotyczących korzystania z urlopu okolicznościowego czy przykładów usprawiedliwienia tej nieobecności. Warto przypomnieć, że dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są: 

  • zaświadczenie lekarskie; 

  • decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami; 

  • oświadczenie pracownika w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza; 

  • oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego; 

  • imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie; 

  • oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny (§ 3 rozporządzenia o usprawiedliwianiu).

Pracodawca zgodnie z RODO nie może żądać złożenia do akt osobowych dokumentów usprawiedliwiających wystąpienie szczególnych okoliczności zwolnienia od pracy (tj. akt zgonu, akt urodzenia, akt zawarcia związku małżeńskiego), które zawierają szczegółowe dane osobowe jego bliskich.

Urlop okolicznościowy zgodnie z RODO - minimalizacja danych a ksero dokumentów aktu stanu cywilnego

Zgodnie z art. 5 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE „dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (»minimalizacja danych«)”. Pracodawcy powinni ograniczać przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, zawierających dane osobowe pracowników do minimum. Przetwarzanie danych osobowych osób trzecich, z uwagi na to, że pracownik chciałby skorzystać z urlopu okolicznościowego, w tym przypadku jest działaniem przekraczającym zasadę adekwatności.

Zatem, aby udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO, pracodawcy powinni kierować się zasadą minimalizacji danych. Wobec tego akt zgonu czy akt urodzenia dziecka może być podany pracodawcy jedynie do wglądu. Kserowanie powyższych dokumentów celem zbierania i przechowywania w dokumentacji osobowej pracownika narusza zasady przetwarzania danych osobowych wynikających z przepisów o RODO.

Przykład 2. 

Pan Jerzy potrzebował skorzystać z urlopu okolicznościowego w wymiarze jednego dnia, ponieważ chciał uczestniczyć w pogrzebie brata. W tym celu skierował do pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego. Pracodawca jednak postawił warunek, że udzieli mu urlopu po okazaniu kopii aktu zgonu, celem załączenia do wniosku urlopowego i akt osobowych. Wobec powyższego należy stwierdzić, że pan Jerzy nie powinien zgodzić się na przekazanie kopii aktu zgonu brata, ponieważ wystarczy, że złoży pracodawcy stosowne oświadczenie. Działanie pracodawcy w tym wypadku jest niedopuszczalne i narusza zasady RODO. Żądanie kopii aktu zgonu jest zbyt daleko idące, z uwagi na brak potrzeby przetwarzania danych osób trzecich.

Wobec powyższego, w celu zachowania zgodności z przepisami RODO rozwiązaniem dla pracodawców może być przygotowanie dla podwładnych nowych formularzy zawierających wniosek o urlop okolicznościowy. Taki formularz powinien zawierać: imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko, datę złożenia wniosku, termin urlopu okolicznościowego, oświadczenie o zawarciu związku małżeńskiego, narodzinach dziecka, uczestnictwie w pogrzebie oraz podpis pracownika. 

W przedsiębiorstwie warto wprowadzić wzór oświadczenia dla pracowników, w którym mogą zawrzeć informacje dotyczące powodów i okoliczności skorzystania z urlopu okolicznościowego.

Konkludując, w przepisach nie skonkretyzowano obowiązku złożenia do akt osobowych przez pracownika odpisów aktu urodzenia, zgonu lub małżeństwa w celu usprawiedliwienia urlopu okolicznościowego. Ja udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO? Pracodawca może oczekiwać złożenia przez pracownika oświadczenia o udzielenie urlopu okolicznościowego wraz z okazaniem do wglądu dokumentów uzasadniających udzielenie urlopu okolicznościowego. W żadnym wypadku, pracodawcy nie powinni przechowywać powyższych dokumentów w aktach osobowych pracownika. Pracodawcy nie mogą też żądać od pracowników przekazania dokumentów z akt stanu cywilnego pod warunkiem udzielenia urlopu okolicznościowego.