Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już nie odległa wizja, lecz potwierdzona rzeczywistość, która niebawem zrewolucjonizuje sposób fakturowania w Polsce. Terminy jego wprowadzenia zostały oficjalnie ustalone, co oznacza, że firmy mają coraz mniej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji. Brak odpowiedniego przygotowania może okazać się niezwykle kosztowny – nie tylko w kontekście finansowym, ale i operacyjnym.
Harmonogram wprowadzenia KSeF
Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza, że firmy mają coraz mniej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji.
Wdrożenie KSeF przebiegnie według następującego harmonogramu:
- od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm oraz,
- od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców (z jednym wyjątkiem),
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie mikroprzedsiębiorców spełniających następujące kryterium: wystawiają faktury do 450 zł i ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.
Kluczowe zmiany wynikające z wdrożenia KSeF
Wprowadzenie KSeF stanowi istotną transformację w zakresie fakturowania i rozliczeń podatkowych. Kluczowe aspekty, które ulegną zmianie, to m.in.:
- obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów,
- zastąpienie obecnego modelu faktur PDF i papierowych, jednolitym formatem e-faktury (XML),
- konieczność integracji systemów ERP oraz systemów sprzedażowych z KSeF,
- wdrożenie nowych procedur wewnętrznych związanych z autoryzacją i wysyłką dokumentów,
- szkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego środowiska.
Ryzyko występujące z braku przygotowania do KSeF
Z dostępnych analiz rynkowych wynika, że znaczna część przedsiębiorstw a zwłaszcza z sektora małych i średnich przedsiębiorstw nadal nie rozpoczęła procesu adaptacji do nowych przepisów. Wynika to z tego, że wielu przedsiębiorców wciąż ma nadzieję, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie wejdzie w życie lub zostanie ponownie przesunięty.
W wielu przypadkach występuje również błędne przekonanie, że pełną odpowiedzialność za wdrożenie ponosi biuro rachunkowe lub dział księgowości.
W rzeczywistości jednak:
- to przedsiębiorca odpowiada za zgodność faktur z wymogami systemu KSeF,
- biura rachunkowe nie są w stanie samodzielnie zintegrować systemów sprzedażowych klienta z KSeF bez udziału przedsiębiorcy w integracji,
- testowanie i wdrażanie KSeF to proces, który wymaga określenia odpowiednich procedur w firmie. Ważne jest aby zacząć wdrażać je odpowiednio wcześniej.
- opóźnienia w adaptacji systemu oraz procedur fakturowania mogą skutkować brakiem możliwości wystawiania lub odbierania faktur, co bezpośrednio przekłada się na zaburzenia płynności finansowej i relacji z kontrahentami.
Zalecane działania przygotowawcze w zakresie KSeF
Aby zapewnić zgodność z nadchodzącymi przepisami, należy rozpocząć prace wdrożeniowe związane z systemem księgowym/do fakturowania i jednocześnie konieczna jest analiza obecnych procesów fakturowania i obiegu dokumentów.
W związku z tym, istotne jest zidentyfikowanie procesów, czyli dokładne przeanalizowanie, w jaki sposób obecnie wystawiane są faktury (sprzedażowe, korygujące, zaliczkowe), kto je wystawia, jak są przesyłane do klientów i jak są odbierane faktury zakupowe.
Przydatne może być stworzenie mapy przepływów dokumentów w firmie, uwzględniając wszystkie działy i osoby zaangażowane w proces fakturowania.
W kontekście systemu księgowego niezbędna jest weryfikacja oprogramowania. Należy upewnić się, że używane systemy finansowo-księgowe (ERP, FK) oraz programy do fakturowania są lub będą zintegrowane z KSeF i będą w stanie generować faktury w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną faktur ustrukturyzowanych (schemat udostępniony przez Ministerstwo Finansów).
Innymi ważnymi krokami do podjęcia w firmie w związku z KSeF są:
- zaplanowanie procesu odbioru i automatycznego importowania faktur zakupowych z KSeF do wewnętrznych systemów, a także ich weryfikacji i akceptacji. KSeF nie grupuje faktur, więc trzeba przygotować procesy na odbieranie wszystkich faktur skierowanych do firmy.
- ustalenie, kto w firmie będzie uprawniony do wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
- zapoznanie się z dostępnymi metodami autoryzacji w KSeF (np. pieczęć kwalifikowana, podpis kwalifikowany, dane autoryzacyjne, token).
- przeprowadzenie szkoleń dla kluczowych pracowników (księgowość, sprzedaż, działy IT, obsługa klienta) w zakresie działania KSeF, zmian w przepisach i wpływu na codzienne obowiązki.
- opracowanie procedur postępowania na wypadek awarii systemu KSeF lub problemów technicznych po stronie firmy (np. wykorzystanie trybu offline, zasady ręcznego prowadzenia rejestrów, komunikacja z klientami).
- zaktualizowanie wewnętrznych regulaminów i polityk firmowych, aby uwzględniały nowe wymogi związane z KSeF (np. zasady obiegu e-faktur, archiwizacja, procedury korekt).
- przejrzenie procesów pod kątem zgodności z RODO, zwłaszcza w kontekście danych osobowych, które mogą znaleźć się na fakturach ustrukturyzowanych.
Podsumowanie
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najistotniejszych projektów transformacji cyfrowej w polskiej administracji skarbowej. Obowiązek korzystania z KSeF będzie powszechny i nieuchronny niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy branży.
Przedsiębiorcy, którzy rozpoczną przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, nie tylko unikną kosztownych błędów i zakłóceń operacyjnych, ale również zyskają przewagę konkurencyjną w postaci uporządkowanych i zautomatyzowanych procesów fakturowania.
Polecamy:
