W kontekście postawionego w tytule pytania o oględziny samochodu warto zastanowić się, czy przedsiębiorca, który zleca usługę przedzakupowego przeglądu samochodu, ma prawo do zaliczenia wydatku w koszty podatkowe oraz prawo do odliczenia VAT w sytuacji, gdy finalnie nie dochodzi do nabycia pojazdu. W tym zakresie przeanalizujemy odpowiednie przepisy ustawy o PIT oraz ustawy o VAT.
Wydatek na oględziny samochodu a podatek PIT
Jak zawsze w tego typu przypadkach należy odnieść się do art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Z przedstawionej definicji wynika, że istotny jest zarówno cel poniesienia wydatku, jak i związek wydatku z działalnością gospodarczą.
Jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 4 kwietnia 2025 roku (nr 0114-KDIP3-1.4011.26.2025.4.EC), ustawodawca nie definiuje terminów: „w celu” osiągnięcia przychodu, „zachowanie” czy „zabezpieczenie” źródła przychodów, co determinuje konieczność odwołania się do ich znaczenia słownikowego. Zgodnie z nim „celowość” oznacza działanie w określonym celu, a „zabezpieczenie” ma zapobiegać pogorszeniu się określonego stanu rzeczy, podobnie jak jego „zachowanie”. Na tej podstawie należy przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to realne wydatki, obiektywnie nakierowane na uzyskanie (zwiększenie) przychodów. Ich wpływ na zachowanie źródła przychodów zakłada co najmniej przyczynienie się do nienaruszalności tego źródła, a w konsekwencji zabezpieczenie jego istnienia.
W efekcie przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych – wymaga indywidualnej oceny pod kątem jego związku (bezpośredniego lub pośredniego) z przychodem i z racjonalnością działania podatnika dla osiągnięcia tego przychodu.
Ponadto kwalifikacja poniesionych wydatków do kosztów uzależniona jest od wykazania przez podatnika związku przyczynowo-skutkowego, czyli udowodnienia, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tego przychodu.
Zwrot „w celu” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym. Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać, mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności.
Z treści art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wynika, że za koszt uzyskania przychodu można uznać taki wydatek, który zabezpiecza źródło przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Poprzez zabezpieczenie należy rozumieć również minimalizację ryzyka. W tym zakresie mieszczą się również wydatki na przedzakupowe oględziny pojazdu. Jeżeli bowiem podatnik dokonałby zakupu wadliwego pojazdu, to generowałoby dla przedsiębiorcy dodatkowe koszty, jak też mogłoby skutkować niemożnością prowadzenia działalności gospodarczej.
Wydatek na oględziny samochodu a podatek VAT
Przechodząc na grunt podatku o VAT, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
We wskazanym przepisie ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczające jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.
Warunkiem umożliwiającym czynnemu podatnikowi VAT realizację prawa do odliczenia jest związek dokonanych zakupów z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Jednocześnie oceny, czy związek ten istnieje lub będzie istniał w przyszłości, trzeba dokonać w momencie realizowania zakupów, zgodnie z zasadą niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. W każdym przypadku należy dokonać oceny, czy intencją podatnika wykonującego określone czynności, z którymi łączą się skutki podatkowo-prawne, było wykonywanie czynności opodatkowanych.
Analogicznie jak w przypadku podatku dochodowego także na gruncie podatku VAT można stwierdzić, że wydatek na oględziny pojazdu pozostaje w pośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. To z kolei uzasadnia prawo do odliczenia podatku VAT z faktury dokumentującej usługę przedzakupowego przeglądu samochodu.
Ponadto należy wskazać, że podatnik będzie miał prawo do pełnego odliczenia VAT. Wydatek na oględziny samochodu nie został bowiem wymieniony w art. 86a ust. 2 ustawy o VAT, gdzie wymieniono wydatki związane z samochodem osobowym, w stosunku do których przysługuje ograniczone, tj. 50% prawo do odliczenia. Zgodnie bowiem z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:
- nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
- używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
- nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
W świetle powyższego należy wskazać, że wydatek poniesiony na oględziny samochodu daje zarówno prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak i prawo do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorcy, nawet jeżeli nabywca nie zdecyduje się na zakup pojazdu.
