Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności - podstawowe informacje

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma kosztami. Często zdarza się, że przedsiębiorca ponosi koszty zanim tak naprawdę rozpocznie działalność np. na zakup wyposażenia, czy reklamy. Czy zatem koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności stanowią koszty uzyskania przychodów i podlegają ujęciu w KPIR?

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności - jakie warunki muszą spełniać?

W pierwszej kolejności, zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy o PIT, aby koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności, czyli przed rejestracją działalności w CEIDG lub KRS mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu muszą one mieć związek z działalnością oraz powstać w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Dodatkowo wydatki nie powinny być wyłączone z kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy.

Istotne jest też, aby wydatki spełniające definicję kosztu uzyskania przychodu zostały odpowiednio udokumentowane i uzasadnione, gdyż w przypadku niestandardowych wydatków urząd skarbowy może podczas kontroli podważyć ich zasadność i uznać za koszty prywatne.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości prawidłowy dokument księgowy powinien zawierać takie informacje, jak:

• rodzaj dokumentu (np. faktura) oraz jego numer,

• dane nabywcy i sprzedawcy,

• data wystawienia dokumentu,

• wskazanie przedmiotu transakcji oraz jej wartość.

Ze względu na to, że dowód księgowy wystawiony jest przed założeniem działalności gospodarczej, to co do zasady jako nabywca wskazana jest osoba fizyczna.

Po spełnieniu powyższych warunków koszty poniesione przed założeniem działalności mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu i ujęte w KPiR w 13. kolumnie - Pozostałe wydatki, w dacie rozpoczęcia działalności.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności a odliczenie podatku VAT

Przedsiębiorca, który chciałby skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności, musi mieć na uwadze, że odliczenie będzie możliwe tylko w przypadku, gdy wydatki będą poniesione na cele działalności opodatkowanej oraz zostaną udokumentowane fakturą ze wskazaniem firmowego numeru NIP. Dodatkowo odliczenia będzie można dokonać w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Przykład 1.

Podatnik rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej z dniem 31 maja. Tego samego dnia zarejestrował się także, jako czynny podatnik VAT (działalność opodatkowana), rozliczający się miesięcznie. Na miesiąc przed rozpoczęciem działalności poniósł jednak wydatki ściśle z nią związane, które zostały odpowiednio udokumentowane fakturą z numerem NIP firmy. Czy może wydatki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Tak, podatnik może uznać wydatki za koszty firmowe w dacie rozpoczęcia działalności, a z punktu widzenia VAT w dacie otrzymania dokumentu lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Jak ująć koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności w KPiR ?

Towary i materiały

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności na zakup towarów i materiałów co do zasady nie ewidencjonuje się bezpośrednio w KPiR. Powinny natomiast zostać ujęte w remanencie początkowym, sporządzanym w dniu rozpoczęcia działalności. Ewentualne wydatki związane z zakupionym towarem handlowym lub materiałem będą ujęte w kosztach dopiero na koniec roku podatkowego w postaci różnicy remanentowej. Zgodnie z tym, gdy różnica między remanentem końcowym a początkowym jest dodatnia to należy o taką kwotę zmniejszyć koszty, natomiast gdy różnica jest ujemna to należy zwiększyć koszty.

Środki trwałe oraz WNiP

Zgodnie z art. 22a. ust.1 ustawy o PIT środkami trwałymi są ruchomości i nieruchomości, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania w działalności. Natomiast zgodnie z art. 22b. ust.1 ustawy o PIT wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi amortyzacji są nabyte i nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje, prawa własności, spółdzielcze, autorskie czy patenty, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, które są wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej.

W przypadku wydatków poniesionych na zakup środków trwałych oraz WNiP przed założeniem działalności, przedsiębiorca ma możliwość uwzględnienia ich w kosztach w postaci odpisów amortyzacyjnych. W zależności, którą metodę amortyzacji wybierze przedsiębiorca, odpisy amortyzacyjne mogą być rozłożone w czasie lub w postaci jednorazowego odpisu w przypadku wartości do 10 tys. zł (netto u vatowców i brutto u nievatowców), oraz w formie jednorazowego odpisu dla przedmiotów o wyższej wartości w ramach pomocy de minimis. Zgodnie z Art. 22k. ust. 7 ustawy o PIT podatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarcze oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3–8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro (214 tys. zł w 2019 r.) łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.

Wyposażenie

Za wyposażenie zgodnie z par. 3 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR uznaje się rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością,niezaliczone zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych. Do wyposażenia zalicza się np. sprzęt i urządzenia biurowe, czy produkcyjne, których przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, a wartość przekracza 1.500zł. (netto u podatników VAT czynnych, brutto u podatników VAT zwolnionych).

Wydatki poniesione na zakup wyposażenia, których okres użytkowania nie przekracza roku, są ujmowane w kosztach w dacie oddania ich do używania w działalności. Elementy wyposażenia są ujmowane w ewidencji wyposażenia.

Pozostałe koszty

Poza omówionymi przypadkami, koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności związane z jej funkcjonowaniem, zaliczane do kosztów uzyskania przychodu to np.:

• koszty związane z organizacją i rejestracją działalności (np. koszty urzędowych zaświadczeń, opłaty skarbowe, koszt otwarcia rachunku bankowego, koszt doradztwa prawnego i księgowego)

• koszty związane z oznaczeniem miejsca działalności i przedsiębiorcy i reklamy (np. koszt zakupu pieczątki firmowej, szyldu, wizytówek, zlecenie stworzenia strony internetowej, pozycjonowanie strony internetowej)

• koszty związane z lokalem, w którym będzie prowadzona działalność (np. czynsz najmu).

Wskazane koszty są ujmowane w KPIR w dacie rozpoczęcia działalności z ograniczeniem do końca roku podatkowego, którego dotyczą.