Co do zasady regulamin pracy obowiązujący u danego pracodawcy powinien regulować nabywanie przez pracowników prawa do urlopu okolicznościowego. Natomiast w firmach, w których pracodawcy nie wprowadzili regulaminów pracy, kwestie urlopu okolicznościowego reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, dalej zwane rozporządzeniem o usprawiedliwianiu. Jak dokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO?
Zasady udzielania urlopu okolicznościowego
Zgodnie z § 15 pkt 1–2 rozporządzenia o usprawiedliwianiu pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
- 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
- 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Najczęściej zwolnienie od pracy w celu uczestnictwa na własnym ślubie lub ślubie dziecka, pogrzebie czy w związku z urodzeniem dziecka pracownik uzyskuje na podstawie pisemnego wniosku złożonego pracodawcy. W tym celu pracodawcy mają przygotowane stosowne formularze, na których powinny zostać wypisane przez pracownika takie informacje jak: imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko, data złożenia wniosku, termin urlopu okolicznościowego, powód korzystania z tego urlopu oraz podpis pracownika. Czas urlopu wskazany we wniosku powinien zostać przeznaczony na przygotowania lub uczestnictwo w określonym zdarzeniu rodzinnym. Warto dodać, że dwudniowy urlop okolicznościowy może być wykorzystany w częściach.
Przykład 1.
Pan Tomasz złożył w dziale kadr w firmie, w której której pracował, wniosek o urlop okolicznościowy z powodu organizacji własnego ślubu. Pracownik złożył pracodawcy stosowne oświadczenie, że 1 maja. bierze ślub i w związku z tą okolicznością chciałby skorzystać z 1 dnia urlopu, tj. w piątek 28 kwietnia. Natomiast drugą część tego urlopu pracownik chciałby wykorzystać 4 maja. Pracodawca powinien wyrazić zgodę na korzystanie z urlopu okolicznościowego udzielonego w ten sposób, że będzie rozdzielony na dwie części, ale cały czas w związku ze ślubem pracownika. Pracodawca może oczekiwać od pracownika okazania aktu zawarcia małżeństwa, jednak tylko do wglądu.
Czy zgodnie z RODO pracodawca może żądać dokumentów potwierdzających urlop okolicznościowy?
W przepisach rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy brak szczegółowych uregulowań odnośnie tego, jak dokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO, w razie zgonu członków rodziny czy narodzin dziecka pracownika. Zatem pracodawcy, którzy udzielają urlopów okolicznościowych swoim podwładnym, powinni kierować się ogólnymi zasadami wskazanymi w rozporządzeniu o RODO czy w ustawie o ochronie danych osobowych. Pracodawca nie powinien żądać od pracownika złożenia do akt osobowych dokumentów zawierających szczegółowe dane osobowe swoich bliskich, które nie są w sytuacji potrzeby korzystania z urlopu okolicznościowego niezbędne. Dane osobowe pozyskane w ten sposób nie są adekwatne do celów ich przechowywania. Zatem niedopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii aktu zgonu członka rodziny lub aktu urodzenia dziecka w związku ze skorzystaniem przez niego z urlopu okolicznościowego.
Należy nadmienić, że w § 3 rozporządzenia o usprawiedliwianiu wskazano różne dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, jednak nie zawarto informacji odnośnie do przedkładania dowodów dotyczących korzystania z urlopu okolicznościowego czy przykładów usprawiedliwienia tej nieobecności. Warto przypomnieć, że dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:
- zaświadczenie lekarskie;
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
- oświadczenie pracownika w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
- oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego;
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny (§ 3 rozporządzenia o usprawiedliwianiu).
Urlop okolicznościowy zgodnie z RODO - minimalizacja danych a ksero dokumentów aktu stanu cywilnego
Zgodnie z art. 5 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE „dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (»minimalizacja danych«)”. Pracodawcy powinni ograniczać przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, zawierających dane osobowe pracowników do minimum. Przetwarzanie danych osobowych osób trzecich, z uwagi na to, że pracownik chciałby skorzystać z urlopu okolicznościowego, w tym przypadku jest działaniem przekraczającym zasadę adekwatności.
Zatem, aby udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO, pracodawcy powinni kierować się zasadą minimalizacji danych. Wobec tego akt zgonu czy akt urodzenia dziecka może być podany pracodawcy jedynie do wglądu. Kserowanie powyższych dokumentów celem zbierania i przechowywania w dokumentacji osobowej pracownika narusza zasady przetwarzania danych osobowych wynikających z przepisów o RODO.
Przykład 2.
Pan Jerzy potrzebował skorzystać z urlopu okolicznościowego w wymiarze jednego dnia, ponieważ chciał uczestniczyć w pogrzebie brata. W tym celu skierował do pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego. Pracodawca jednak postawił warunek, że udzieli mu urlopu po okazaniu kopii aktu zgonu, celem załączenia do wniosku urlopowego i akt osobowych. Wobec powyższego należy stwierdzić, że pan Jerzy nie powinien zgodzić się na przekazanie kopii aktu zgonu brata, ponieważ wystarczy, że złoży pracodawcy stosowne oświadczenie. Działanie pracodawcy w tym wypadku jest niedopuszczalne i narusza zasady RODO. Żądanie kopii aktu zgonu jest zbyt daleko idące, z uwagi na brak potrzeby przetwarzania danych osób trzecich.
Wobec powyższego, w celu zachowania zgodności z przepisami RODO rozwiązaniem dla pracodawców może być przygotowanie dla podwładnych nowych formularzy zawierających wniosek o urlop okolicznościowy. Taki formularz powinien zawierać: imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko, datę złożenia wniosku, termin urlopu okolicznościowego, oświadczenie o zawarciu związku małżeńskiego, narodzinach dziecka, uczestnictwie w pogrzebie oraz podpis pracownika.
Konkludując, w przepisach nie skonkretyzowano obowiązku złożenia do akt osobowych przez pracownika odpisów aktu urodzenia, zgonu lub małżeństwa w celu usprawiedliwienia urlopu okolicznościowego. Ja udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO? Pracodawca może oczekiwać złożenia przez pracownika oświadczenia o udzielenie urlopu okolicznościowego wraz z okazaniem do wglądu dokumentów uzasadniających udzielenie urlopu okolicznościowego. W żadnym wypadku, pracodawcy nie powinni przechowywać powyższych dokumentów w aktach osobowych pracownika. Pracodawcy nie mogą też żądać od pracowników przekazania dokumentów z akt stanu cywilnego pod warunkiem udzielenia urlopu okolicznościowego.
