Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi odzież i obuwie robocze oraz dopilnować, aby były one zawsze czyste i gotowe do użytkowania. Często jednak można spotkać się z sytuacją, kiedy to pracownik sam dba o swoją odzież. Nasuwa się pytanie, czy w ramach tych działań należy mu się jakiś ekwiwalent za pranie odzieży oraz jak właściwie powinien udokumentować ponoszone wydatki.
Obowiązek zapewnienia odzieży i obuwia roboczego
Art. 237(7) ust. 1 KP mówi, iż pracodawca jest zobowiązany do dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach. Chodzi tutaj o sytuacje, gdy:
- odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy odzież taka jest wymagana.
Ponadto, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Jest on obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
Ekwiwalent za pranie odzieży 2024 r.
W przypadku, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Warunkiem takiego postępowania jest wypłacenie pracownikowi przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.
Należy pamiętać, iż ekwiwalent za pranie odzieży powinien uwzględniać koszty rzeczywiście poniesione przez pracownika, czyli koszty środków piorących, wody, prądu, a także koszty czasu i pracy własnej pracownika. Pracodawca powinien sprawdzić ich wysokość oraz wiarygodność. W przepisach nie widnieje określony sposób ustalania kwoty ekwiwalentu. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej określają taką stawkę jednorazowo i wypłacają daną kwotę niezmiennie (co miesiąc, kwartał). Kwota ulega zmianie tylko w przypadku wzrostu wydatków takich jak koszty wody, środków czystości.
Ze względu na stały sposób kalkulowania wysokości ekwiwalentu przez pracodawcę, pracownik nie musi ciągle dokumentować ponoszonych wydatków związanych z praniem ubrań. Powinien on jednak pamiętać, iż pracodawca może dokonać kontroli sposobu czyszczenia odzieży oraz tego, czy przeznaczone na ten cel środki są wykorzystywane we właściwy sposób.
Ponadto, pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży i obuwia ochronnego.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ekwiwalent za pranie odzieży pieniężny stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy. Przychód ten wyłączony jest jednak z oskładkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pod warunkiem, że jest to faktyczna kwota jaką pracownik poniósł w związku z utrzymaniem czystości odzieży roboczej. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, przychody z ekwiwalentu za pranie podlegają również zwolnieniu od podatku dochodowego, o ile odzwierciedlają faktycznie poniesiony przez pracownika koszt.
W przypadku przedsiębiorcy, ekwiwalenty właściwie uzasadnione i wypłacane przez niego pracownikom, stanowią koszty uzyskania przychodów. Brak jest bowiem przepisów, które wyłączałyby te wydatki z kosztów podatkowych. Tak więc, jeśli ekwiwalent za pranie odzieży służą osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, to w miesiącu wypłaty podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Odzież skażona środkami chemicznymi
Odstępstwo od ww. wymienionych przepisów występuje w przypadku środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które w wyniku stosowania w procesie pracy, uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby były one przechowywane wyłącznie w miejscu przez niego wyznaczonym oraz nie może powierzyć pracownikowi ich prania, konserwacji, odpylania i odkażania. Postępowanie takie jest niedopuszczalne, pracodawca sam musi zapewnić odpowiednie czyszczenie ww. odzieży i obuwia.
Ekwiwalent za pranie odzieży dla pracownika – podsumowanie
Pracodawca zobligowany jest do zapewnienia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego, w sytuacji, gdy strój pracownika może ulec zniszczeniu. Jeżeli jednak nie jest to możliwe, to za czyszczenie i konserwację odzieży należącej do pracownika należy wypłacać ekwiwalent w wysokości faktycznie poniesionych kosztów.
